Pga. den store interesse for ordningen orienterer vi allerede i høringsfasen, med det forbehold, at der stadig kan ske ændringer. Fra BL’s side er vi tilfredse med høringsudkastet.
Høringsudkastet omfatter følgende:
- Der gives mulighed for at aftale med det enkelte repræsentantskabsmedlem, at indkaldelse til repræsentantskabsmøde og udsendelse af forslag til repræsentantskabsmøde sker elektronisk.
Protokollen fra repræsentantskabsmødet gøres tilgængelig for organisationens lejere ved hjælp af organisationens hjemmeside.
- Dagsorden og protokol for bestyrelsesmødet gøres tilgængelig for lejerne ved hjælp af boligorganisationens hjemmeside. Der er ikke formkrav til indkaldelse til bestyrelsesmøde, det kan allerede i dag ske elektronisk.
- Efter aftale med den enkelte lejer kan indkaldelse til afdelingsmøde ske elektronisk. Protokollen gøres tilgængelig for lejerne ved hjælp af boligorganisationens hjemmeside.
Pligten til at orientere om mødereferater vil herefter være opfyldt, når protokollen er lagt på hjemmesiden. Hvis der vurderes at være behov for det, kan boligorganisationen stadig vælge at supplere med orientering på anden måde, f.eks. ved opslag eller omdeling.
- Udkastets § 15 a giver generel mulighed for at afdelingsmødet beslutter at inddrage digitale værktøjer i gennemførelsen af afdelingsmøder. De digitale muligheder omfatter digital debat inden afdelingsmødet, afstemning på afdelingsmødet og digital afstemning efter afdelingsmødet.
BL har arbejdet for størst mulig fleksibilitet, så de digitale værktøjer kan kombineres på forskellig vis, ligesom der er mulighed for at indkøre værktøjerne gradvist. Det er også muligt at beslutte, at visse typer af beslutninger altid skal træffes på det fysiske møde.
De digitale muligheder og vilkårene herfor har vi beskrevet nærmere i dette udkast til vejledning.
Vi har desuden udarbejdet udkast til forretningsordner for 3 forskellige måder at arbejde digitalt på:
Model 1: Debat inden mødet foregår digitalt, afstemning foregår både på mødet og digitalt efter mødet.
Model 2: Debatten foregår digitalt inden mødet og afstemning digitalt efter mødet.
Model 3: Debatten foregår digitalt inden mødet, beslutning tages kun på det fysiske møde.
Det er på nuværende tidspunkt ikke muligt at oplyse, hvornår reglerne træder i kraft. Vi informerer nærmere, når det sker. BL vil desuden afholde temadage om de nye digitale muligheder i løbet af foråret.
Det vurderes, at man på afdelingsmøder, der f.eks. holdes i marts eller april, vil kunne træffe beslutning om brug af digitale hjælpemidler med forbehold for, at de nødvendige regler udstedes.
BL afgiver høringssvar til udkastet, og eventuelle spørgsmål eller bemærkninger kan rettes til Birgitte Fæster bif@bl.dk, tlf. 3376 2054 eller Birgitte Foged Christensen bfc@bl.dk, tlf. 8733 1065.
Med venlig hilsen
Bent Madsen / Birgitte Fæster
