3376 2020

Afdelingsmødet er beboerdemokratiets krumtap. Her træffes alle vigtige beslutninger for afdelingen og dens beboere. Det er her, beboernes meninger skal høres. De beslutninger, der træffes på afdelingsmødet, skal både afdelingsbestyrelse, administration og organisationsbestyrelse rette sig efter.

Der skelnes imellem ordinære og ekstraordinære afdelingsmøder. 

Det er afdelingsbestyrelsens opgave at indkalde og afvikle de ordinære afdelingsmøder. Indkaldelsen til ordinære afdelingsmøder skal ske med mindst 4 ugers varsel ved brev til samtlige husstande i afdelingen. Afdelingen skal afholde mindst et årligt afdelingsmøde (et budgetmøde), hvilket skal ske inden 3 måneder før næste regnskabsårs begyndelse.

Det er her, at arbejder og aktiviteter og heraf eventuelle huslejestigninger for det kommende år bliver præsenteret for lejerne i afdelingen. Hvis afdelingen har besluttet at afholde to ordinære afdelingsmøder (både budgetmødet og et regnskabsmøde), skal fremlæggelsen af årsberetning ske på det møde, hvor regnskabet bliver fremlagt.

Ekstraordinært afdelingsmøde skal indkaldes med mindst to ugers varsel. Reglerne for hvornår der kan indkaldes til et ekstraordinært afdelingsmøde er: 

• Når afdelingsmødet beslutter det
• Når afdelingsbestyrelsen finder anledning til det 
• Når organisationsbestyrelsen anmoder om det
• Når 25 procent af lejerne i afdelingen fremsætter krav herom. Procenten kan i vedtægterne sættes lavere, men ikke højere. 

Har afdelingsbestyrelsen ikke inden to uger efterkommet en anmodning om indkaldelse til ekstraordinært afdelingsmøde, påhviler indkaldelse organisationsbestyrelsen.

Når beboerne kender deres rettigheder, pligter og muligheder, vil de formentlig interessere sig mere for det daglige liv i boligafdelingen og have en interesse i at møde frem – både til de besluttende møder og til de fælles arrangementer. Oplysning, indflydelse og dialog er nøgleordene, hvis det skal lykkes at fremme beboerdemokratiet i boligafdelingerne. Beslutningerne skal træffes så tæt som muligt på dem, som de angår. Det kan i forbindelse med visse vidtrækkende beslutninger være en god idé at afholde en urafstemning.

Afholdes der urafstemning, har hver husstand to stemmer – uanset husstandens størrelse (gælder også for ungdomsboliger, ældreboliger og enkeltværelser). Det er afdelingsmødet, der træffer beslutning, om en sag skal sendes til urafstemning. Men afdelingsbestyrelsen kan også sende visse sager til urafstemning – nemlig sager, hvor afdelingsbestyrelsen er tillagt beslutningskompetence.

Men bemærk, at der er to tilfælde, hvor et mindretal på maksimalt 25 procent af afdelingsmødets stemmeberettigede deltagere kan beslutte urafstemning – nemlig ved godkendelse af driftsbudgettet og ved beslutninger om udførelse af arbejder og aktiviteter, der medfører en huslejestigning på 15 procent eller derover.

Generelt skal man dog være varsom med at afholde for mange urafstemninger, da det jo er på afdelingsmødet, de fælles beslutninger skal træffes.

Afdelingsbestyrelsen skal bestå af et ulige antal medlemmer – og mindst tre.

Antallet af medlemmer i afdelingsbestyrelsen skal tilpasses mængden af de opgaver, man har.

Hvis der afholdes to årlige afdelingsmøder – et budgetmøde og et regnskabsmøde – beslutter afdelingsmødet, på hvilket af de to møder der skal foretages valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter.

Et afdelingsmøde kan beslutte, at en siddende afdelingsbestyrelse eller et eller flere afdelingsbestyrelsesmedlemmer afsættes før udløbet af funktionsperioden. Dog kan en afdelingsbestyrelse ikke afsætte sine egne medlemmer.

Afdelingsbestyrelsens formand vælges normalt særskilt på afdelingsmødet, men det er op til afdelingsmødet at beslutte, om formanden vælges af afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen skal vælge en formand af sin midte. Afdelingsbestyrelsen konstituerer sig med næstformand, kasserer og sekretær efter egne ønsker og behov. Alle boliglejere i afdelingen og deres myndige husstandsmedlemmer er valgbare til afdelingsbestyrelsen. Det kan ikke kræves, at man står på lejekontrakten, og alle valgbare er selvfølgelig også stemmeberettigede til afdelingsmødet.

Afdelingsmødet kan beslutte, om der er nogle opgaver, som med fordel kan uddelegeres til mindre grupper af beboere. Det kan eksempelvis være forhold som rengøring af opgange, indgangspartier og udearealer samt brugen af fælles faciliteter, som f.eks. beboerhus, selskabslokaler, beboervaskeri eller lignende. Man kan også nedsætte kompetente grupper til at behandle forhold om indførelse af bolignet i afdelingen eller nedsætte et legepladsudvalg, en husordengruppe eller lignende. 

Man kan også gå videre og bruge mulighederne for uddelegering som et redskab til at få de beboere i tale, som ellers ikke bruger deres muligheder for indflydelse. Beboerne er ikke en ensartet gruppe. De er gamle, unge, forældre til børn og unge, flygtninge, indvandrere, misbrugere, arbejdsløse, handicappede, lønmodtagere, selvstændige osv. Derfor kan der være mange forskellige udgangspunkter for at deltage i beboerdemokratiet.

Hvis beboerne skal føle, at beboerdemokratiet er relevant og interessant for dem som beboere, skal demokratiet i langt større grad appellere til dem direkte, ved at mulighederne for indflydelse er synliggjort og tilpasset de enkelte og forskelligartede beboergrupper. Hvis alle beboere var ens, ville der jo heller ikke være nogen grund til at have beboerdemokrati. 

Afdelingsmødet godkender afdelingens driftsbudget og afgør ligeledes, om årsregnskab skal forelægges afdelingsmødet til godkendelse.
Det er således beboerne, der på afdelingsmødet beslutter sig for næste års økonomi, og hvilken husleje der skal betales af lejerne i afdelingen.

Beboerne kan på et afdelingsmøde endvidere beslutte sig til, at de også vil have forelagt afdelingens regnskab til godkendelse. I mange afdelinger vil man således se, at beboerne både godkender driftsbudget for det kommende år og årsregnskab for det forløbne år. I så tilfælde skal der afholdes to afdelingsmøder om året. Dels det ordinære, obligatoriske afdelingsmøde (budgetmødet), der afholdes inden tre måneder før næste regnskabsårs begyndelse, dvs. inden udløbet af september (hvis regn­skabsåret følger kalenderåret). Dels yderligere et ordinært afdelingsmøde, hvor regnskabet forelægges og godkendes (regnskabsmødet). Dette møde afholdes inden fem måneder efter regnskabsårets udløb, dvs. senest i løbet af maj.

Ønsker beboerne ikke at behandle regnskabet, afholder man blot det ordinære, obligatoriske afdelingsmøde (budgetmødet), hvor budgettet skal forelægges og godkendes, men hvor regnskabet blot skal fremlægges til orientering. Budget og regnskab, eventuelt en skriftlig be­retning, samt den endelige dagsorden, skal udsen­des til beboerne mindst en uge forud for afholdelse af afdelingsmødet.

Afdelingsbestyrelsen kan vælge, at budget og regnskab udsendes til beboerne i en mere overskuelig og let læselig form, opdelt i få vigtige hovedposter. I så tilfælde kan beboere, der ønsker en mere fyldestgørende information, bede om at få adgang til hele budgettet eller hele regnskabet. 

Afdelingsmødet kan træffe beslutning om iværksættelse af forebyggende arbejder rettet imod boligområdet og de enkelte beboere med henblik på at styrke det sociale liv og arbejde.

Bestemmelsen er naturligvis mest aktuel i afdelinger, som har sociale problemer, f.eks. som følge af en ensidig beboersammensætning eller mange beboere med sociale og/eller psykiske problemer. Der kan med baggrund i denne bestemmelse være tale om at ansætte f.eks. en eller flere miljømedarbejdere, beboerrådgivere eller lignende eller iværksætte forskellige andre udgiftskrævende tiltag til styrkelse af det sociale liv. Beslutninger herom kræver samtidig, at afdelingsmødet tiltræder den nødvendige huslejeforhøjelse, der skal finansiere de ønskede tiltag.

Boligafdelingens husordensregler er udtryk for de normer for samvær, som afdelingens beboere har besluttet på et afdelingsmøde. Ifølge lejekontrakten skal en lejer overholde afdelingens husorden, samt andre rimelige påbud til sikring af god orden. Lejeren skal sørge for, at disse regler også overholdes af øvrige medlemmer af husstanden samt eventuelle gæster. Der er stor forskel på, hvad der tillades i de forskellige boligafdelinger – fx. husdyr, tørre tøj på altanerne, cykle på gangstrøg osv., samt hvilke krav der stilles til udearealernes brug og udseende. 

Hvis husordenen er formuleret i et imødekommende sprog og indeholder så få forbud som muligt, sender det et godt signal fra afdelingen til både nuværende og kommende beboere.

Afdelingsmødet træffer beslutning om, hvilken vedligeholdelsesordning der er gældende i afdelingen.

Der skelnes imellem to vedligeholdelsesordninger: A-ordningen og B-ordningen. Efter A-ordningen har lejeren forpligtelsen til at vedligeholde boligen i boperioden med nødvendig hvidtning, maling, tapetsering og gulvbehandling. Derudover har lejeren pligt til ved fraflytning at betale for en normalistandsættelse af boligen. Afdelingen overtager gradvist udgiften til istandsættelsen over en periode på maksimalt ti år.

I afdelinger med B-ordning er det afdelingen, som har forpligtelsen til vedligeholdelse af boligen. Men det fungerer på den måde, at der hver måned indsættes et beløb på en vedligeholdelseskonto for boligen, som lejeren kan benytte til at lade vedligeholdelse udføre. Lejligheden skal ikke normalistandsættes ved fraflytning. Misligholdelse af boligen skal altid betales af den fraflyttende lejer. Dog kan det aldrig kræves, at boligen afleveres i bedre stand end den, hvori den blev overtaget. Afdelingsmødet kan nærmere definere boligernes standard ved indflytning, og reglerne skal indføjes i afdelingens vedligeholdelsesreglement.

I vedligeholdelsesreglementet kan afdelingsmødet ligeledes fastsætte bestemmelser om, at lejerne ikke kun vedligeholder boligerne indvendigt, men også har pligt til at vedligeholde og renholde visse nærmere angivne adgangs- og opholdsarealer, udvendigt træværk o.l., tæt op ad boligen. Der kan f.eks. være tale om snerydning, vedligeholdelse af haver, maling af hegn i skel, skure og garager osv.

Afdelingen kan også tage emner op som samarbejde, sammenlægning/fusion med en eller flere andre afdelinger. En sådan beslutning skal foruden at blive godkendt på afdelingsmøderne i begge afdelinger også godkendes af begge boligorganisationers repræsentantskaber.