Læs mere om afdelingsmødet og om de overordnede regler for, hvordan beboerne selv træffer beslutninger om livet i boligafdelingen
Vidensblad
Afdelingsmødet
Oprettet: mandag den 14. oktober 2019
Afdelingsmødet er beboerdemokratiets centrale beslutningsforum i boligafdelingen. Her kan beboerne få indflydelse på afdelingens økonomi, fælles regler og udvikling.
Hvornår holder man afdelingsmødet?
Der skal holdes et ordinært, obligatorisk afdelingsmøde hvert år – senest 3 måneder inden næste regnskabsårs begyndelse.
I nogle afdelinger har afdelingsmødet besluttet, at årsregnskabet skal godkendes af afdelingsmødet. Det skal så ske senest 5 måneder efter afslutningen af sidste regnskabsår, og der kan derfor være behov for to årlige ordinære afdelingsmøder.
Ud over de ordinære afdelingsmøder kan der holdes ekstraordinære møder. Dem kan du læse mere om nederst på denne side.
De nærmere regler om afdelingsmødet fremgår af boligorganisationens vedtægter.
Hvad beslutter afdelingsmødet?
Afdelingsmødet træffer beslutning om en række af de forhold, der har betydning for boligafdelingen og beboerne. Det gælder blandt andet:
- Afdelingens driftsbudget
- De overordnede rammer for arbejder og aktiviteter i afdelingen
- Forslag fra beboerne
- Valg af afdelingsbestyrelse og suppleanter
- Afdelingens husorden og vedligeholdelsesreglement
- Afdelingens regler om råderet udenfor boligerne
- Uddelegering af opgaver og kompetencer til fx beboergrupper eller udvalg
Afdelingsmødet beslutter også, om afdelingens årsregnskab fremover skal forelægges afdelingsmødet til godkendelse.
Afdelingsmødet kan kun træffe beslutning om forhold, der efter lovgivningen og boligorganisationens vedtægter hører under afdelingsmødets kompetence.
Hvem kan deltage og stemme?
Afdelingens boliglejere og deres myndige husstandsmedlemmer har adgang til afdelingsmødet og stemmeret. Hver husstand, der deltager på mødet, har to stemmer – uanset hvor mange personer der bor i husstanden.
Boligorganisationens ledelse og dens repræsentanter har også adgang til mødet og ret til at tage ordet, men har ikke stemmeret. Afdelingsmødet og boligorganisationens ledelse kan desuden beslutte, at andre deltager i mødet.
Indkaldelse, dagsorden og forslag
Det ordinære afdelingsmøde indkaldes som udgangspunkt af afdelingsbestyrelsen med mindst fire ugers varsel. Indkaldelsen skal indeholde tid, sted og dagsorden.
Beboerne har ret til at få et angivet emne behandlet på afdelingsmødet. Forslag, der ønskes behandlet på det ordinære afdelingsmøde, skal være afleveret til afdelingsbestyrelsen senest to uger før mødet. Forslagene skal bekendtgøres for afdelingens boliglejere senest én uge før mødet.
Budgettet og andet materiale, som efter reglerne skal forelægges mødet, udsendes senest én uge før mødet.
Hvordan træffes beslutninger?
Beslutninger træffes som udgangspunkt ved almindeligt flertal blandt de stemmeberettigede, der deltager i mødet. Der kan ikke stemmes med fuldmagt på afdelingsmødet, medmindre boligorganisationen klart har indskrevet det i vedtægterne.
Afdelingsmødet kan beslutte, at et forslag skal sendes til urafstemning blandt alle afdelingens beboere. Læs mere om urafstemninger nedenfor.
Forretningsorden og dirigent
Afdelingsmødet vælger en dirigent, som leder mødet og har til opgave at sikre en korrekt og ordentlig mødeafvikling efter lovgivningen, boligorganisationens vedtægter og mødets egne spilleregler
Beboerne kan selv fastlægge nærmere regler og praksis for, hvordan afdelingsmøderne skal gennemføres. Mødets tidligere beslutninger og faste praksis udgør tilsammen afdelingsmødets forretningsorden – også selv om den ikke er skrevet ned.
Det kan være en god idé at vedtage en skriftlig forretningsorden. Den kan fx indeholde regler om taletid, ændringsforslag, afstemninger og valg og giver både deltagere og dirigent klarhed over, hvordan mødet skal gennemføres. Læs mere om det her.
Forretningsordenen kan supplere lovgivningen og boligorganisationens vedtægter, men ikke tilsidesætte dem.
Et ekstraordinært afdelingsmøde kan bruges, når en sag skal behandles, inden det næste ordinære afdelingsmøde.
Der skal holdes ekstraordinært afdelingsmøde, når:
- Afdelingsbestyrelsen finder anledning til det
- Et tidligere afdelingsmøde har besluttet det
- Organisationsbestyrelsen anmoder om det
- Det antal lejere, som er fastsat i boligorganisationens vedtægter, kræver et angivet emne behandlet.
Vedtægterne kan højst fastsætte det sidstnævnte krav til 25 procent af lejerne.
Et ekstraordinært afdelingsmøde skal indkaldes med mindst to ugers varsel. Indkaldelsen skal oplyse tid og sted og indeholde en dagsorden. Det emne, der ønskes behandlet, skal derfor fremgå klart af indkaldelsen.
Hvis afdelingsbestyrelsen ikke inden to uger efter en anmodning har sørget for indkaldelse til mødet, skal organisationsbestyrelsen indkalde.
Når der har været holdt ekstraordinært afdelingsmøde om et emne, kan der som udgangspunkt først holdes et nyt ekstraordinært møde om samme emne, efter at der har været holdt ordinært, obligatorisk afdelingsmøde. Der gælder dog en undtagelse i forbindelse med ekstraordinære valg til afdelingsbestyrelsen.
Ved en urafstemning træffes den endelige beslutning ikke af de beboere på afdelingsmødet. I stedet får alle beboerne mulighed for at stemme om sagen. Hver husstand har to stemmer ved en urafstemning – uanset husstandens størrelse.
Afdelingsmødet kan med almindeligt flertal beslutte, at den endelige afgørelse af et emne, der er til behandling på mødet, skal træffes ved en efterfølgende urafstemning. Det kan fx være relevant i en sag, som betyder meget for afdelingens beboere, og hvor man ønsker at give alle husstande mulighed for at deltage i beslutningen. Det er kun afdelingsmødet, der kan beslutte, at et forslag skal sendes til urafstemning.
Hvis afdelingsmødet beslutter, at et forslag skal sendes til urafstemning, så bør mødet også forholde sig til de mere praktiske forhold som fx:
- Hvilket materiale, der skal udsendes til beboerne
- Hvornår det skal udsendes
- Hvor lang tid beboerne skal have til at afgive deres stemmer
- Hvem der skal stå for stemmeoptællingen
I nogle tilfælde kan et mindretal på afdelingsmødet kræve urafstemning. Det gælder urafstemninger om:
- Godkendelse af afdelingens driftsbudget
- Godkendelse af arbejder eller aktiviteter, som medfører en lejeforhøjelse på mere end 15 procent af den gældende årsleje.
Hvor mange af de fremmødte der skal kræve urafstemning i disse tilfælde, fremgår af boligorganisationens vedtægter. Kravet kan højst fastsættes til 25 procent af de fremmødte stemmeberettigede deltagere.
Når et forslag har været sendt til urafstemning, kan der først gennemføres en ny urafstemning om samme forslag, efter at der har været holdt ordinært, obligatorisk afdelingsmøde.