BL har været i dialog med myndighederne omkring boligorganisationernes brug af Digital Post, jf. BL Informerer nr. 3216 udsendt den 21. juni 2016 og har undersøgt de juridiske muligheder for, at boligorganisationerne kan benytte sig af Digital Post inden 2018, hvor Digital Post forventes genudbudt.
BL Informerer nr.0317
Digital Post
Oprettet: mandag den 20. februar 2017
Opdateret: onsdag den 25. september 2024
Sideansvarlig: Bent Madsen
Det står desværre nu fast, at kredsen af offentlige afsendere af Digital Post ikke kan udvides på nuværende tidspunkt som følge af udbudsreglerne. Det betyder, at de almene boligorganisationer ikke kan afsende Digital Post som offentlige afsendere før Digital Post genudbydes, og de almene boligorganisationer bliver en del af den nye rammeaftale. Dette kan således tidligst blive i 2018. Frem til 2018 skal det afklares, hvad det medfører af evt. forpligtelser for boligorganisationerne, såfremt de kan blive kategoriseret som offentlige afsendere.
På nuværende tidspunkt har boligorganisationer mulighed for at købe adgang til en løsning, som muliggør digital kommunikation i samme omfang som Digital Post hos en privat udbyder. Denne mulighed kan ikke sidestilles fuldstændigt med den offentlige Digital Post-løsning men kan være en fordel for administrationen. I den forbindelse skal boligorganisationen dog tage stilling til, at:
- Digital kommunikation med beboere må kun anvendes med forudgående aftale herom med hver enkelt beboer.
- Digital kommunikation må ikke anvendes til opsigelsesvarsler efter almenlejelovens § 89 eller skriftlige påkrav om berigtigelse af restance efter almenlejelovens § 90, stk. 2.
- Reglerne om behandling af persondata skal overholdes. Det er særligt nødvendigt at være opmærksom på, at boligorganisationer skal indgå en databehandleraftale med udbyderen af digital kommunikation, hvis udbyderen behandler persondata for boligorganisationen.
Det skal selvfølgelig vurderes, om indkøbet er omfattet af udbudsreglerne, og her henvises til tærskler og aktuelle beløbsgrænser på BL’s hjemmeside.
Regeringen har en målsætning om regelforenkling, der skal gøre det billigere at bygge og drifte almene boliger. Vi har i den forbindelse rejst, at den almene sektor skal have bedre muligheder for at benytte Digital Post, herunder at nogle af de nuværende krav om fysisk fremsendelse må anses for at være forældede.
Vi vil løbende orientere om udviklingen i denne sag.
Med venlig hilsen
Bent Madsen / Jacob Rømer Molzen
