Bestyrelsesudgifter

Billede af COLOURBOX47080375

Anbefaling 

  • Fastsæt skriftlige retningslinjer for alle udgifter til bestyrelsens arbejde
  • Opdatér retningslinjerne en gang om året
  • Sørg for, at retningslinjerne er kendte og synlige

 

Bestyrelsesudgifter skal være lovlige, rimelige og forsvarlige. Uklare og ukendte retningslinjer kan føre til misundelse, mistænkeliggørelse, tvivl og konflikter.

 

Møder, arrangementer og rejser skal være sagligt begrundede, og deltagerkredsen skal begrænses til det nødvendige og relevante.

Kort fortalt

Kort fortalt

En aktiv organisationsbestyrelse deltager i og afholder en række møder og aktiviteter. Det giver nogle udgifter, hvor bestyrelsen skal sikre lovlighed, rimelighed og være sparsommelig.

 

For at undgå misundelse, mistænkeliggørelse, tvivl og konflikter bør der fastsættes skriftlige retningslinjer for alle udgifter til fx:

  • Møder
  • Rejser
  • Overnatning
  • Forplejning
  • Gaver
  • Udstyr
  • Godtgørelser
  • Kurser og konferencer

 

Hvad der er rimeligt og sparsommeligt, vil variere over tid og med skiftende opgaver og situationer. Derfor bør organisationsbestyrelsen hvert år forholde sig til de fastsatte retningslinjer.

 

Afholdes der udgifter til forhold, som ikke er formålstjenlige eller fagligt relevante, kan bestyrelsesmedlemmerne pådrage sig et erstatningsansvar.

Reglerne

Reglerne

Boligorganisationen forvalter beboernes penge og er støttet med offentlige midler. Derfor har lovgivningen fokus på sparsommelighed og saglighed på alle niveauer. Ansvaret ligger i sidste ende i organisationsbestyrelsen. Det fremgår af Lov om almene boliger § 13, at organisationsbestyrelsen løbende skal sikre egenkontrol med henblik på at øge sparsommelighed, produktivitet og effektivitet.

 

Desuden gælder det, at alle aktiviteter og omkostninger skal kunne henføres til boligorganisationens kerneaktivitet efter Lov om almene boliger § 6, eller til de lovlige sideaktiviteter, der er angivet i sideaktivitetsbekendtgørelsen.

 

Det betyder, at omkostningerne i forbindelse med organisationsbestyrelsens arbejde skal holdes på et rimeligt og forsvarligt niveau, og kun må bruges til lovlige formål.

 

Hvis organisationsbestyrelsen afholder udgifter til aktiviteter, som ikke er formålstjenlige eller fagligt relevante, kan bestyrelsesmedlemmerne pådrage sig et erstatningsansvar.

 

Møder, arrangementer og rejser skal være sagligt begrundede og deltagerkredsen skal begrænses til det nødvendige og relevante. Fx er det præciseret i driftsvejledningens afsnit 4.1, at deltagere i studieture, som ikke er medlemmer af organisationsbestyrelsen eller er ansat i boligorganisationen, selv skal betale deres andel af udgifterne. Betalt deltagelse i fx rejser og udflugter er desuden skattepligtig for deltagerne, hvis ikke deltagelsen primært tilgodeser boligorganisationens interesser.

 

Hvervet som medlem af organisationsbestyrelsen er per definition lønnet, da der efter lovgivningen kan gives vederlag. Uanset om det enkelte medlem faktisk modtager vederlag, kan der ikke udbetales skattefri godtgørelser for kontorhold eller telefoni/internet til organisationsbestyrelsens medlemmer. Der kan heller ikke ydes godtgørelse for tabt arbejdsfortjeneste til organisationsbestyrelsens medlemmer i forbindelse med deltagelse i møder og konferencer. Godtgørelse for tabt arbejdsfortjeneste kan dog ydes, hvis godtgørelsen modregnes i bestyrelsens samlede vederlagsbeløb eller i det afsatte byggesagshonorar, hvis mødedeltagelse sker i forbindelse med bygge- og renoveringssager.

 

Ovenstående gælder også for bestyrelsesarbejdet i almene administrationsorganisationer.

 

Lovgivningen indeholder ud over ovennævnte næsten ingen retningslinjer for bestyrelsesudgifter. Organisationsbestyrelsen må i vid udstrækning selv vurdere og fastsætte niveauet og de interne retningslinjer. I sidste ende skal bestyrelsens beslutninger og de afholdte udgifter dog kunne forsvares overfor:

 

  • Øverste myndighed – godkender årsregnskab og vælger medlemmer til organisationsbestyrelsen
  • Revisor – efterprøver, om afholdte udgifter stemmer overens med lovgivning og sædvanlig praksis
  • Tilsynet – påser, at boligorganisationens drift og økonomi er forsvarlig og efter gældende regler
  • Beboerne, afdelingsbestyrelserne og den brede offentlighed

Dilemmaer og hensyn

Dilemmaer og hensyn

Der er flere hensyn og udfordringer at være opmærksom på, når man fastsætter retningslinjer for bestyrelsesudgifter, fx: 

  • Der kan, måske særligt i mindre boligorganisationer, være en oplevelse af et misforhold mellem det arbejde, der kræves og vederlaget/honoraret
  • Der kan være stor forskel på, hvad forskellige parter opfatter som rigtig og rimeligt i en given situation. Hvad omverdenen måske ser som ekstravagant og overflødigt, kan organisationsbestyrelsen måske se som helt basalt og naturligt
  • Opfattelsen af, hvad der er rigtigt og rimeligt kan variere over tid
  • Organisationsbestyrelsen skal efter lovgivningen bidrage til at understøtte beboerdemokratiet i afdelingerne, og udgifter til fx fællesmøder, konferencer, kurser mv. for afdelingsbestyrelserne påvirker organisationens bestyrelsesudgifter
  • Manglede åbenhed om bestyrelsesudgifterne kan
    • føre til mistillid, mistænkeliggørelse og misundelse i og udenfor boligorganisationen
    • give mulige kandidater til organisationsbestyrelsen forkerte forventninger og måske påvirke, om de bedst egnede stiller op som kandidat.

Spørgsmål til drøftelse

Når organisationsbestyrelsen skal finde balancen i de interne retningslinjer for brug af bestyrelsesudgifterne, er der nogle spørgsmål, I kan stille jer selv:

  • Hvad er jeres interne retningslinjer vedr. bestyrelsesudgifter?
  • Kender I sidste års samlede bestyrelsesudgifter, og ved I hvad de dækker over?
  • Hvem vil kunne synes, at niveauet på jeres bestyrelsesudgifter eller en enkelt post ikke er rimeligt?
  • Rimelige bestyrelsesudgifter – hvordan definerer I det?

Gode råd

Gode råd

  • Tag aktivt stilling til organisationsbestyrelsens udgifter
  • Fastsæt retningslinjer, der er rimelige
  • Vurdér niveauet i forhold til boligorganisationens og bestyrelsens størrelse, aktivitetsniveauet, ambitionerne og den generelle økonomiske formåen
  • Fastsæt retningslinjerne proaktivt
  • Nå til enighed om nogle fælles regler
  • Gør retningslinjerne skriftlige
  • Gør retningslinjerne synlige
  • Revurdér hvert år

 

BL arbejder på at lave en skabelon for organisationsbestyrelsens forretningsorden, hvor der vil være en række konkrete forslag til retningslinjer, politikker og beløbsgrænser for følgende udgiftstyper:

  • Mødeudgifter
  • Forplejning
  • Rejser og overnatning
  • Godtgørelser
  • Udstyr
  • Gaver
  • Deltagelse i kurser og arrangementer
  • Studieture og -udflugter

Oprettelse: 07.07.2021 | Sidst opdateret: 26.10.2021

Sideansvarlig: Nana Juul

Søger du bolig? - Klik her