3376 2020

Hvis der opstår uenighed om budgettet imellem afdelingsmødet og administration, skal uenigheden indbringes for kommunalbestyrelsen, som træffer den endelige afgørelse.

En gang om året skal der for hver enkelt boligafdeling udarbejdes et driftsbudget, hvor administrationen og afdelingsbestyrelsen i fællesskab forsøger at forudse, hvor mange penge der skal bruges i det kommende år på de mange poster, som indgår i driften af en almen boligafdeling.

Det starter normalt med, at ejendomsinspektøren og den ledende ejendomsfunktionær sammen med afdelingsbestyrelsen foretager den årlige markvandring, hvor man gennemgår bygningernes og udearealernes vedligeholdelsestilstand.

På baggrund af markvandringen udarbejdes en vedligeholdelsesplan, som indarbejdes i budgettet. Det er afdelingsbestyrelsen og i sidste ende afdelingsmødet, der beslutter rækkefølgen af vedligeholdelses- og fornyelsesarbejderne i afdelingen – ikke administrationen eller organisationsbestyrelsen. Resultatet ajourføres i afdelingens 10-års plan for planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse.

Administrationen ajourfører de udgifter, som beboerne ikke har indflydelse på, bl.a. kapitaludgifter, ejendomsskatter, pligtmæssige bidrag osv. Herefter gennemgås budgetudkastet med afdelingsbestyrelsen, som kan fremføre andre aktiviteter, som ønskes indarbejdet i budgettet (trappevask, beboeraktiviteter, indretning af fælleslokaler og legepladser, affaldshåndtering osv.).

Det endelige budgetforslag færdiggøres, og afdelingsbestyrelsen godkender det med de ønskede rettelser og forelægger det for afdelingsmødet til beboernes godkendelse. Budgettet vedtages med simpelt flertal, men 25 procent af de fremmødte stemmeberettigede deltagere kan kræve budgettet sendt til urafstemning. De 25 procent kan godt i vedtægterne sættes lavere (til f.eks. 20 procent), men ikke højere. Det er en mindretalsbeskyttelse, som viser, hvor stor indflydelse beboerne har på budgettet og anvendelsen af midlerne i afdelingen. 

Driftsbudgettet forelægges boligorganisationens bestyrelse, som skal godkende det endeligt. På baggrund af driftsbudgettet varsler administrationen beboerne om eventuelle huslejestigninger med min. tre måneders varsel.

Beboernes godkendelse af budgettet for det kommende år betyder, at de har en enestående mulighed for at præge udviklingen i afdelingen og bestemme, hvad afdelingens midler skal bruges til og i hvilken rækkefølge. Men afdelingsbestyrelsens engagement vil ofte være det afgørende element for beboernes indflydelse. Uden en aktiv afdelingsbestyrelse, der er inde i sagerne, som sætter sig i beboernes sted, og som lytter til beboernes ønsker, er der reelt ingen eller kun meget ringe indflydelse.

I kraft af at afdelingsbestyrelsen deltager i den årlige markvandring, får den god indsigt i bygningsvedligeholdelsen – både de større arbejder, der vedrører den almindelige vedligeholdelse, arbejder der vedrører den planlagte bygningsvedligeholdelse, men også arbejder, der har karakter af moderniseringsarbejder og hæver bebyggelsens standard som f.eks. glasinddækning af altaner, nye køkkener, bredbånd og lokalt samarbejde. Det er derfor afdelingsbestyrelsen, der i samarbejde med administrationen foreslår afdelingsmødet, hvilke arbejder der bør iværksættes.

I forbindelse med nybyggeri eller større renoveringssager skal afdelingsbestyrelsen inviteres til at deltage i 1- og 5-års eftersyn af boligerne, der gennemgås for svigt. 

Afdelingsbestyrelsen skal ligeledes orienteres om den rapport, der udfærdiges på baggrund af eftersynene. Heraf fremgår evt. ting, der kan have særlig indflydelse på afdelingens drift og vedligeholdelse.

Afdelingsbestyrelsen skal påse, at der er god orden i afdelingen. Det vil sige, at afdelingsbestyrelsen har pligt til at sørge for, at afdelingen fremtræder i den orden og pasningstilstand, som afdelingsmødet har vedtaget. Eventuelle klager over ejendomsfunktionærer eller andet personale skal ske direkte til boligorganisationens ledelse (i praksis af en inspektør/driftleder). Klager over husordenovertrædelser skal viderebringes direkte til administrationen.

Denne bestemmelse bør dog ikke forhindre, at afdelingsbestyrelsen og ejendomsfunktionærer i fællesskab løser småproblemer i det daglige. Her er det en god idé at have ejendomsfunktionæren med til nogle af afdelingsbestyrelsens møder, hvor man som nogle af de første punkter kan drøfte, hvad der måtte være af fælles interesse vedrørende den daglige drift af boligafdelingen.

Formelt indkaldes og afvikles afdelingsmødet af afdelingsbestyrelsen. I mange boligorganisationer er det dog normalt, at administrationen hjælper med udarbejdelse og kopiering af indkaldelse og efterfølgende omdeling til beboerne.

Afdelingsbestyrelsens medlemmer bør nøje sætte sig ind i de formelle regler for afdelingsmødet, så der ikke under mødet opstår situationer, hvor kravene til dagsordenen eller andre formkrav for mødet ikke er opfyldt.

Mødeledelse og mødeteknik er i sig selv et stort emne, der er beskrevet i flere vejledende håndbøger. Her skal kun gives et par enkelte og meget simple råd til afdelingsbestyrelsen: Søg kontakt med den, som I vil foreslå som mødets dirigent, i god tid før afdelingsmødet. Sørg for, at han/hun er godt inde i reglerne og boligorganisationens vedtægter og i mødets enkelte dagsordenspunkter. Det er vigtigt, at der vælges en person, som formår at skabe respekt om mødet. Dirigenten er garanten for en retfærdig og demokratisk afvikling af mødet.

Afdelingsbestyrelsen bør fastsætte nærmere bestemmelser for udøvelsen af sit hverv i en forretningsorden.

En forretningsorden er ikke stationær, men kan og bør løbende revideres, når der kommer nye medlemmer i bestyrelsen.

Forretningsordenen kan indeholde bestemmelser om:

• Indkaldelse af suppleanter (skal suppleanter først indkaldes, når et afdelingsbestyrelsesmedlem har varigt forfald, eller kan de vikariere?).
• Suppleanters adgang til at deltage i afdelingsbestyrelsens møder.
• Lejere og andres adgang til at overvære afdelingsbestyrelsens møder.
• Referatets offentliggørelse, - tag stilling til hvordan, hvor og hvornår.
• Formandens stilling, f.eks. ved stemmelighed.
• Hvornår afdelingsbestyrelsen er beslutningsdygtig.
• Opgavernes fordeling.