3376 2020

Når en direktør fratræder, er det mest naturlige ofte at afsøge markedet og ansætte en ny. Der er i forvejen en fungerende administration, og der er som regel tilfredshed med, at boligorganisationen er "sin egen", og at der er nærhed omkring løsning af alle opgaver.

Fordele:

• Nuværende funktioner hos de øvrige ansatte kan opretholdes
• Opgaverne løses fortsat i de kendte lokaler
• På kort sigt den mest enkle løsning
• Der skal ikke betales moms af administrationsudgiften

Ulemper:

• Til mindre boligorganisationer er det vanskeligt at tiltrække ansøgere med de nødvendige specialiserede faglige og personlige kompetencer
• Det giver stor sårbarhed at have få medarbejdere i administrationen, og det kan give problemer ved fx sygdom, ferie og opsigelse
• Boligorganisationen kan risikere at stagnere
• Kommunen vil typisk foretrække færre og større samarbejdspartnere
• På længere sigt kan det vise sig vanskeligt at opretholde tilfredsstillende kvalitet i servicen fx på it-fronten over for beboere og samarbejdspartnere
• Lovgivningens skærpede krav kan være vanskelige at opfylde i en lille administration
• Der opnås ikke stordriftsfordele, og derfor kan selv en enkel administration være dyrere for beboerne end en større administration
• Har man først ansat en ny direktør, kan det være en barriere for senere at indgå et samarbejde med andre
• Udgifter til annoncering og rekruttering løber let op på et niveau over 100.000 kr.

Mange almene boliger administreres af almene administrationsorganisationer. Der er ifølge Landsbyggefonden faktisk kun 10 almene administrationsorganisationer i Danmark, men flere af dem er meget store. De administrerer derfor et stort antal boliger på vegne de selvstændige boligorganisationer, der har valgt dem som administratorer.

Administrationsorganisationer er omfattet af de samme regler som almindelige almene bolig-organisationer. De driver fx deres virksomhed på et nonprofit grundlag, og der er beboerdemokratisk flertal i administrationsorganisationernes besluttende politiske forsamlinger (bestyrelsen og repræsentantskabet/generalforsamlingen). Den store forskel er, at administrationsorganisationerne hverken har egne boliger eller beboere. Deres demokrati er derfor bygget op om, at de enkelte boligorganisationer er medlemmer af administrationsorganisationen, og at de via administrationsorganisationens demokrati har indflydelse på ledelsen af virksomheden.

Den demokratiske medindflydelse som medlem af administrationsorganisationen er afgørende for, at man som boligorganisation kan indgå en administrationsaftale med en almen administrationsorganisation, uden at ydelsen er udbudspligtig.
Administrationsaftaler med almene administrationsorganisationer indgås normalt uden tidsbegrænsning, men aftalerne skal ifølge lovgivningen til enhver tid kunne opsiges med 12 måneder til udgangen af en måned.

Fordele

• Boligorganisationen kan frit forhandle mellem de relevante administrations-organisationer (uden udbudspligt)
• I valget kan indgå såvel objektive som subjektive kriterier, fx vurderinger af administrationsorganisationernes forretningsmodeller, "kultur", priser mm.
• Der kan indgås løbende eller tidsbegrænset kontrakt, der kan opsiges med 12 måneders frist
• Boligorganisationen bevarer sin egen struktur med organisationsbestyrelse, øverste myndighed m.v.
• Boligorganisationen får politisk medindflydelse i administrationsorganisationen
• Man får adgang til en robust administration med stærke og specialiserede faglige kompetencer indenfor det almene område

Ulemper

• Metoden kan kun anvendes ved køb af administration hos en almen administrations-organisation, men ikke ved administration hos fx en anden boligorganisation med egne afdelinger og boliger
• Incitamentet til at vælge det økonomisk mest fordelagtige tilbud kan risikere at blive nedtonet til fordel for mere subjektive og ”bløde” kriterier
• Nogen kan opleve, at samarbejdet med en stor professionel administrationsorganisation i nogen grad sker på bekostning af nærhed og selvbestemmelse, men meget afhænger af den aftale, men indgår
• Boligorganisationen vil hvert år skulle vælge eller udpege repræsentanter til at deltage i administrationsorganisationens medlemsdemokrati
• Der skal lægges moms på administrationsudgiften

Over de senere år er flere administrationsorganisationer begyndt at tilbyde forskellige administrationsmodeller. Hvor valget tidligere stod mellem administration eller ikke-administration, tilbydes der i dag flere modeller for ”delvis administration”. Her er den enkelte boligorganisation måske reelt selvadministrerende, men den vælger at købe en række delydelser – fx IT, økonomistyring, HR, udlejning eller juridisk bistand – hos en almen administrationsorganisation. Omfanget af delydelser er afgørende for, om man som boligorganisation kan indtræde som medlem i administrationsorganisationen, og dermed afgørende for, om ydelsen er udbuds-pligtigt. 

Det fremgår af normalvedtægterne for de almene administrationsorganisationer, at ”Det er en betingelse for medlemskab, at et eller flere af medlemmets byggerier administreres af organisationen”. Det er ikke nærmere angivet i lovgivningen, hvad der forstås ved at administrere et byggeri, men det er givet, at der skal mere til end køb af fx rene it-ydelser og HR, før forudsætningerne for medlemskab er opfyldt (og udbudspligten er bortfaldet).

Valg af fremtidig administrator via EU-udbud er relevant, hvis man ønsker at afdække mulighederne for at blive administreret af en ikke-almen ejendomsadministrator eller af en anden boligorganisation med egne boliger. Hvis man gennemfører udbuddet, vil man formentlig også få tilbud fra en eller flere almene administrationsorganisationer, men disse kan også vælges uden udbud (jf. afsnittet ovenfor).

Hvis en boligorganisation vælger at lade andre udføre administrationen, vil der være tale om køb af en tjenesteydelse. Sådanne "indkøb" er omfattet af EU's udbudsdirektiv, og når opgavens værdi overstiger tærskelværdien for udbud (ca. 1,6 mio. kr. eksklusive moms over 4 år), skal opgaven udbydes i EU-udbud. Allerede ved knapt 100 boliger vil en boligorganisations administration ofte være omfattet af kravet om EU-udbud.

Der kan indgås en tidsbegrænset administrationsaftale, og hvis den samlede pris over hele kontraktperioden ligger under tærskelværdien, er der ikke pligt til gennemførelse af EU-udbud.

Ved kontrakter med en værdi på knapt 600.000 kr. er der dog pligt til at foretage forudgående annoncering, så flere interesserede kan melde sig.

Når administrationen udbydes gennem EU-udbud, kan bestyrelsen fastsætte de krav, som de bydende skal opfylde. Potentielle bydende på en opgave skal levere den ydelse, som efterspørges, og de skal opfylde de vilkår, som boligorganisationen har beskrevet i udbudsmaterialet. Det kan være krav om lokal betjening, opretholdelse af et lokalkontor, særlig beboerservice m.m.

Fordele:

• Konkurrencen på administrationen vil medvirke til at presse prisen ned
• Bestyrelsen har mulighed for meget detaljeret at beskrive den service og kvalitet, som man ønsker
• Med en præcis beskrivelse af ydelseskravene er der ikke problemer med, hvordan forskellige organisationer "plejer" at gøre
• Bestyrelsen kan fastlægge, hvilke kriterier der skal være afgørende for valget af ny administrator (fx pris, service m.m.)
• Der kan stilles krav om dokumentation for kompetencer til at administrere almene boliger, så man ikke risikerer at entrere med en virksomhed, der ikke kan løse opgaven
• Alle, der er interesserede i at give tilbud på opgaven, kan melde sig. Boligorganisationen behøver således ikke selv at være aktivt udfarende for at finde mulige fremtidige samarbejdspartnere
• Kontrakten skal til enhver tid kunne opsiges med 12 måneders varsel til et månedsskifte
• Kontrakten kan desuden opsiges/ophæves, hvis administrationen ikke lever op til sine forpligtelser
   

Ulemper:

• Valget af ny administrator skal ske ved "objektive kriterier". Subjektive kriterier (fx "dem har vi hørt godt om") kan ikke indgå i valget
• Der må ikke forhandles mellem boligorganisationen og de bydende
• En kontrakt må normalt ikke have længere varighed end 4-5 år, så skal opgaven igen udbydes
• Beskrivelsen af udbuddet er omfattende, men samtidig en lærerig proces for bestyrelsen. Pris for rådgivning/udførelse er typisk mere end 100.000 kr. plus moms
• Bestyrelsen skal vænne sig til nye samarbejdspartnere, som man muligvis ikke kender i forvejen. Det kan dog også være positivt
• Der skal lægges moms på administrationsudgiften 

Lokale boligorganisationer kan overveje i fællesskab at etablere en ny almen administrations-organisation. Det er vigtigt, at en ny fælles organisation bliver så professionel, at den af kommunen betragtes som en ligeværdig samarbejdspartner sammenlignet med de landsdækkende og regionale administrationsorganisationer.

En ny almen administrationsorganisation bør kun etableres, hvis man i den nye fælles administration kan råde over kvalificerede medarbejdere med betydelig praktisk erfaring på alle de almene kerneområder. Størrelsen alene gør det ikke, da der både skal være volumen og faglig indsigt for at etablere en administration, der kan konkurrere med de eksisterende.

Det er vigtigt, at den nye administrationsorganisation fra starten fungerer som én samlet organisation.

Endelig er det også afgørende, at den nyetablerede administrationsorganisation har et robust økonomisk udgangspunkt.

Fordele:

• De stiftende medlemmer kan påbegynde et samarbejde som ligeværdige parter og begge (alle) være med til at forme den nye administrationsorganisation
• Boligorganisationen kan frit vælge, hvem man vil samarbejde med uden udbud
• Boligorganisationen indgår i et administrationsfællesskab, og den har mulighed for at forlade fællesskabet

Ulemper:

• Der skal opbygges en ny organisation med egne vedtægter, repræsentantskab, bestyrelse m.v.
• En del ressourceforbrug (både penge, medarbejdertimer og timer for beboervalgte) til organisatorisk/politisk arbejde (et repræsentantskab + en bestyrelse for administrationsorganisationen og tilsvarende for hver af de deltagende boligorganisationer)
•  Alle medlemmer af den nye administrationsorganisation – også de stiftende medlemmer – kan til enhver tid udtræde med 12 måneders varsel, og det giver en vis sårbarhed
• Der skal lægges moms på administrationsudgiften

En fuldstændig sammenlægning af 2 eller flere boligorganisationer er den mest rationelle form for sammenlægning.

Her resumeres kun kort de vigtigste argumenter ved overvejelser om fusion:

Fordele:

• Stor mulighed for at opnå administrative stordriftsfordele
• Der vil kun være én bestyrelse og ét repræsentantskab – dvs. en enkel beboerdemokratisk struktur
• Større fælles kapitalgrundlag (arbejdskapital og dispositionsfonde for de deltagende sammenlægges), og dermed større fælles økonomisk sikkerhed og råderum
• Beboere får oprykningsret til flere boligafdelinger
• Mere udfordrende bestyrelsesarbejde - giver et bedre udgangspunkt for rekruttering af bestyrelsesmedlemmer
• Bredere rekrutteringsgrundlag til boligorganisationens demokrati
• Der skal ikke betales moms af administrationsudgiften 

 
Ulemper:

• Højst den ene af de fusionerende boligorganisationer kan bevare sit navn - medmindre der opnås enighed om et nyt fælles navn
• Der er ingen fortrydelsesret. Fusionerede boligorganisationer kan ikke adskilles igen
• Nogle bestyrelsesmedlemmer kan blive overflødige

Der skal pålignes moms, når administrationen udføres af andre end boligorganisationen selv. Kun boligorganisationer med egen administration friholdes for moms af administrationen.

Selv om administrationsudgiften pålægges 25 % moms, vil udgiften for beboerne ikke stige lige så meget ved skifte til ekstern administration. En boligorganisation med egen administration betaler nemlig en lønsumsafgift på ca. 5 %, som ikke skal betales af momspligtige organisationer. Desuden vil administrationsorganisationen kunne fratrække den moms, som de selv betaler ved indkøb til administrationen. BL skønner, at merudgiften i momspligtig administration alt andet lige vil være ca. 16-18 %.

Det hører dog med til billedet, at forskellen mellem en dygtig og effektiv administration og en mindre rationel administration kan vise sig at være mere værdifuld end merudgiften til moms. BL opfordrer derfor til, at der anlægges helhedsbetragtninger, og at det ikke kun er fx spørgsmålet om moms eller ej, der afgør det fremtidige valg af administrationsform.

Medarbejdere i den eksisterende administration vil som udgangspunkt være beskyttet af lov om virksomhedsoverdragelse ved valg af ny administrationsform. Loven sikrer, at medarbejderne følger med opgaven. Medarbejderne er sikret fortsat beskæftigelse på hidtidige vilkår, foreløbig til udløbet af en igangværende overenskomstperiode. Arbejdsgiveren har dog retten til at lede og fordele arbejdet, så en ny "arbejdsgiver" har mulighed for at omorganisere opgavernes løsning og anvende medarbejderne anderledes end hidtil.

Ved beslutning om ændret administrationsform skal konsekvenserne for medarbejderne naturligvis være afklaret på forhånd og indgå i det samlede beslutningsgrundlag. BL anbefaler, at der i god tid inden den endelige beslutning rettes kontakt til Dansk Erhverv, som kan rådgive på området. Læs eventuelt mere på om virksomhedsoverdragelse på Dansk Erhvervs hjemmeside.

• Har de en indretning, der svarer til efterspørgslen?
• Er der tilstrækkelig god tilgængelighed for ældre og handicappede?
• Svarer boligstrukturen til fremtidens behov?
• Er der bygningsmæssige problemer, som skal analyseres?
• Er der behov for energibegrænsende initiativer?

• Er der behov for mere offensive kriterier for udlejning, fx aftale om fleksibel udlejning?
• Er der behov for at markedsføre boligerne mere offensivt?
• Er beboerne begejstrede for deres boliger, eller kan boligorganisationen medvirke til at øge tilfredsheden?
• Gennemføres der beboertilfredshedsanalyser?
• Er alt bestyrelsesmateriale tilgængeligt på internettet?

• Skal boligorganisationen være mere synlig på internettet?
• Skal der være flere selvbetjeningsløsninger for beboere og boligsøgende?
• Er der behov for anden form for beboerinformation?
• Er der behov for at markere boligorganisationen i lokalområdet?

• Er lovgivningens krav om effektivitet, produktivitet og sparsommelighed opfyldt?
• Skal der videreudvikles forretningsgange, målsætninger, nøgletal, benchmarking m.v.?
•  Er der taget initiativer til at sikre en effektiv organisering og ledelse af drift og administration?