Organisationsbestyrelsen har ansvar for driften af boligorganisationen og dens afdelinger og skal sikre, at den organiseres og tilrettelægges effektivt, og at der bliver opstillet og implementeret mål for forbedringer af effektiviteten.
Vidensblad
Effektiv drift og administration
Oprettet: onsdag den 7. juli 2021
Opdateret: fredag den 2. august 2024
Sideansvarlig: Nana Juul
Siden 2014 har der været fokus på at drive de almene boligorganisationer mere effektivt. Beboerne skal have mest muligt for deres penge, og besparelser i driften, giver besparelser på huslejen. Derfor skal driften være både omkostningsbevidst og af god kvalitet.
Organisationsbestyrelsen har ansvar for driften af boligorganisationen og dens afdelinger og skal sikre, at den organiseres og tilrettelægges effektivt, og at der bliver opstillet og implementeret mål for forbedringer af effektiviteten.
Organisationsbestyrelsen forventes at kende og forstå organisationens effektivitetstal.
Der er mange veje til at skabe en mere effektiv drift og administration. Den nye effektiviseringsaftale 2021-2026 har særligt fokus på energieffektiviseringer, indkøb, og at der laves handleplaner for afdelinger med uindfriet effektiviseringspotentiale. Læs mere her.
Det kan være nødvendigt, at organisationsbestyrelsen pga. dens juridiske og økonomiske ansvar for boligorganisationen må udfordre praksis eller kulturen i organisationen for at sikre, at der bliver gennemført effektiviseringer – også selvom det kan betyde, at man må stille sit mandat til rådighed. Her er det vigtigt at huske på, at det er beboernes penge, det handler om.
På baggrund af de seneste års mange flotte resultater og gode erfaringer i sektoren ved vi nu, at det, der kendetegner de mest effektive organisationer, er, at de:
- Har etableret en sparsomlighedskultur
- Har en klar rolle- og ansvarsfordelingen mellem organisationsbestyrelsen og afdelingsdemokratiet
- Forventningsafstemmer med beboere og ansatte om sammenhængen mellem serviceniveau og huslejen
Organisationsbestyrelsen kan også med fordel inddrage afdelingsbestyrelserne, så de kan fungere som ambassadører for at holde huslejen nede.
Anbefalinger
- Følg jeres omkostningsniveauer og lav benchmark (sammenligninger)
- Pas på huslejen
- Kend jeres effektivitetstal i de enkelte afdelinger
- Husk at god service kræver fokus fra ledelsen
- Sørg for, at jeres forretningsgange understøtter effektive processer
- Etabler en sparsommelighedskultur
- Sørg for en klar rolle og ansvarsfordeling på tværs af hele organisationen
- Forventningsafstem med alle valgte, ansatte og beboere om sammenhængen mellem service og omkostninger/huslejen
- Tjek løbende op på tilfredshed med den leverede service
Det er en målsætning for boligorganisationen at den ”skal sikre en forsvarlig og effektiv drift af boligorganisationen og dens afdelinger” (LAB §6a) og ”drage omsorg for, at de almene boligafdelinger er økonomisk og socialt velfungerende og fysisk fremstår i god og forsvarlig stand” (LAB §6b)
Organisationsbestyrelsen har:
- ansvar for driften af boligorganisationen og dens afdelinger og skal sikre, at den organiseres og tilrettelægges effektivt (LAB §14b, stk.2)
- ansvar for vedligeholdelse af afdelingernes bygninger m.v. og for at der i afdelingernes budgetter henlægges de nødvendige midler hertil (LAB §14b, stk.3)
- ansvar for at opstille og implementere mål for forbedring af effektivitet, såfremt effektivitetstal og analyser peger på forbedringsområder. Mål og initiativer skal fremgå af styringsrapporten (LAB §14b, stk.4)
- ansvar for at der opbygges en velfungerende administrativ organisation i boligorganisationen (Vejledning om drift af almene boliger)
- Balancen mellem effektiv drift og beboernes ønsker til service
- Balancen mellem lav pris og god kvalitet
- Balancen mellem hensynet til lokale/faste leverandører og konkurrenceudsættelse
- Balancen mellem afdelingsbestyrelsens/afdelingsmødets indflydelse på driften og organisationsbestyrelsens ansvar
