3376 2020

Gode råd og særlige opmærksomhedspunkter

• Sørg for at der er kendskab til ansvars- og opgavefordelingen i beboerdemokratiet
• Tag konflikter i opløbet 
• Søg fælles løsninger
• Acceptér uenighed
• Vær nysgerrig på de holdninger og synspunkter, der er i mindretal
• Evaluér løbende på samarbejde og trivsel 
• Søg hjælp, hvis situationen er fastlåst

Organisationsbestyrelsens opgave og ansvar

Konflikter, der ikke håndteres, kan lamme handlekraften, føre til dårlige beslutninger samt voksende utilfredshed med bestyrelsen/organisationen. Derfor er det en vigtig del af organisationsbestyrelsens arbejde at sikre opbakning og at understøtte beboerdemokratiet. Det kan ske ved at sikre god dialog og ved at skabe en konflikthåndterende kultur i boligorganisationen.

Organisationsbestyrelsens opbakning og deltagelse er afgørende for implementering, vedligeholdelse og udvikling af en konflikthåndterende kultur i boligorganisationen. 

Det handler mere konkret om, at organisationsbestyrelsen løbende har fokus på det gode samarbejde internt i egen bestyrelse og i samarbejdet med afdelingsbestyrelserne. Der skal lyttes til de forskellige perspektiver og holdninger og sikres en god dialog. 

Organisationsbestyrelsen kan bidrage til, at konflikter ikke får lov at eskalere ved, at ”sager der knager” bliver adresseret rettidigt, konstruktivt og med en gensidig forståelse. Her har organisationsbestyrelsen det overordnede ansvar - men det skal sikres og ske i et tæt samarbejde med den administrative ledelse. 

De grundlæggende værdier og anbefalinger under God Almen Ledelse om ordentlighed og transparens i organisationens praksis gælder også, når det handler om konflikter. Læs mere om gode ledelsesskik, ordentlighed og transparens her.

To områder hvor der er et særligt ansvar

Der er to områder, hvor bestyrelsen har særligt ansvar for at sikre, at konflikter bliver håndteret og ikke eskalerer unødigt:

• Det interne samarbejde i bestyrelsen
• Konflikter i beboerdemokratiet

Det er vigtigt, at bestyrelsen optræder og kommunikerer ordentligt og på en måde, som ikke skaber eller optrapper konflikter. Det gælder både, når bestyrelsen kommunikerer mundtligt og på skrift: I skal gå foran med god kommunikation. 

Når samarbejdet internt i bestyrelsen og i resten af beboerdemokratiet er velfungerende, er der bedre muligheder for at opnå de mål, der er sat, og skabe de resultater, som er vigtige for boligorganisationen. Samtidig er det sjovere og mere motiverende at være i et velfungerende samarbejde. 

Hvis samarbejdet ikke fungerer, vil der ofte opstå misforståelser, uklarheder eller uenigheder om retning og mål, og det påvirker resten af boligorganisationen. Det kan også gøre bestyrelsesarbejdet til en tung opgave at løfte for den enkelte – uanset om man er aktiv i organisationsbestyrelsen, afdelingsbestyrelsen eller begge dele. 

Sørg for at alle har kendskab til rolle- og opgavefordelingen i beboerdemokratiet

Konflikter er et vilkår, særligt i de forhold, hvor der er stort engagement, og det er der ofte i bestyrelsesarbejde. Konflikter kan ikke fjernes eller forebygges helt, men der kan være misforhold, som skaber konflikter. Forvirring og uklarhed om rammer, retning og roller er blandt de hyppigste grunde til at der opstår konflikter i grupper og organisationer.

Vi ved, at grundlaget for et godt samarbejde er, at man forstår, hvem der har det formelle ansvar, og at man kender til opgavefordelingen i beboerdemokratiet samt i samarbejdet med boligorganisationens administrative ledelse og øvrige ansatte. Der skal være klare rammer for beboerdemokratiets virke og klare rammer for, hvor man skal henvende sig med hvad.

• Derfor er det vigtigt, at bestyrelsen:
• Sikrer at de formelle roller i organisationen løbende tydeliggøres for alle 
• Afklarer forretningsgange og beslutningsprocedurer
• Opstiller fælles mål og gør dem kendt
• Giver konstruktiv feedback
• Eventuelt aftaler fælles spilleregler for samarbejdet 

Ved at have en fælles forståelse for rolle- og opgavefordeling samt strategi for organisationen kan man imødekomme unødig forvirring og uklarhed. 

Hvad er IKKE organisationsbestyrelsens ansvar og opgave

Har bestyrelsen ansvar for at tage hånd om alle konflikter i boligorganisationen?

Det korte svar er nej.  

Der kan være konflikter i boligorganisationen, som bør adresseres af den administrative ledelse og ikke af bestyrelsen. Det gælder konflikter blandt ansatte i boligorganisationen. Det er den administrative ledelse, der har personaleansvar for de ansatte i boligorganisationen, ikke bestyrelsen. Hvis bestyrelsen får henvendelser fra ansatte om konflikter, bør bestyrelsen drøfte henvendelserne med den administrative ledelse og ikke direkte med medarbejderne.  

Bestyrelsen kan dog godt i visse situationer have brug for at kende til den generelle trivsel blandt de ansatte. Det kan for eksempel ske via trivselsmålinger. Bestyrelsen kan også bede den administrative ledelse om en redegørelse samt indstilling til, hvordan den administrative ledelse vil håndtere konflikter, hvis bestyrelsen bliver bekendt med, at der generelt er et højt konfliktniveau blandt de ansatte.  

Det er heller ikke bestyrelsens opgave at skulle modtage eller håndtere beboerklagesager. Opgaven med at behandle klagesager løftes af administrationen, som skal sikre, at det sker i overensstemmelse med gældende lovgivning og på en hensigtsmæssig måde. Det er vigtigt både for at sikre en ensartet sagsbehandling, men også fordi der kan være tale om personfølsomme oplysninger, som skal håndteres korrekt. 

Bestyrelsen kan spørge ind til det generelle klagesagsbillede og til sager af særlig alvorlig karakter. Bestyrelsen kan også interessere sig for, om der er afdelinger, hvor der sker en stigning i klagesager, eller hvor der er særlige problematikker i spil som fx kriminalitet blandt beboere eller generel utryghed blandt beboerne.