Få inspiration og redskaber til at introduktion af nye bestyrelsesmedlemmer.
Vidensblad
Introduktion til nye bestyrelsesmedlemmer
Oprettet: onsdag den 12. januar 2022
Opdateret: fredag den 2. august 2024
Sideansvarlig: Nana Juul
Organisationsbestyrelsen har det formelle økonomiske og juridiske ansvar for boligorganisationen. For at give nye bestyrelsesmedlemmer en god start, er det derfor vigtigt at arbejde systematisk med introduktion til bestyrelsesarbejdet – formelt og i praksis.
Mange beboere, som bliver valgt til organisationsbestyrelsen, har erfaring med beboerdemokratiet fra arbejdet i afdelingsbestyrelsen. Rollen og ansvaret er dog noget helt andet. Arbejdet i organisationsbestyrelsen er strategisk og boligpolitisk og samtidig mere langsigtet og helhedsorienteret end afdelingsbestyrelsesarbejdet. Det understreger vigtigheden af, at nye medlemmer bliver grundigt sat ind i bestyrelsens ansvar, opgaver og rolle.
Nye bestyrelsesmedlemmer har brug for en indføring i bestyrelsens formelle ansvar, opgaver og rolle som boligorganisationens ledelse, herunder rettigheder og pligter. Samtidig er det vigtigt fra starten at få afstemt forventninger til og fra de nye bestyrelsesmedlemmer om bestyrelsesarbejdet i praksis. Det gør nye medlemmer i stand til hurtigere at byde kvalificeret ind til bestyrelsesarbejdet.
At byde et nyt bestyrelsesmedlem velkommen, er også en rigtig god lejlighed til at blive endnu bedre som bestyrelse. Nye medlemmer kan bringe ny energi og entusiasme ind i bestyrelseslokalet. Samtidig får I mulighed for at få set jeres vaner og processer igennem af nye, friske øjne. Og måske tage dem op til revision.
Nye medlemmer kan have spørgsmål som fx ”Hvad er mit egentlig mit ansvar – kan jeg blive hængt op på noget?”, ”Hvem træffer beslutning om hvad?”, eller ”Hvad gør jeg, hvis jeg ikke er enig med resten af bestyrelsen?”. Ved at tage undren og spørgsmål alvorligt signalerer bestyrelsen, at I har forståelse for at opstarten kan være præget af usikkerhed og spørgsmål, og at I prioriterer at skabe trygge og ordentlige rammer for det nye medlem.
Anbefalinger
- Lav et introduktionsforløb for nye bestyrelsesmedlemmer om de formelle og uformelle pligter og forventninger, der er forbundet med bestyrelsesarbejdet
- Gennemgå bestyrelsens forretningsorden, årshjul, regnskab mv.
- Orientér om boligorganisationens vigtigste, aktuelle strategiske indsatser og andre væsentlige problemstillinger i organisationen (hold det gerne til de 3-5 vigtigste af hensyn til overblikket)
- Giv mulighed for kompetenceudvikling fx gennem kurser, uddannelser, temadage eller mentorordning
Det fremgår af normalvedtægterne, at bestyrelsen har den overordnede ledelse af boligorganisationen og dens afdelinger. Bestyrelsen er ansvarlig for driften, herunder for at udlejning, budgetlægning, regnskabsaflæggelse, lejefastsættelse og den daglige administration sker i overensstemmelse med de gældende regler.
Herudover er der ingen særlige krav i lovgivningen, som knytter sig til nye bestyrelsesmedlemmer. Det er derfor helt op til den enkelte bestyrelse at afgøre, hvordan I vil sikre, at ny bestyrelsesmedlemmer får relevant viden og værktøjer til at løfte opgaven.
I forlængelse af bestyrelsens formelle ansvar er det dog bestyrelsens opgave at sikre, at nye bestyrelsesmedlemmer får den fornødne indsigt i og forståelse for deres ansvar, rolle og opgaver.
Uden en grundig introduktion af nye medlemmer vil de ofte skulle bruge mange bestyrelsesmøder, før de kan bidrage konstruktivt til bestyrelsens drøftelser og beslutninger. Jo hurtigere og bedre de nye medlemmer bliver klædt på til opgaven, jo hurtigere og bedre kan de være en aktiv og værdiskabende del af bestyrelsen.
Nye bestyrelsesmedlemmer kommer med et nyt blik på opgaverne, og det kan give værdifulde nye vinkler til drøftelserne. Ulempen er, at deres viden og historik er begrænset, og der derfor nogle gange skal bruges ekstra tid på at gennemgå tidligere drøftelser og beslutninger. Her kan der være en risiko for, at drøftelser bliver åbnet igen – uden at der i væsentlig grad er grundlag for det – hvilket kan gå ud over bestyrelsens beslutningskraft og effektivitet.
Oplæring af nye bestyrelsesmedlemmer kræver ressourcer. Der skal afsættes tid til oplæringen. Hvis introduktionen også omfatter deltagelse på kurser, så skal der typisk også afsættes penge i organisationens budget. Her skal der tages hensyn til, om andre fra bestyrelsen også skal kunne komme på relevant kursus/uddannelse, og at de samlede kursusudgifter er rimelige og kan forsvares overfor beboerne og omverdenen. Læs mere om bestyrelsesudgifter her.
Spørgsmål til drøftelse
- Har I en plan for oplæring af nye bestyrelsesmedlemmer? Og bliver den fulgt?
- Hvad er fordelene ved systematisk oplæring af nye bestyrelsesmedlemmer?
- Hvilke særlige forventninger har I til nye bestyrelsesmedlemmer?
- Hvordan evaluerer og reviderer I oplæringsforløbet?
- Giv plads til spørgsmål både ved opstart og løbende fx ved at give nye medlemmer en mentor/kontaktperson i bestyrelsen, som kan hjælpe med spørgsmål om stort og småt – både om det formelle og det uformelle bestyrelsesarbejde
- Vær åbne overfor nye input, kritiske spørgsmål og nye måder at løse opgaver på. Når nye medlemmer indtræder i bestyrelsen, kan der ske ændringer i jeres bestyrelsesarbejdet. Vær derfor klar til at forholde jer til spørgsmål og ønsker til ændringer. Husk, at det er med til at holde liv i debatten og sikre at bestyrelsen ikke ”bare gør, som vi plejer”
- Involvér nye bestyrelsesmedlemmer på bestyrelsesmøderne, så de får mulighed for at byde ind med spørgsmål og overvejelser
- Arbejd systematisk med evaluering af bestyrelsesarbejdet og bestyrelsesudviklingssamtaler (BUS) (henvisning til GAL bestyrelsesevaluering)
- Henvis nye medlemmer til God Almen Ledelse og BL’s folder om organisationsbestyrelsens opgaver og ansvar.
