3376 2020

BL tilstræber at afdække, hvori uoverensstemmelsen består og forsøger at formidle samarbejde med den aktuelle administrator om en løsning. Opgaven kan indebære, at enten bestyrelsen eller administrationen skal vejledes til en ændret holdning eller praksis med udgangspunkt i gældende lovgivning og almindelig praksis i almene administrationer.

Det bedste resultat af en sådan opgave vil være at parterne finder sammen om et tillidsfuldt fortsat samarbejde. Men der kan også være situationer, hvor den ene part foretrækker at afslutte samarbejdet, hvorefter bestyrelsen skal finde en ny administrator. Under hele forløbet tilstræber BL en åben og ærlig dialog om problemerne med begge parter.

Rådgivningen tager udgangspunkt i de ønsker og behov, som organisationsbestyrelsen udtrykker. Bestyrelsen vejledes om forskellige organisationsformer for administrationsselskaber i den almene sektor og for forskellige modeller med udførelse af opgaver lokalt og centralt. Det er den aktuelle fortolkning, at der uden EU-udbud kan indgås en administrationsaftale med en administrationsorganisation, som boligorganisationen er ”medejer” af som andelshaver, garant eller lignende.

BL rådgiver om fordele og ulemper ved forskellige former for administration, og BL fraråder etablering af ny, selvstændig administration, som ikke kan forventes at have den nødvendige faglighed og professionalisme.

BL anbefaler ikke ét medlem frem for et andet, når en organisationsbestyrelse ønsker rådgivning om fremtidig administration.

Der orienteres om sædvaner for administrationsaftaler og om driftsbekendtgørelsens regler for fastsættelse af de kostægte administrationshonorarer.

Der orienteres loyalt om mulige samarbejdsformer (partnerskabsmodeller) som alternative muligheder til komplette administrationsaftaler.

Hvis bestyrelsen på forhånd er afklaret med, hvem man ønsker som fremtidig samarbejdspartner, indskrænker opgaven for BL sig til at rådgive om de formelle regler og behov, herunder tilbyde at deltage i forberedende og besluttende møder og udforme eller kvalitetssikre de dokumenter, der danner grundlag for det fremtidige samarbejde.

Hvis bestyrelsen ønsker at kunne vælge mellem et antal forskellige administrationsorganisationer, følges samme procedure som beskrevet under ad 4).

Ved gennemførelse af EU-udbud er det helt afgørende at respektere de meget detaljerede regler om EU-udbud, herunder om ligebehandling af tilbudsgivere.

BL vejleder om mulighederne for prækvalifikation og fremhæver fordele og ulemper herved. Vurderingen af fordelene ved prækvalifikation kan især være afhængig af geografiske forhold.

Bestyrelsen inddrages detaljeret i formuleringerne af krav til tilbudsgivere, og der planlægges en nøje gennemgang af samtlige tilbud m.h.p. vurderinger af tilbudsgiveres opfyldelse af de krav og kriterier, der er opstillet i udbudsbetingelserne.

Selve udbuddet vil blive udarbejdet af advokatkontor efter boligorganisationens valg.

Ved fusioner vil det normalt være mest fordelagtigt at søge fusionspartnere, som har boliger i det nære lokalområde, i egen kommune eller i en nærtliggende kommune.

BL kan medvirke til at orientere om struktur, størrelse og administrationsform for de boligorganisationer, der kan komme på tale. Her kan typisk være nogle med egen administration og nogle med en administrationsaftale med en administrationsorganisation. Derfor vil rådgivningen også indeholde orientering om de forskellige administrationsformer uden at den ene form anbefales frem for den anden.

Der opfordres til, at bestyrelsen præsenteres for et antal af de mulige fusionspartnere. Bestyrelsen vælger suverænt selv de boligorganisationer, som den ønsker at blive præsenteret for, og BL kan indgå som bisidder og praktisk arrangør ved sådanne præsentationer. Bisidderrollen kan her bestå i at medvirke til at udforme spørgsmål, som ønskes besvaret af alle de udvalgte, og BL kan ”oversætte” fagudtryk og hjælpe bestyrelsen til at få relevante oplysninger frem. Det vil være en væsentlig opgave for BL at sikre, at alle spørgsmål stilles identisk til alle de boligorganisationer, der bliver præsenteret, så der skabes et sammenligneligt beslutningsgrundlag. Det vil også være BL’s opgave at ”afkode” oplysninger fra tilbydende boligorganisationer, som kan være vanskelige at fortolke.

Når de udvalgte boligorganisationer hver især har præsenteret sig for bestyrelsen, er det suverænt bestyrelsens afgørelse, hvem de ønsker at anbefale den øverste myndighed som fusionspartner. I denne fase kan BL kun give svar på tekniske/juridiske spørgsmål.

BL sikrer, at alle deltagende boligorganisationer hurtigst muligt efter bestyrelsens afgørelse orienteres, og det tilstræbes, at BL samtidig kan orientere om hvilke kriterier, der har vægtet mest i bestyrelsens afgørelse.

Endelig tilbyder BL at udforme fusionsdokumenter og eventuelt deltage i de besluttende myndigheders møder i denne forbindelse.

BL tilstræber loyalt at vurdere grundlaget for ønskerne om ophør af samarbejde, uanset om det sker ved frivillig aftale, afskedigelse eller ophævelse af kontrakten (bortvisning). Bestyrelsen rådgives om den juridiske vurdering af situationen, herunder især om en eventuel risiko for efterfølgende krav om erstatning. Hvis det skønnes, at grundlaget for en opsigelse eller ophævelse af ansættelsesforholdet er for spinkelt, opfordres bestyrelsen til at søge problemerne løst på anden måde.

Hvis der skønnes at være grundlag for en afskedigelse/bortvisning, opfordres bestyrelsen til at engagere egen advokat til at effektuere en afskedigelse/bortvisning. Hvis der er enighed mellem parterne om en afbrydelse af samarbejdet, kan BL formidle en fratrædelsesaftale, som tilgodeser boligorganisationen bedst muligt og samtidig respekterer forretningsføreren/direktøren i overensstemmelse med den indgåede ansættelseskontrakt.

BL tilbyder medlemmer at medvirke ved rekruttering af nye direktører og forretningsførere i de almene boligorganisationer og almene boligadministrationer. I denne funktion kan der let opstå forskellige interesser blandt organisationer og personer, hvor det er nødvendigt for BL at opretholde et tillidsfuldt samarbejde og bevare BL’s troværdighed som samarbejdspartner. BL har derfor udarbejdet et særligt sæt etiske regler for denne type af opgaver.

Der henvises til særskilt beskrivelse af opgaven og de særlige etiske retningslinjer for rekruttering på bl.dk her.

I situationer, hvor en boligorganisation uforudset er uden administrativ ledelse, kan BL Kurser og rådgivning i nogle tilfælde tilbyde en midlertidig ledelse – interim ledelse.

I praksis sker det ved, at BL har indgået aftaler med enkelte direktører/forretningsførere, som er fratrådt deres tidligere ansættelsesforhold, og fortsat nyder anerkendelse i sektoren og har en alsidig ledelseserfaring og indsigt i den almene lovgivning og praksis. Som midlertidig konstitueret direktør kan de pågældende skabe ro i organisationen og sørge for at de regelmæssige procedurer opretholdes og effektueres. Foruden den daglige ledelse af det ansatte personale kan det aftales, at opgaven også skal bestå i en vurdering af den forestående organisering af administrationen og rådgivning af organisationsbestyrelsen om hvilke kompetencer, det vil være nødvendigt at søge ved den mere permanente ledelsesstruktur.

Opgaven kan derfor overgå til en rekruttering af en ny direktør, eller til at finde en samarbejdspartner i den almene boligsektor, som kan levere den fremtidige ledelse, eller eventuelt være en mulig fusionspartner.

Ved aftaler om interimsledelse tillægges den konstituerede direktør sædvanlige direktørkompetencer. Der indgås skriftlig aftale mellem boligorganisationen og BL. Den midlertidige leder er ansat af BL og er omfattet af BL’s ansvarsforsikring, og BL fakturerer boligorganisationen i henhold til den indgåede aftale.