Boligorganisationen bør søge indflydelse og synlighed i relevante organisationer uden for boligorganisationen. Få anbefalinger til hvordan.
Vidensblad
Ekstern repræsentation
Oprettet: tirsdag den 12. oktober 2021
Opdateret: mandag den 3. juni 2024
Sideansvarlig: Nana Juul
Kort fortalt
Boligorganisationen bør søge indflydelse og synlighed i relevante organisationer udenfor boligorganisationen. Uden for boligorganisationen men i den almene sektor kan det fx være som repræsentant i BL’s kreds eller et administrationsselskabsskabs repræsentantskab/bestyrelse. Uden for sektoren kan det fx være som repræsentant i forsyningsselskaberne (vand, el, varme og antenne), offentlige råd og nævn, banker og realkredit, erhvervsnetværk, fritidsorganisationer, interesse- og brancheorganisationer samt frivillige foreninger.
Organisationsbestyrelsen afgør, hvem der skal repræsentere boligorganisationen i hvilke sammenhænge, og skal sikre klarhed om den valgtes mandat og forpligtelser
For at sikre den valgtes loyalitet overfor boligorganisationen og for undgå misundelse, mistænkeliggørelse, tvivl og konflikter bør der skabes overblik og fastsættes skriftlige retningslinjer for fx:
- Omfanget af eksterne repræsentationer
- Valgproces og -perioder
- Den valgtes pligt til at orientere og inddrage organisationsbestyrelsen
- Modtagelse af honorar mv. fra ekstern part
Relevansen af en given ekstern repræsentation vil variere over tid og med fx boligorganisationens strategiske målsætninger. Valg til eksterne repræsentationer bør derfor foretages hvert år som led i organisationsbestyrelsens konstituering.
Regler
Boligorganisationen forvalter beboernes penge og er støttet med offentlige midler. Derfor har lovgivningen fokus på sparsommelighed og saglighed på alle niveauer. Ansvaret ligger i sidste ende i organisationsbestyrelsen. Det fremgår af Lov om almene boliger § 13, at organisationsbestyrelsen løbende skal sikre egenkontrol med henblik på at øge sparsommelighed, produktivitet og effektivitet.
Desuden gælder det, at alle aktiviteter og omkostninger skal kunne henføres til boligorganisationens kerneaktivitet efter Lov om almene boliger § 6, eller til de lovlige sideaktiviteter, der er angivet i sideaktivitetsbekendtgørelsen.
Det betyder, at omkostningerne i forbindelse med organisationsbestyrelsens arbejde skal holdes på et rimeligt og forsvarligt niveau, og kun må bruges til lovlige formål.
Hvis organisationsbestyrelsen afholder udgifter til aktiviteter, som ikke er formålstjenlige eller fagligt relevante, kan bestyrelsesmedlemmerne pådrage sig et erstatningsansvar.
Møder, arrangementer og rejser skal være sagligt begrundede og deltagerkredsen skal begrænses til det nødvendige og relevante. Fx er det præciseret i driftsvejledningens afsnit 4.1, at deltagere i studieture, som ikke er medlemmer af organisationsbestyrelsen eller er ansat i boligorganisationen, selv skal betale deres andel af udgifterne. Betalt deltagelse i fx rejser og udflugter er desuden skattepligtig for deltagerne, hvis ikke deltagelsen primært tilgodeser boligorganisationens interesser.
Særligt om skattefri godtgørelser
Arbejdet som medlem af organisationsbestyrelsen er per definition lønnet, da der efter lovgivningen kan gives vederlag. Uanset, om det enkelte medlem rent faktisk modtager vederlag for arbejdet i bestyrelsen, er medlemmet – efter BL’s umiddelbare fortolkning – derfor ikke berettiget til at modtage skattefri godtgørelser for telefoni/internet og/eller kontorhold. Disse godtgørelser er efter ligningslovens § 7m forbeholdt ulønnede bestyrelsesmedlemmer. Det bemærkes, at BL arbejder på en endelig afklaring af reglerne på dette område.
Særligt om tabt arbejdsfortjeneste
Der kan ikke ydes erstatning for tabt arbejdsfortjeneste til organisationsbestyrelsens medlemmer, medmindre erstatningen modregnes i bestyrelsens samlede vederlag. Social- og Boligstyrelsen har i maj 2023 overfor BL meddelt, at der efter styrelsens opfattelse ” … ikke samtidig med bestyrelsesvederlag kan udbetales godtgørelse for tabt arbejdsfortjeneste, og at det samlede vederlag for bestyrelsesarbejdet ikke kan overskride de beløbsgrænser og retningslinjer, der følger af almenboligloven § 14 a og driftsbekendtgørelsen § 14. Disse regler er udtømmende”.
Organisationsbestyrelsen kan eventuelt beslutte at afsætte en del af det samlede bestyrelses-vederlag til at yde medlemmerne erstatning for tabt arbejdsfortjeneste. I givet fald må der fastsættes nærmere skriftlige retningslinjer for, hvornår og i hvilket omfang erstatning kan ydes.
Særligt om mobiltelefoner og it-udstyr
PC og tablets uden SIM-kort, der stilles til rådighed for et bestyrelsesmedlem, er skattefri arbejdsredskaber. Mobiltelefoner, tablets med SIM-kort samt betalt internet beskattes derimod efter gældende regler. Beskatning af fri telefon kan dog formentlig undgås, hvis der udarbejdes en tro og love-erklæring om, at telefonen ikke anvendes privat. Spørg boligorganisationens revisor til råds om de nærmere regler og muligheder.
Det er en forudsætning, at udstyr, der stilles til rådighed for et bestyrelsesmedlem, giver en reel adgang til at varetage dele af bestyrelsesarbejdet. I modsat fald er der tale om et lønlignende gode, og værdien skal derfor modregnes i det samlede vederlag til organisationsbestyrelsen.
Udleveret udstyr tilhører boligorganisationen og skal tilbageleveres ved udtræden af bestyrelsen. Ellers skal modtageren betale skat af udstyrets markedsværdi ved overdragelsen.
De nævnte regler gælder også for bestyrelsesarbejdet i almene administrationsorganisationer. Reglerne om erstatning for tabt arbejdsfortjeneste samt om mobiltelefoner og it-udstyr, der stilles til rådighed som et lønlignende gode, finder dog ikke direkte anvendelse, da der ikke i lovgivningen er fastsat nærmere rammer for det samlede bestyrelsesvederlag i almene administrationsorganisationer.
Lovgivningen indeholder ud over ovennævnte næsten ingen retningslinjer for bestyrelsesudgifter. Organisationsbestyrelsen må i vid udstrækning selv vurdere og fastsætte niveauet og de interne retningslinjer. I sidste ende skal bestyrelsens beslutninger og de afholdte udgifter dog kunne forsvares overfor:
- Øverste myndighed – godkender årsregnskab og vælger medlemmer til organisationsbestyrelsen
- Revisor – efterprøver, om afholdte udgifter stemmer overens med lovgivning og sædvanlig praksis
- Tilsynet – påser, at boligorganisationens drift og økonomi er forsvarlig og efter gældende regler
- Beboerne, afdelingsbestyrelserne og den brede offentlighed
Anbefaling
- Fastsæt skriftlige retningslinjer for alle udgifter til bestyrelsens arbejde
- Opdatér retningslinjerne en gang om året
- Sørg for, at retningslinjerne er kendte og synlige
Bestyrelsesudgifter skal være lovlige, rimelige og forsvarlige. Uklare og ukendte retningslinjer kan føre til misundelse, mistænkeliggørelse, tvivl og konflikter.
Møder, arrangementer og rejser skal være sagligt begrundede, og deltagerkredsen skal begrænses til det nødvendige og relevante.
Dilemmaer og hensyn
Der er flere hensyn og udfordringer at være opmærksom på, når man fastsætter retningslinjer for bestyrelsesudgifter, fx:
- Der kan, måske særligt i mindre boligorganisationer, være en oplevelse af et misforhold mellem det arbejde, der kræves og vederlaget/honoraret
- Der kan være stor forskel på, hvad forskellige parter opfatter som rigtig og rimeligt i en given situation. Hvad omverdenen måske ser som ekstravagant og overflødigt, kan organisationsbestyrelsen måske se som helt basalt og naturligt
- Opfattelsen af, hvad der er rigtigt og rimeligt kan variere over tid
- Organisationsbestyrelsen skal efter lovgivningen bidrage til at understøtte beboerdemokratiet i afdelingerne, og udgifter til fx fællesmøder, konferencer, kurser mv. for afdelingsbestyrelserne påvirker organisationens bestyrelsesudgifter
- Manglede åbenhed om bestyrelsesudgifterne kan
- føre til mistillid, mistænkeliggørelse og misundelse i og udenfor boligorganisationen
- give mulige kandidater til organisationsbestyrelsen forkerte forventninger og måske påvirke, om de bedst egnede stiller op som kandidat.
Spørgsmål og drøftelse
Når organisationsbestyrelsen skal finde balancen i de interne retningslinjer for brug af bestyrelsesudgifterne, er der nogle spørgsmål, I kan stille jer selv:
- Hvad er jeres interne retningslinjer vedr. bestyrelsesudgifter?
- Kender I sidste års samlede bestyrelsesudgifter, og ved I hvad de dækker over?
- Hvem vil kunne synes, at niveauet på jeres bestyrelsesudgifter eller en enkelt post ikke er rimeligt?
- Rimelige bestyrelsesudgifter – hvordan definerer I det?
Gode råd
- Tag aktivt stilling til organisationsbestyrelsens udgifter
- Fastsæt retningslinjer, der er rimelige
- Vurdér niveauet i forhold til boligorganisationens og bestyrelsens størrelse, aktivitetsniveauet, ambitionerne og den generelle økonomiske formåen
- Fastsæt retningslinjerne proaktivt
- Nå til enighed om nogle fælles regler
- Gør retningslinjerne skriftlige
- Gør retningslinjerne synlige
- Revurdér hvert år
