Gode råd om effektiv drift, udarbejdet i samarbejde med Effektiviseringsenheden.
Guide
Gode råd til effektiv drift
Oprettet: torsdag den 9. maj 2019
Opdateret: mandag den 3. juni 2024
Sideansvarlig: Mikkel Jungshoved
BL's DriftsNet har i samarbejde Effektiviseringsenheden og AlmenNet samlet mange af de gode løsninger, resultater og tiltag som den almene sektor har gennemført siden 2013, hvor vi etablerede DriftsNet, og hvor boligorganisationerne har sparet tæt på 1,8 mia. kr. et super flot resultat vi kan være stolte af i sektoren.
Effektiviseringer handler ofte om forandringer og udvikling og det stopper aldrig, stopper man udviklingen så starter man en afvikling. DriftsNet vil derfor forsat understøtte den effektive drift, og hjælpe de afdelinger og organisationer der stadig har nogle hængepartier, og hvor der er potentiale for udvikling og effektivisering, uanset om det er inspiration til samdrift, indkøb, bedre affaldsløsninger, digitalisering eller robotter i administrationen.
Vi deltager også gerne på møder ude i organisationerne, hvor vi sammen med bestyrelserne og de ansatte inspirerer til at sætte nye mål, eller komme i gang men nye områder med potentiale for at spare husleje kroner til beboerne, som det jo i sidste ende handler om, gode boliger til en rimelig husleje.
Arbejdsorganisering
Bedre arbejdsorganisering med mindre tilkøb af eksterne services og mere samdrift er et af de vigtigste indsatsområder i forhold til effektivisering.
Processen mod en bedre arbejdsorganisering starter ofte med at dokumentere hvilke arbejdsopgaver, der faktisk er i den enkelte afdeling. Formålet med at dokumentere arbejdsopgaver er at skabe et overblik, så arbejdsopgaverne kan organiseres mere effektivt, at synliggøre eventuel overkapacitet og vise mulighederne for samdrift.
En måde at organisere arbejdsopgaverne mere effektivt er ved at lave arbejdsplaner. Ved at planlægge driftsopgaver hen over året kan de bedre varetages af de faste medarbejdere, og man kan reducere den arbejdskraft, der skal tilkøbes udefra.
Bedre overblik over arbejdsopgaverne, gør samdrift lettere, fordi man kan planlægge på tværs af boligafdelingerne. Uanset om man deler maskinpark eller personale, er samdrift med til at sænke udgifterne.
Indkøb
Indkøb er et område hvor der er stort besparelsespotentiale for mange. Erfaring fra sektoren viser, at det er vigtigt at have en indkøbspolitik, et godt udbudsmateriale, at man har en central indkøbsansvarlig, og at de primære udgiftsbeslutninger træffes på organisationsniveau.
En indkøbspolitik specificerer procedurer omkring en organisations indkøb, fx at opgaver løbende skal i udbud, at organisationens indkøbsaftaler skal bruges i det omfang det er muligt og at der løbende skal laves priskontrol på leverandører. Indkøb og udbud kan sikre konkurrence på pris, kvalitet, service og leveringstid, og betyder derfor mange fordele for beboerne.
Det er vigtigt at have et godt og fyldestgørende udbudsmateriale. Mange dårlige erfaringer med et sætte i udbud, skyldes at materialet ikke indeholder de nødvendige specifikationer. Materialet skal blandt andet indeholde en arbejdsbeskrivelse, en tilbudsliste, og selektionskriterier. Samtidig skal materialet også være så overskueligt, at det er let at anvende.
Mange organisationer har gode erfaringer med at have en centralt indkøbsansvarlig, der sikrer at flest mulige varer og services bliver indkøbt i fællesskab, og at de gældende regler og procedurer bliver overholdt. Det gør ofte at man kan sikre lavere priser og at ekspeditionen er hurtigere.
De primære indkøbsbeslutninger bør ligge på organisationsniveau, og det er derfor vigtigt at organisationsbestyrelsen tager ansvar for indkøbspolitikker og procedurer. Man kan med fordel specificere ansvaret i ens indkøbspolitik.
Indkøbspolitik for Solidarium
Denne indkøbspolitik har til formål at fastlægge Solidariums indkøbsprincipper.
Indkøbspolitikken gælder både indkøb af varer, tjenesteydelser, og bygge- og anlægsarbejder.
Formålet med indkøbspolitikken er at skabe rammerne for effektivt indkøb til gavn for beboerne. Indkøb udgør en stor del af de løbende driftsomkostninger, og effektivt indkøb er derfor med til at holde huslejen nede.
Vores indkøbspolitik har tre grundprincipper:
- Vi skal udnytte vores stordriftsfordele til at sikre gode priser
- Vores indkøb skal være fleksibelt, let og hurtigt
- Vi skal overholde reglerne om indkøb og udbud
Ansvar
Det er administrationens ansvar at indkøb koordineres og håndteres lovligt.
Ved indkøb er boligorganisationen en juridisk enhed og den politisk ansvarlige er boligorganisationens bestyrelse.
Administrationen udvikler arbejdsgange og redskaber, som letter indkøb og gør det mere professionelt.
Solidarium er omfattet af udbudsreglerne og tilbudsloven ved indkøb af varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsopgaver.
Indkøb
Indkøb forestås af medarbejdere der er bemyndiget hertil.
Administrationen har ansvaret for, at deres viden og kompetencer er til stede.
Indkøb, der kræver specialist kompetencer, organiseres i særlige enheder.
Prioriteter
Der købes ind efter følgende prioriteter:
- Kvalitet
- Pris
- Leveringstid
- Service
- Kommunikation
Organisationsbestyrelsen Solidarium
Forventningsafstemning
Et centralt aspekt af effektivisering er at finde ud af, hvad der er need to have, og hvad der er nice to have. Flere organisationer har fremhævet, at de har gode erfaringer med at lave en serviceaftale, som kan bruges til at forventningsafstemme imellem beboere, driftsfolk og administration. En service aftale kan for eksempel beskrive, hvor ofte græsset skal slås, eller hvor hurtigt en ejendomsfunktionær skal besvare en henvendelse.
En serviceaftale er ikke en erstatning for den arbejdskultur, der eksisterer i en afdeling, hvor driftsfolk selv prioriterer deres arbejdsopgaver og tager ansvar for, at akutte problemer bliver løst. Den bruges blot som et dialogværktøj og retningslinje for, hvad beboerne betaler for, at der bliver gjort. Her er et eksempel på en serviceaftale:
Serviceaftale for arbejdernes allerbedste boligselskab (AAB)
Denne serviceaftale har til formål at skabe overblik over den grundlæggende service som ejendomskontoret yder i afdelingen.
Serviceaftalen beskriver nogle objektive kriterier for hvornår arbejdet er gjort. Samtidig har vi tillid til at vores driftsfolk har den fornødne dømmekraft til at beslutte hvad der skal gøres hvornår.
Serviceaftalen er organiseret omkring 3 temaer, og beskriver nogle obligatoriske servicemål, som er besluttet af administrationen, ejendomskontoret og afdelingsbestyrelsen.
Serviceaftalen skal være tilgængelig for beboerne på hjemmesiden sammen med husorden og vedtægterne.
Serviceaftalen evalueres og vedtages en gang årligt på afdelingsbestyrelsens budgetmøde.
Tema 1: Medindflydelse
- At bo alment betyder, at man har indflydelse på ens egen husleje. Administrationen skal derfor informere beboerne om hvilke udgiftsposter de har indflydelse på, og dermed hvordan de kan påvirke deres egen husleje, som minimum ved det årlige budgetmøde.
- Ligeledes skal administrationen sørge for at orientere beboere om muligheder for at deltage i det beboerdemokratiske arbejde, som minimum ved indflytning.
Tema 2: Ejendomskontoret
- Det skal være muligt at henvende sig fysisk på kontoret for de beboere der foretrækker det. Beboere skal dog opfordres til at bruge email, facebook eller app, da det er mindre tidskrævende og gør det lettere at planlægge arbejdet i kontoret.
- Skriftlige henvendelser, herunder på mail, facebook og app besvares indenfor 5 dage.
- Ikke akutte arbejder i hjemmet foretages ugentligt, og på en dag der er fastlagt af driftschefen. Dette er nødvendigt for at driftsfolkene kan planlægge deres arbejde hensigtsmæssigt.
Tema 3: Ude og fællesarealer
- Græsplænerne slås hver 14. dag i vækstsæsonen
- Skraldespande tømmes en gang om ugen
- Hække og buske slås en gang om året
- Fældning af træer godkendes af afdelingsbestyrelsen
- Sne rydes så hurtigt som muligt, og før klokken 9 om morgenen
Eksempel på budgetstrategi
En måde at fastholde en reduceret udvikling i udgifterne, og dermed stigning i huslejen, er ved at lave en budgetplan, som både administratorer, driftsfolk og beboerdemokrater er bekendt med og støtter op om. En budgetplan kan for eksempel specificere, at konto 114 ikke må udvikle sig hurtigere end løn og prisindekset et givent år.
Tilsvarende kan man også holde udgiftsudviklingen nede ved at have hyppigere forbrugstjek. Flere organisationer har gode erfaringer med at have kvartalsvise forbrugstjek, hvor udgifter i det forløbne kvartal opgøres. På den måde kan man tidligere opdage, om man fraviger fra budgetplanen. Her er et eksempel på en budgetstrategi:
Budgetstrategi for boligforeningen Fornuftens Højborg
Boligforeningen Fornuftens Højborg har følgende målsætning:
- Huslejen bør som udgangspunkt følge den almindelige prisudvikling i samfundet. Denne er i øjeblikket cirka 2 pct. Huslejen består af udgifter til lån, driftsudgifter, skatter mv. Herunder poster som hverken beboer eller administration er herre over. Der kan derfor forekomme huslejestigninger grundet udefrakommende forhold.
Der kan også forekomme huslejestigninger i afdelinger med særligt problematiske forhold, fx udlejningsproblemer. Administrationen arbejder aktivt for at forhindre sådanne problemer.
- I driftsbudgettet er konto 114, renholdelse, en stor post, og udgøres primært af lønudgifter.
Konto 114 skal følge lønudviklingen på området med mindre særlige forhold gør sig gældende.
Gennemsnitligt budget 2017: 50 kr per m2
Gennemsnitligt budget 2018: 51 kr per m2
- Henlæggelser til planlagt vedligehold (konto 120) bør som minimum være 100 kr. per m2, og opsparede henlæggelser (konto 401) være 4 gange konto 120, som minimum 400 kr. per m2.
Vedligeholdelsesplanen i Fornuftens Højborg indikerer, at der inden for den nærmeste fremtid (cirka 5 år) vil være behov for ekstra vedligehold, og derfor øges henlæggelsesniveauet i de kommende år.
Gennemsnitligt budget 2017: 150 kr per m2
Gennemsnitligt budget 2018: 170 kr per m2
- Fornuftens Højborg sætter fokus på energi (konto 111) i 2018-20 og vil arbejde for at reducere energiomkostninger i fællesarealer med 10 pct. Denne besparelses skal realiseres bl.a. gennem udbud af el, øget brug af LED-pærer og automatisk tænd-sluk sensorer. Større energirenoverings-arbejder skal drøftes på bestyrelsesmødet i 2017.
Denne budget strategi er d.d. vedtaget af afdelingsbestyrelsen med deltagelse af repræsentant fra organisationsbestyrelsen og administrationen.
At komme i gang
Fælles målsætning
Effektivisering handler også om at finde ud af, hvad der nice to have og hvad der er need to have.
At have en serviceaftale mellem afdeling og beboerdemokrater kan være en god måde at få konkretiseret, hvilke opgaver, man ønsker, der faktisk skal løses. Skal græsset slås hver uge? Eller skal det holdes under en særlig længde? Ved at få denne slags ting på plads, er der en klar forståelse af, hvad man kan forvente. Nogle bruger denne viden til at skære ned på service niveauet, fordi det bliver klart, hvor mange penge der for eksempel går til græsslåning. Andre vælger at fastholde serviceniveauet, eller øge det, men med en klarere viden om, hvad det koster. I alle tilfælde skaber en serviceaftale en afklaring om, hvilke opgaver, beboerne betaler for, at der skal løses.
Proces
Det kan være en uoverskuelig proces at skulle i gang med at effektivisere. Der er bred konsensus om, at nedenstående fem elementer er vigtige i processen:
- Administrationen skal drive forandringsledelse, organisationsbestyrelsen har ansvaret.
- Afdelingsbestyrelse og driftspersonale skal løbende involveres og informeres.
- Der skal i fællesskab opstilles konkrete effektivitetsmål og delmål
- Der skal laves en kommunikationsplan, der specificerer hvornår og hvordan, der informeres. Det er vigtigt, at alle (beboerdemokrater, driftsfolk og administratorer) har samme information.
- Der laves en handlingsplan for hvornår, hvordan og hvem der er ansvarlig for, at de enkelte effektiviseringsdelmål bliver opnået.
