3376 2020

I efteråret 2017 gav stort set alle de almene boligorganisationer samtykke til at kunne blive en del af det offentlige digitale postsystem, når dette kommer i udbud næste gang.

Ministeriet har efterfølgende givet tilsagn til BL om, at alle disse boligorganisationer kan være sikre på at være omfattet af lov om digital post fra offentlige afsendere og således kunne benytte det digitale postsystem på lige fod med offentlige afsendere.

Den nuværende kontrakt på området – med e-Boks – udløber, og løsningen er derfor sendt i udbud. Tidsplanen for den nye digitale løsning er imidlertid udskudt fra 2020 til 2021.  De almene boligorganisationer kan således først komme med i den digitale løsning fra foråret 2021.

BL er i god dialog med ministeriet, Digitaliseringsstyrelsen og Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen, hvor det i øjeblikket drøftes, hvordan vi forbereder boligorganisationerne bedst muligt til overgangen til digital post.

BL vil i den kommende periode arbejde med forskellige aspekter i forhold til implementering i branchen – vi ser blandt andet på:

• Hvilke leverandører af administrationssystemer anvendes af de almene boligorganisationer, og i hvilket omfang vil der være grundlag for et nærmere samarbejde omkring en tilpasning af administrationssystemerne og den nye digitale postløsning.

• Kan der etableres en fælles ”omstillings-løsning”, som boligorganisationerne frivilligt kan tilmelde sig, så de ikke selv skal tage stilling til hele processen og alle produkterne i den digitale postløsning.

• Hvordan ønsker boligorganisationerne at benytte digital post, og er der særlige behov i den forbindelse, som systemet kan opfylde. Er der f.eks. kun brug for at udsende via digital post, eller vil organisationerne også gerne modtage post via den digitale løsning? Skal der ske fjernprint? Skal der være mulighed for indsætte frister i systemet og mulighed for betaling af regninger direkte fra systemet? Er der mulighed for at kunne se, hvilke forsendelser der er åbnet og læst osv.?

• Hvordan sikrer vi, at boligorganisationerne kan anvende systemet uden samtykke fra beboerne. Hensigten med systemet er netop, at der ikke skal indhentes cpr.nr./samtykke fra den enkelte beboer – som er nødvendigt i dag - men at dette bør være integreret i systemet. Dog skal de gældende regler om fritagelse fra digital post respekteres, og det skal sikres, at boligorganisationerne er bekendt med en sådan fritagelse hos den enkelte beboer.

• Vigtigheden af at alle typer af forsendelser kan ske via den digitale postløsning uden undtagelser. I dag er påkrav og opsigelser undtaget fra digital kommunikation, og BL er i dialog med ministeriet om ændringen heraf.

BL har brug for gode input og er i dialog med flere boligboligorganisationer, der gerne vil være med i det forberedende arbejde. Flere har allerede har gjort sig erfaringer med brugen af digital post, og denne erfaring er meget relevant i det forberedende arbejde. BL hører gerne, hvis der er flere boligorganisationer, der ønsker at deltage i arbejdet – som høringsparter eller som deltagere i arbejdsgrupper for at sikre, at der fokuseres på de relevante løsninger.

Både ministeriet, Digitaliseringsstyrelsen og Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen vil gerne bidrage i vidt omfang for at sikre, at den digitale postløsning bliver implementere bedst muligt, og BL fortsætter den tætte dialog.

Digitaliseringsstyrelsen har allerede meldt ud, at styrelsen forventer at udgive en generel vejledning for de offentlige afsendere omfattet af den nye løsning ca. 12 måneder før selve realiseringen, dvs. i foråret 2020.

Med venlig hilsen

Bent Madsen / Christina Iversen