BL har erfaret, at der blandt medlemmerne hersker tvivl om, hvornår udlevering af digitale fraflytningsrapporter/synsrapporter kan anses for sket rettidigt.
Det sker i forbindelse med fraflytningssyn, hvor den fraflyttende lejer ikke kan kvittere digitalt for eller modtage digital post. Det kan være på grund af, at der ikke er adgang til internet, eller at lejeren ikke har medtaget digitale enheder som mobiltelefon/tablet.
BL Informerer nr.2320
Rettidig udlevering af digitale synsrapporter
Oprettet: fredag den 17. april 2020
Opdateret: mandag den 24. juni 2024
Sideansvarlig: Bent Madsen
BL har derfor kontaktet Transport- og Boligministeriet for at få en præcisering af boligorganisationernes muligheder.
Er den fraflyttende lejer til stede under fraflytningssynet, skal rapporten udleveres til lejeren fysisk eller fremsendes digitalt under synsforretningen.
For at rapporten kan anses for udleveret på synet, skal lejeren kvittere for modtagelsen, jf. vedligeholdelsesbekendtgørelsen § 13, stk. 4. Dette gælder også, når rapporten udleveres digitalt. Det kræver, at der er internetforbindelse, og at lejeren kan kvittere straks for den digitale modtagelse.
Ifølge ministeriet kan boligorganisationen derfor i indkaldelsen til synet gøre opmærksom på, at rapporten vil blive udleveret digitalt ved synet ved e-mail, og at lejeren derfor til synet skal medbringe digitale enheder som mobiltelefon eller tablet for at kunne modtage og kvittere for modtagelsen af synsrapporten.
Har lejeren trods boligorganisationens anvisning ikke medbragt mobiltelefon eller tablet, kan lejeren ikke kvittere for digital modtagelse. Boligorganisationen vil i det tilfælde kunne sende rapporten til lejeren digitalt indenfor 2 uger efter synet.
Hvis der ikke er internetadgang ved synet, kan synsrapporten ikke udleveres digitalt, og boligorganisationen må udlevere rapporten til lejeren i papirform. I denne situation vil det ikke være tilstrækkeligt, at rapporten sendes digitalt efterfølgende, heller ikke selv om det sker i umiddelbar forlængelse af synsforretningen. Er lejeren imidlertid ikke til stede ved synet, eller vil lejeren ikke kvittere for modtagelse af rapporten, skal rapporten dog sendes digitalt eller med posten til lejeren senest 2 uger efter synet.
Afslutningsvis skal det for god ordens skyld påpeges, at har lejeren fravalgt digital kommunikation, eller er lejeren fritaget for digital offentlig post, kan synsrapporten selvsagt ikke udleveres/sendes digitalt. I de tilfælde skal synsrapporten udleveres på synet. Hvis lejeren ikke vil kvittere for modtagelsen, skal den sendes med posten sendes 2 uger efter synet.
Med venlig hilsen
Bent Madsen / Anni Pedersen
