3376 2020

Arbejdet i afdelingsbestyrelsen er ulønnet. Det fremgår både af almenboligloven og af normalvedtægten.

Når arbejdet er ulønnet, må man ikke få vederlag, og man må heller ikke modtage lønlignende goder og fordele. Det kunne være fx være fri telefon, gratis tv-pakke, gratis leje af afdelingens fælleslokaler eller skattefri godtgørelser, som overstiger de reelle udgifter.

I normalvedtægten står desuden, at afdelingen ”afholder rimelige udgifter i forbindelse med afdelingsbestyrelsens arbejde”. Heri ligger naturligvis, at afdelingsbestyrelsen kun kan afholde udgifter til aktiviteter, der udføres for afdelingen. Deltagelse i kurser og møder, som er uden relevans for afdelingsbestyrelsens arbejde, samt indkøb til privat forbrug er eksempler på udgifter, der ikke må afholdes af afdelingen, men skal betales af den enkelte.

Organisationsbestyrelsen er ansvarlig for reglernes overholdelse. Organisationsbestyrelsen skal sikre, at der ikke sker skjult eller direkte aflønning af afdelingsbestyrelsernes medlemmer, og at afdelingerne ikke afholder ulovlige og irrelevante udgifter til afdelingsbestyrelsernes arbejde. Det forudsætter, at organisationsbestyrelsen via administrationen og eventuelt revisor sikrer løbende opmærksomhed og en betryggende kontrol på området, samt at organisationsbestyrelsen holdes orienteret om eventuelle særlige eller generelle udfordringer. Endelig skal organisationsbestyrelsen sikre, at der reageres, hvis beboere eller andre påstår eller mistænker, at reglerne overtrædes.

Reglerne i praksis

Afdelingernes afholdelse af afdelingsbestyrelsernes rimelige udgifter forudsætter, at der er afsat de nødvendige midler i boligafdelingens budget.

I sidste ende skal organisationsbestyrelsen vurdere, hvad der er ”rimelige udgifter”. Organisationsbestyrelsen må her balancere kravet om en generel sparsommelighed overfor pligten til at støtte et velfungerende beboerdemokrati – udgiftsniveauet kan både være urimeligt højt og urimeligt lavt. Niveauet må vurderes ift. afdelingernes størrelse og økonomi, men i høj grad også ift. afdelingsbestyrelsernes aktivitets- og ambitionsniveau. Organisationsbestyrelsen bør derfor sikre, at udgiftsniveauet drøftes og vurderes sammen med afdelingsbestyrelsen hvert år i forbindelse med budgetlægningen. Konkret er det i første omgang op til afdelingsmødet at godkende afdelingsbestyrelsens forslag til den økonomiske ramme, mens organisationsbestyrelsen i sidste ende har mulighed for at forkaste budgettet, hvis den afsatte økonomi vurderes at være urimelig høj (eller lav).

For at sikre lovlighed og rimelighed og for at understøtte dialogen og samarbejdet med afdelingsbestyrelserne bør organisationsbestyrelsen fastsætte nogle retningslinjer på området. Retningslinjerne bør gælde for samtlige afdelinger, så der sikres en vis ensartethed, men de bør dog have en vis rummelighed og fleksibilitet, der favner afdelingernes forskellighed.

Boligorganisationens retningslinjer skal afspejle følgende regler og kan indeholde praktiske anvisninger på, hvordan afdelingsbestyrelsen afholder og dokumenterer sine udgifter.

Afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb

Mange boligorganisationer vælger at udbetale et rådighedsbeløb til dækning af småudgifter i afdelingsbestyrelsen. Muligheden er beskrevet i driftsvejledningen, hvor det fremgår, at beskedne rådighedsbeløb til afdelingsbestyrelsen kan udbetales uden revisionsmæssig budgetkontrol fra boligorganisationens side. I så fald må afdelingsbestyrelsen selv lave et regnskab over rådighedsbeløbet og forelægge det for afdelingsmødet, som vil være berettiget til at vælge kritiske revisorer til gennemgang af regnskabet.

Det mest udbredte er dog, at afdelingsbestyrelsen indsender afregning med attesterede bilag for forbruget af rådighedsbeløbet, og at det dermed er underlagt sædvanlig revision. Afdelingsbestyrelsen må dog også i disse tilfælde være parat til at redegøre for rådighedsbeløbets anvendelse overfor afdelingsmødet.

Rådighedsbeløbet må fastsættes og budgetteres ud fra erfaringer og rimelighedsbetragtninger. Ofte ses, at beløbet udbetales i rater, og at udbetaling af en ny rate ikke kan finde sted, før der foreligger afregning for tidligere udbetalinger.

Afdelingsbestyrelsen bør have en særskilt bankkonto til rådighedsbeløbet, som er tilknyttet boligorganisationens CVR-nummer. Udbetaling til privat konto kan påvirke bestyrelsesmedlemmets skatteforhold og ret til at modtage ydelser fra det offentlige. Herudover kan det give problemer ved fx et bestyrelsesmedlems udtræden, fraflytning eller død.

Rådighedsbeløbet anvendes til nødvendige småudgifter til fx møder, kontorhold, gaver, parkering og offentlig transport. Større udgifter til arrangementer og aktiviteter bør ikke afholdes via rådighedsbeløbet. Hvis boligorganisationen udbetaler større beløb til afdelingsbestyrelsen i sådanne tilfælde, må der fastsættes og håndhæves en kort frist for afregning af beløbet.

Skattefri godtgørelser for kontorhold og telefoni/internet

I stedet for rådighedsbeløb – hvor udgifter godtgøres efter regning – kan boligorganisationen beslutte at udbetale skattefri godtgørelse til dækning af afdelingsbestyrelsesmedlemmernes administrative småudgifter til fx kontorartikler, porto og møder. Muligheden er beskrevet i ligningslovens § 7m og nærmere beskrevet i ”Bekendtgørelse om udbetaling af skattefri godtgørelse til ulønnede bestyrelsesmedlemmer… ”

Efter samme regler kan der udbetales skattefri godtgørelse for den enkeltes udgifter til telefoni og internet i forbindelse med arbejdet i afdelingsbestyrelsen.

Godtgørelsen til den enkelte må (i 2023) maksimalt udgøre:

• 1.500 kr. årligt for kontorhold
• 2.450 kr. årligt for telefoni/internet

Hvis bare én af de angivne satser overskrides, bliver alle godtgørelser, der er udbetalt til den pågældende, skattepligtige. Herudover er skattefriheden i ligningsloven betinget af, at godtgørelsen udbetales til dækning af udgifter, som modtageren afholder på afdelingsbestyrelsens vegne.

Godtgørelser kan ydes til alle eller nogle af afdelingsbestyrelsens medlemmer og ikke nødvendigvis med samme beløb til alle, så længe ingen modtager godtgørelser ud over maksimumsatserne.

Der er som udgangspunkt ikke krav om dokumentation for de afholdte udgifter for at modtage skattefri godtgørelser, men hvis godtgørelserne gives på et niveau, der åbenlyst overstiger den enkeltes faktiske udgifter, vil der være tale om en skjult og ulovlig aflønning.

Organisationsbestyrelsen må nøje overveje niveauet og betingelserne for skattefri godtgørelser, hvis ikke godtgørelserne helt fravælges.

Indførelse eller afskaffelse af skattefri godtgørelser må gennemføres ved årsskiftet, da det enkelte afdelingsbestyrelsesmedlem ikke i samme indkomstår må få dækket samme udgiftstype både efter regning og som skattefri godtgørelse.

Modtagelse af skattefri godtgørelser påvirker ikke den enkeltes ret til offentlige ydelser mv.

Eventuelle godtgørelser udbetales af administrationen og dækkes af afdelingen. Udbetaling må ikke ske fra eventuelt rådighedsbeløb.

Godtgørelser og diæter for rejser og overnatning

Hvis arbejdet i afdelingsbestyrelsen kræver overnatning udenfor hjemmet, vil udgifterne til overnatning og fortæring mv. normalt blive dækket efter regning. Boligorganisationen bør dog fastsætte nærmere retningslinjer for, hvornår og på hvilket niveau udgifter til overnatning og fortæring bliver dækket.

I stedet for at dække udgifterne efter regning kan boligorganisationen beslutte at yde skattefri godtgørelser til dækning af udgifter til logi, kost og småfornødenheder. Reglerne og satserne fremgår af ligningslovens § 9a, men BL er ikke bekendt med, at reglerne anvendes i den almene sektor.

Hvis et afdelingsbestyrelsesmedlem deltager i et møde/arrangement uden overnatning, men af mindst 5 timers varighed, kan boligorganisationen beslutte, at der ydes en skattefri diæt på indtil 80 kr. pr. dag (2023-niveau) til dækning af ”merudgifter til fortæring”, medmindre udgifterne dækkes efter regning.

Eventuelle godtgørelser og diæter udbetales af administrationen og dækkes af afdelingen. Udbetaling må ikke ske fra rådighedsbeløbet.

Kørselsgodtgørelse

Boligorganisationen kan beslutte at yde kørselsgodtgørelse efter ”statens takster” for afdelingsbestyrelsesmedlemmers nødvendige kørsel i egen bil mv. i forbindelse med bestyrelsesarbejdet. Godtgørelse for kørsel i bil ydes med op til 3,73 kr. pr. kilometer i 2023 (for de første 20.000 km), men satsen reguleres hvert år.

Tilbuddet om kørselsgodtgørelse, bør efter BL’s opfattelse altid følges af en opfordring til at begrænse kørslen til det nødvendige og altid at vælge den billigst mulige hensigtsmæssige transportform – herunder samkørsel. Herudover bør der fastsættes nærmere retningslinjer for, hvornår kørsel anses for ”nødvendig”.

Kørselsgodtgørelse udbetales af administration imod behørig dokumentation og dækkes af afdelingen. Godtgørelse må ikke ske fra rådighedsbeløbet.

Tabt arbejdsfortjeneste

Afdelingsbestyrelsesmedlemmer kan jf. driftsvejledningen ydes hel eller delvis erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste som følge af deltagelse i relevante kurser, konferencer m.v. indenfor normal arbejdstid. Det er op til organisationsbestyrelsen at beslutte om – og i hvilket omfang – der kan ydes erstatning.

Der kan ikke ydes erstatning for deltagelse i aktiviteter, der hører ind under afdelingsbestyrelsens almindelige aktiviteter og opgaver, fx afdelingsbestyrelsens normale møder, markvandringer m.v. Disse møder fastsættes af afdelingsbestyrelsen selv og forudsættes afholdt udenfor normal arbejdstid.

Det er en forudsætning for at kunne opnå erstatning, at afdelingsbestyrelsesmedlemmet kan dokumentere et løntab. Erstatning for tabt arbejdsfortjeneste er en skattepligtig indtægt for modtageren. Eventuel udbetaling sker fra administrationen og dækkes af afdelingen. Erstatning må ikke ydes af rådighedsbeløbet.

Mobiltelefon og it-udstyr

Boligorganisationen kan beslutte at der i nærmere bestemt omfang stilles mobiltelefoner og/eller it-udstyr til rådighed for arbejdet i afdelingsbestyrelserne. Det er dog BL’s vurdering, at det kun er relevant i helt særlige tilfælde og i begrænset omfang.

Mobiltelefoner og it-udstyr kan stilles skattefrit til rådighed for afdelingsbestyrelserne, hvis det giver en reel adgang til at varetage dele af bestyrelsesarbejdet. Udstyret må ikke anvendes privat, da det i så fald får karakter af aflønning.

Et afdelingsbestyrelsesmedlem, der har telefon stillet til rådighed, kan ikke samtidig modtage skattefri godtgørelse for telefoni og internet.

Udleveret udstyr tilhører boligafdelingen og skal tilbageleveres ved udtræden af bestyrelsen.

Gaver

Boligorganisationen bør fastsætte nærmere retningslinjer for afdelingsbestyrelsernes adgang til at give gaver. Dels skal der sikres økonomisk mådehold, og dels skal der sikres retningslinjer for, hvem der må modtage gaver hvornår, så der ikke opstår mistanke om urimelige hensyn og begunstigelser.

De skattemæssige regler på området er komplicerede, men som udgangspunkt er den skattefri grænse for modtagelse af tingsgaver 1.300 kr. pr. år, og gaver fra afdelingsbestyrelserne bør aldrig komme i nærheden af dette niveau. En regel, der til gengæld kan kræve opmærksomhed er, at følgende gavetyper som udgangspunkt altid er skattepligtige for modtageren:

• Kontanter
• Gavekort, der kan byttes til kontanter (herunder alle digitale gavekort)
• Gavekort, der har en bred anvendelsesmulighed (fx gavekort til stormagasiner)

Det bør fremgå af retningslinjerne, at man som medlem af afdelingsbestyrelsen ikke må modtage gaver eller fordele fra leverandører og samarbejdspartnere.

Medlem af organisationsbestyrelsen

Et afdelingsbestyrelsesmedlems ret til at få godtgjort udgifter mv. påvirkes ikke i sig selv af, at vedkommende måske samtidigt modtager vederlag som medlem af organisationsbestyrelsen. Forholdet kræver dog særlig opmærksomhed og åbenhed, så ikke der opstår tvivl om fx den enkeltes motiver for at være valgt til begge tillidsposter eller opstår mistanke om overkompensationer mv.

• Mange afdelingsbestyrelser yder et stort og uvurderligt arbejde for deres afdeling og beboere, og det kan virke urimeligt, at man ikke må honorere medlemmerne for deres indsats
• Behovet for en velfungerende afdelingsbestyrelse er ofte mest markant i afdelinger med anstrengt økonomi og/eller et konfliktfyldt beboerdemokrati, men netop i disse afdelinger er budgettet for afdelingsbestyrelsens udgifter ofte barberet ned til næsten ingenting
• Der kan være stor forskel på, hvad man opfatter som rigtig og rimeligt i en given situation
• Manglende åbenhed om afdelingsbestyrelsens udgifter kan føre til:
  • mistillid, mistænkeliggørelse og misundelse i og udenfor boligafdelingen
  • give mulige kandidater til afdelingsbestyrelsen forkerte forventninger og måske påvirke, om de bedst egnede stiller op som kandidat
  • en særlig mistænkeliggørelse af de personer, der også sidder i organisationsbestyrelsen.

• Overvej andre måder at anerkende afdelingsbestyrelsernes indsats på, når aflønning ikke er en mulighed. Synlighed overfor afdelingsbestyrelserne, fællesarrangementer samt understøttelse af de enkelte medlemmers deltagelse i relevant kompetenceudvikling, møder, konferencer og netværk er alle eksempler på gode (og lovlige) værktøjer
• Nye retningslinjer for afdelingsbestyrelsernes udgifter kan blive mødt med vrede, forundring og kritik. I kommunikationen er det vigtigt at fastholde de overordnede formål:
  • At sikre økonomisk ansvarlighed og overholdelsen af gældende regler
  • At sikre gode og klare økonomiske rammer for afdelingsbestyrelsernes arbejde
  • At modvirke usikkerhed og intern uenighed i afdelingsbestyrelserne om ret og rimelighed på området
  • At beskytte afdelingsbestyrelserne og deres medlemmer mod mistænkeliggørelse og misundelse fra beboere og andre
  • At understøtte et godt og effektivt samarbejde mellem afdelingsbestyrelserne og administrationen.

Nedenstående eksempler er hentet fra boligorganisationernes hverdag, men naturligvis anonymiseret. Eksemplerne kommenteres ikke, men er alene tænkt som input til organisationsbestyrelsens drøftelser.

• En boligorganisation har fastsat et årligt maksimum for afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb svarende til 3.000 kr. pr. medlem, som udbetales i kvartalsvise rater, når tidligere udbetalinger er afregnet
• En boligorganisation har besluttet, at der kan ydes skattefri godtgørelse for telefoni/internet med maksimalt 75 kr. månedligt pr. medlem af afdelingsbestyrelsen, og at der ikke ydes skattefri godtgørelse for kontorhold
• En boligorganisation har besluttet, at der i større afdelinger eller ved særlige behov kan stilles en mobiltelefon inkl. abonnement til rådighed for ét medlem af afdelingsbestyrelsen. Mobiltelefonen må ikke anvendes privat
• En boligorganisation har fastsat en fælles gavepolitik for alle afdelingsbestyrelser med angivelse af, hvem afdelingsbestyrelsen kan give gaver ved hvilke anledninger og indenfor hvilken beløbsramme. Gavepolitikken er tilgængelig for alle beboere via hjemmesiden
• En boligorganisation har besluttet, at der ikke stilles tablets, computere, betalt mobilabonnement og/eller internetforbindelse til rådighed for afdelingsbestyrelsernes medlemmer