3376 2020

Forudsætningen for igangsætningen er, at de omfattede boligorganisationer hver især selv tilslutter sig ordningen. Almene boligorganisationer er omfattet af ordningen, hvis de i 2017 gav samtykke via Landsbyggefonden til at blive sidestillet med offentlige myndigheder og således er omfattet af kontrakten/tilslutningsaftalen om Digital Post

Tilslutning til Ny Digital Post

Digitaliseringsstyrelsen har nærmere meddelt BL følgende omkring processen for tilslutning til ordningen:

De almene boligorganisationer har mulighed for at anmode om tilslutning uden yderligere begrundelse/dokumentation, hvis de fremgår af underbilag 2.5 til tilslutningsaftalen for offentlige afsender.

Underbilaget indeholder en oversigt over alle myndigheder, institutioner mv., der kan tilslutte sig ordningen. De almene boligorganisationer, der er omfattet, fremgår af underbilagets punkt 13. Transportministeriet, almennyttige boligselskaber.

Hvis de oplistede organisationer vil anmode om tilslutning til Digital Post som offentlig afsender, skal denne proces følges: Bliv offentlig afsender af Digital Post

Relevante dokumenter, herunder tilslutningsaftale kan tilgås her: Tilslutningsaftale for offentlige afsendere.

Det er relevant for ejendomsadministratorer, der ønsker at tilslutte sig på vegne af flere almene boligorganisationer (en sammenslutning), at være opmærksomme på tilslutningsaftalens pkt. 3.2, hvorefter samtlige offentlige afsendere i sammenslutningen skal fremgå af listen over offentlige afsendere i underbilag 2.5 til kontrakten.

Desuden er det værd for alle offentlige afsendere at holde sig for øje, at de i medfør af lov om Digital Post pålægges at have et såkaldt modtagesystem, der kan hente og modtage post afsendt af borgere og virksomheder til den offentlige afsender. Modtageløsningen indebærer tillige, at opbevaringen af digital post hos offentlige afsendere sker, når modtageløsningen hos den pågældende offentlige afsender har modtaget posten, hvorefter den offentlige afsender vil være dataansvarlig for denne post.

Den tekniske integration til Digital Post er i øvrigt udførligt beskrevet på Digitalisér.dk.

CPR-numre

Anvendelsen af CPR-numre er en forudsætning for anvendelsen af ny Digital Post.

Hvis en beboer eller boligsøgende i forvejen har givet samtykke til, at boligorganisationen kan anvende vedkommendes CPR-nummer, så er det forudsætningen, at dette samtykke også kan anvendes i forbindelse med brug af det nye system for digital post.

Er der ikke i forvejen indhentet samtykke til at anvende CPR-numre, har BL arbejdet for, at der findes en integreret løsning for boligorganisationerne, hvor CPR-numre er en del af systemet. Det har ikke været muligt at komme i mål med en sådan løsning for nuværende. CPR-numrene skal således på nuværende tidspunkt indhentes hos den enkelte lejer og boligsøgende i det omfang, de ikke allerede er indhentet og eksisterer i boligorganisationens administrative system.

Brugen af ny Digital Post

Så snart boligorganisationerne er tilsluttet den nye løsning, kan der ske kommunikation digitalt med beboerne gennem ny Digital Post, herunder også fremsendelse af påkrav og opsigelser af lejemål som digital post - og altså som noget nyt fravige kravet om fysisk post for disse typer af meddelelser.

Hvis boligorganisationen ikke anvender ny Digital Post, eller beboeren er fritaget for ordningen, skal boligorganisationen fortsat sende rykkere og opsigelser med fysisk post. Lovgivningen giver ikke mulighed for at fremsende rykkere og opsigelse på anden digital vis, fx via mail. Rykkere og opsigelser kan således alene kommunikeres digitalt gennem ny Digital Post, jf. lov om leje af almene boliger § 5, stk. 3.


Med venlig hilsen
Bent Madsen / Sanne Steen Petersen