Om afdelingsbestyrelsens opgaver

Hvis der opstår uenighed om budgettet imellem afdelingsmødet og administration skal uenigheden indbringes for kommunalbestyrelsen, som træffer den endelige afgørelse.

En gang om året skal der for hver enkelt boligafdeling udarbejdes et driftsbudget, hvor administrationen og afdelingsbestyrelsen i fællesskab forsøger at forudse, hvor mange penge der skal bruges i det kommende år på de mange poster, som indgår i driften af en almen boligafdeling.
Det starter normalt med, at ejendomsinspektøren og den ledende ejendomsfunktionær sammen med afdelingsbestyrelsen foretager den årlige markvandring, hvor man gennemgår bygningernes og udearealernes vedligeholdelsestilstand.

På baggrund af markvandringen udarbejdes en vedligeholdelsesplan, som indarbejdes i budgettet. Det er afdelingsbestyrelsen og i sidste ende afdelingsmødet, der beslutter rækkefølgen af vedligeholdelses- og fornyelsesarbejderne i afdelingen – ikke administrationen eller organisationsbestyrelsen. Resultatet ajourføres i afdelingens 10-års plan for planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse.

Administrationen ajourfører de udgifter, som beboerne ikke har indflydelse på, bl.a. kapitaludgifter, ejendomsskatter, pligtmæssige bidrag osv. Herefter gennemgås budgetudkastet med afdelingsbestyrelsen, som kan fremføre andre aktiviteter, som ønskes indarbejdet i budgettet (trappevask, beboeraktiviteter, indretning af fælleslokaler og legepladser, affaldshåndtering osv.).

Det endelige budgetforslag færdiggøres, og afdelingsbestyrelsen godkender det med de ønskede rettelser og forelægger det for afdelingsmødet til beboernes godkendelse. Budgettet vedtages med simpelt flertal, men 25 procent af de fremmødte stemmeberettigede deltagere kan kræve budgettet sendt til urafstemning. De 25 procent kan godt i vedtægterne sættes lavere (til f.eks. 20 procent), men ikke højere. Det er en mindretalsbeskyttelse, som viser, hvor stor indflydelse beboerne har på budgettet og anvendelsen af midlerne i afdelingen. 

Driftsbudgettet forelægges boligorganisationens bestyrelse, som skal godkende det endeligt. På baggrund af driftsbudgettet varsler administrationen beboerne om eventuelle huslejestigninger med min. tre måneders varsel.

Beboernes godkendelse af budgettet for det kommende år betyder, at de har en enestående mulighed for at præge udviklingen i afdelingen og bestemme, hvad afdelingens midler skal bruges til og i hvilken rækkefølge. Men afdelingsbestyrelsens engagement vil ofte være det afgørende element for beboernes indflydelse. Uden en aktiv afdelingsbestyrelse, der er inde i sagerne, som sætter sig i beboernes sted, og som lytter til beboernes ønsker, er der reelt ingen eller kun meget ringe indflydelse.

I kraft af at afdelingsbestyrelsen deltager i den årlige markvandring, får den god indsigt i bygningsvedligeholdelsen – både de større arbejder, der vedrører den almindelige vedligeholdelse, arbejder der vedrører den planlagte bygningsvedligeholdelse, men også arbejder, der har karakter af moderniseringsarbejder og hæver bebyggelsens standard som f.eks. glasinddækning af altaner, nye køkkener, bredbånd og lokalt samarbejde. Det er derfor afdelingsbestyrelsen, der i samarbejde med administrationen foreslår afdelingsmødet, hvilke arbejder der bør iværksættes.

I forbindelse med nybyggeri eller større renoveringssager skal afdelingsbestyrelsen inviteres til at deltage i 1- og 5-års eftersyn af boligerne, der gennemgås for svigt. 

Afdelingsbestyrelsen skal ligeledes orienteres om den rapport, der udfærdiges på baggrund af eftersynene. Heraf fremgår evt. ting, der kan have særlig indflydelse på afdelingens drift og vedligeholdelse.

Afdelingsbestyrelsen skal påse, at der er god orden i afdelingen. Det vil sige, at afdelingsbestyrelsen har pligt til at sørge for, at afdelingen fremtræder i den orden og pasningstilstand, som afdelingsmødet har vedtaget. Eventuelle klager over ejendomsfunktionærer eller andet personale skal ske direkte til boligorganisationens ledelse (i praksis af en inspektør/driftleder). Klager over husordenovertrædelser skal viderebringes direkte til administrationen.

Denne bestemmelse bør dog ikke forhindre, at afdelingsbestyrelsen og ejendomsfunktionærer i fællesskab løser småproblemer i det daglige. Her er det en god idé at have ejendomsfunktionæren med til nogle af afdelingsbestyrelsens møder, hvor man som nogle af de første punkter kan drøfte, hvad der måtte være af fælles interesse vedrørende den daglige drift af boligafdelingen.

Formelt indkaldes og afvikles afdelingsmødet af afdelingsbestyrelsen. I mange boligorganisationer er det dog normalt, at administrationen hjælper med udarbejdelse og kopiering af indkaldelse og efterfølgende omdeling til beboerne.

Afdelingsbestyrelsens medlemmer bør nøje sætte sig ind i de formelle regler for afdelingsmødet, så der ikke under mødet opstår situationer, hvor kravene til dagsordenen eller andre formkrav for mødet ikke er opfyldt. 
Mødeledelse og mødeteknik er i sig selv et stort emne, der er beskrevet i flere vejledende håndbøger. Her skal kun gives et par enkelte og meget simple råd til afdelingsbestyrelsen: Søg kontakt med den, som I vil foreslå som mødets dirigent, i god tid før afdelingsmødet. Sørg for, at han/hun er godt inde i reglerne og boligorganisationens vedtægter og i mødets enkelte dagsordenspunkter. Det er vigtigt, at der vælges en person, som formår at skabe respekt om mødet. Dirigenten er garanten for en retfærdig og demokratisk afvikling af mødet.

Afdelingsbestyrelsen bør fastsætte nærmere bestemmelser for udøvelsen af sit hverv i en forretningsorden. 

En forretningsorden er ikke stationær, men kan og bør løbende revideres, når der kommer nye medlemmer i bestyrelsen.
 

Forretningsordenen kan indeholde bestemmelser om:

• Indkaldelse af suppleanter (skal suppleanter først indkaldes, når et afdelingsbestyrelsesmedlem har varigt forfald, eller kan de vikariere?).
• Suppleanters adgang til at deltage i afdelingsbestyrelsens møder.
• Lejere og andres adgang til at overvære afdelingsbestyrelsens møder.
• Referatets offentliggørelse, - tag stilling til hvordan, hvor og hvornår.
• Formandens stilling, f.eks. ved stemmelighed.
• Hvornår afdelingsbestyrelsen er beslutningsdygtig.
• Opgavernes fordeling.

Afdelingsmødet er beboerdemokratiets krumtap. Her træffes alle vigtige beslutninger for afdelingen og dens beboere. Det er her, beboernes meninger skal høres. De beslutninger, der træffes på afdelingsmødet, skal både afdelingsbestyrelse, administration og organisationsbestyrelse rette sig efter.

Der skelnes imellem ordinære og ekstraordinære afdelingsmøder. 

Det er afdelingsbestyrelsens opgave at indkalde og afvikle de ordinære afdelingsmøder. Indkaldelsen til ordinære afdelingsmøder skal ske med mindst 4 ugers varsel ved brev til samtlige husstande i afdelingen. Afdelingen skal afholde mindst et årligt afdelingsmøde (et budgetmøde), hvilket skal ske inden 3 måneder før næste regnskabsårs begyndelse. Det er her at arbejder og aktiviteter og heraf eventuelle huslejestigninger for det kommende år bliver præsenteret for lejerne i afdelingen. Hvis afdelingen har besluttet at afholde to ordinære afdelingsmøder (både budgetmødet og et regnskabsmøde), skal fremlæggelsen af årsberetning ske på det møde, hvor regnskabet bliver fremlagt. 

Ekstraordinært afdelingsmøde skal indkaldes med mindst to ugers varsel. Reglerne for hvornår der kan indkaldes til et ekstraordinært afdelingsmøde er: 

• Når afdelingsmødet beslutter det
• Når afdelingsbestyrelsen finder anledning til det 
• Når organisationsbestyrelsen anmoder om det
• Når 25 procent af lejerne i afdelingen fremsætter krav herom. Procenten kan i vedtægterne sættes lavere, men ikke højere. 
  
  

Har afdelingsbestyrelsen ikke inden to uger efterkommet en anmodning om indkaldelse til ekstraordinært afdelingsmøde, påhviler indkaldelse organisationsbestyrelsen.

Når beboerne kender deres rettigheder, pligter og muligheder, vil de formentlig interessere sig mere for det daglige liv i boligafdelingen og have en interesse i at møde frem – både til de besluttende møder og til de fælles arrangementer. Oplysning, indflydelse og dialog er nøgleordene, hvis det skal lykkes at fremme beboerdemokratiet i boligafdelingerne. Beslutningerne skal træffes så tæt som muligt på dem, som de angår. Det kan i forbindelse med visse vidtrækkende beslutninger være en god idé at afholde en urafstemning.

Afholdes der urafstemning, har hver husstand to stemmer – uanset husstandens størrelse (gælder også for ungdomsboliger, ældreboliger og enkeltværelser). Det er afdelingsmødet, der træffer beslutning, om en sag skal sendes til urafstemning. Men afdelingsbestyrelsen kan også sende visse sager til urafstemning – nemlig sager, hvor afdelingsbestyrelsen er tillagt beslutningskompetence. Men bemærk, at der er to tilfælde, hvor et mindretal på maksimalt 25 procent af afdelingsmødets stemmeberettigede deltagere kan beslutte urafstemning – nemlig ved godkendelse af driftsbudgettet og ved beslutninger om udførelse af arbejder og aktiviteter, der medfører en huslejestigning på 15 procent eller derover.
Generelt skal man dog være varsom med at afholde for mange urafstemninger, da det jo er på afdelingsmødet, de fælles beslutninger skal træffes.

Afdelingsbestyrelsen skal bestå af et ulige antal medlemmer – og mindst tre. 

Antallet af medlemmer i afdelingsbestyrelsen skal tilpasses mængden af de opgaver, man har. 

Hvis der afholdes to årlige afdelingsmøder – et budgetmøde og et regnskabsmøde – beslutter afdelingsmødet, på hvilket af de to møder der skal foretages valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter. 

Et afdelingsmøde kan beslutte, at en siddende afdelingsbestyrelse eller et eller flere afdelingsbestyrelsesmedlemmer afsættes før udløbet af funktionsperioden. Dog kan en afdelingsbestyrelse ikke afsætte sine egne medlemmer.

Afdelingsbestyrelsens formand vælges normalt særskilt på afdelingsmødet, men det er op til afdelingsmødet at beslutte, om formanden vælges af afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen skal vælge en formand af sin midte. Afdelingsbestyrelsen konstituerer sig med næstformand, kasserer og sekretær efter egne ønsker og behov. Alle boliglejere i afdelingen og deres myndige husstandsmedlemmer er valgbare til afdelingsbestyrelsen. Det kan ikke kræves, at man står på lejekontrakten, og alle valgbare er selvfølgelig også stemmeberettigede til afdelingsmødet.

Afdelingsmødet kan beslutte, om der er nogle opgaver, som med fordel kan uddelegeres til mindre grupper af beboere. Det kan eksempelvis være forhold som rengøring af opgange, indgangspartier og udearealer samt brugen af fælles faciliteter, som f.eks. beboerhus, selskabslokaler, beboervaskeri eller lignende. Man kan også nedsætte kompetente grupper til at behandle forhold om indførelse af bolignet i afdelingen eller nedsætte et legepladsudvalg, en husordengruppe eller lignende. 

Man kan også gå videre og bruge mulighederne for uddelegering som et redskab til at få de beboere i tale, som ellers ikke bruger deres muligheder for indflydelse. Beboerne er ikke en ensartet gruppe. De er gamle, unge, forældre til børn og unge, flygtninge, indvandrere, misbrugere, arbejdsløse, handicappede, lønmodtagere, selvstændige osv. Derfor kan der være mange forskellige udgangspunkter for at deltage i beboerdemokratiet. Hvis beboerne skal føle, at beboerdemokratiet er relevant og interessant for dem som beboere, skal demokratiet i langt større grad appellere til dem direkte, ved at mulighederne for indflydelse er synliggjort og tilpasset de enkelte og forskelligartede beboergrupper. Hvis alle beboere var ens, ville der jo heller ikke være nogen grund til at have beboerdemokrati. 

Afdelingsmødet godkender afdelingens driftsbudget og afgør ligeledes, om årsregnskab skal forelægges afdelingsmødet til godkendelse.
Det er således beboerne, der på afdelingsmødet beslutter sig for næste års økonomi, og hvilken husleje der skal betales af lejerne i afdelingen. 
Beboerne kan på et afdelingsmøde endvidere beslutte sig til, at de også vil have forelagt afdelingens regnskab til godkendelse. I mange afdelinger vil man således se, at beboerne både godkender driftsbudget for det kommende år og årsregnskab for det forløbne år. I så tilfælde skal der afholdes to afdelingsmøder om året. Dels det ordinære, obligatoriske afdelingsmøde (budgetmødet), der afholdes inden tre måneder før næste regnskabsårs begyndelse, dvs. inden udløbet af september (hvis regn­skabsåret følger kalenderåret). Dels yderligere et ordinært afdelingsmøde, hvor regnskabet forelægges og godkendes (regnskabsmødet). Dette møde afholdes inden fem måneder efter regnskabsårets udløb, dvs. senest i løbet af maj. Ønsker beboerne ikke at behandle regnskabet, afholder man blot det ordinære, obligatoriske afdelingsmøde (budgetmødet), hvor budgettet skal forelægges og godkendes, men hvor regnskabet blot skal fremlægges til orientering. Budget og regnskab, eventuelt en skriftlig be­retning, samt den endelige dagsorden, skal udsen­des til beboerne mindst en uge forud for afholdelse af afdelingsmødet. Afdelingsbestyrelsen kan vælge, at budget og regnskab udsendes til beboerne i en mere overskuelig og let læselig form, opdelt i få vigtige hovedposter. I så tilfælde kan beboere, der ønsker en mere fyldestgørende information, bede om at få adgang til hele budgettet eller hele regnskabet. 

Afdelingsmødet kan træffe beslutning om iværksættelse af forebyggende arbejder rettet imod boligområdet og de enkelte beboere med henblik på at styrke det sociale liv og arbejde.

Bestemmelsen er naturligvis mest aktuel i afdelinger, som har sociale problemer, f.eks. som følge af en ensidig beboersammensætning eller mange beboere med sociale og/eller psykiske problemer. Der kan med baggrund i denne bestemmelse være tale om at ansætte f.eks. en eller flere miljømedarbejdere, beboerrådgivere eller lignende eller iværksætte forskellige andre udgiftskrævende tiltag til styrkelse af det sociale liv. Beslutninger herom kræver samtidig, at afdelingsmødet tiltræder den nødvendige huslejeforhøjelse, der skal finansiere de ønskede tiltag.

Boligafdelingens husordensregler er udtryk for de normer for samvær, som afdelingens beboere har besluttet på et afdelingsmøde. Ifølge lejekontrakten skal en lejer overholde afdelingens husorden, samt andre rimelige påbud til sikring af god orden. Lejeren skal sørge for, at disse regler også overholdes af øvrige medlemmer af husstanden samt eventuelle gæster. Der er stor forskel på, hvad der tillades i de forskellige boligafdelinger – fx. husdyr, tørre tøj på altanerne, cykle på gangstrøg osv., samt hvilke krav der stilles til udearealernes brug og udseende. 

Hvis husordenen er formuleret i et imødekommende sprog og indeholder så få forbud som muligt, sender det et godt signal fra afdelingen til både nuværende og kommende beboere.

Afdelingsmødet træffer beslutning om, hvilken vedligeholdelsesordning der er gældende i afdelingen.

Der skelnes imellem to vedligeholdelsesordninger: A-ordningen og B-ordningen. Efter A-ordningen har lejeren forpligtelsen til at vedligeholde boligen i boperioden med nødvendig hvidtning, maling, tapetsering og gulvbehandling. Derudover har lejeren pligt til ved fraflytning at betale for en normalistandsættelse af boligen. Afdelingen overtager gradvist udgiften til istandsættelsen over en periode på maksimalt ti år. I afdelinger med B-ordning er det afdelingen, som har forpligtelsen til vedligeholdelse af boligen. Men det fungerer på den måde, at der hver måned indsættes et beløb på en vedligeholdelseskonto for boligen, som lejeren kan benytte til at lade vedligeholdelse udføre. Lejligheden skal ikke normalistandsættes ved fraflytning. Misligholdelse af boligen skal altid betales af den fraflyttende lejer. Dog kan det aldrig kræves, at boligen afleveres i bedre stand end den, hvori den blev overtaget. Afdelingsmødet kan nærmere definere boligernes standard ved indflytning, og reglerne skal indføjes i afdelingens vedligeholdelsesreglement. I vedligeholdelsesreglementet kan afdelingsmødet ligeledes fastsætte bestemmelser om, at lejerne ikke kun vedligeholder boligerne indvendigt, men også har pligt til at vedligeholde og renholde visse nærmere angivne adgangs- og opholdsarealer, udvendigt træværk o.l., tæt op ad boligen. Der kan f.eks. være tale om snerydning, vedligeholdelse af haver, maling af hegn i skel, skure og garager osv.

Afdelingen kan også tage emner op som samarbejde, sammenlægning/fusion med en eller flere andre afdelinger. En sådan beslutning skal foruden at blive godkendt på afdelingsmøderne i begge afdelinger også godkendes af begge boligorganisationers repræsentantskaber.

• Vejledninger på indvendige og udvendige vedligeholdelsesarbejder.
• Opfølgning på husordensreglerne ud fra de lokale forhold og behov.
• Beboernes deltagelse i forskellige pasnings-, rengørings- og vedligeholdelsesopgaver, som også stiller krav til administrationen om at yde en differentieret og tilpasset service.
• Opbakning om samarbejde med forskellige offentlige myndigheder.
• Information og dialog om boligafdelingens budget.
• Teknisk rådgivning – f.eks. om bygningsvedligeholdelsen og/eller udbedring af byggeskader.
• Miljøforbedrende foranstaltninger.
• Information om kommunale og statslige afgiftsændringer, f.eks. ved grønne afgifter o.l.
• Løbende ajourføring af diverse aftaler, der påfører boligafdelingen udgifter (servicekontrakter, abonnementer, forsikringsaftaler m.v.).
• Uddannelse af afdelingsbestyrelsens medlemmer. Både om økonomien i boligafdelingen (budget, regnskab og finansiering af arbejder og aktiviteter) og om andre emner, der er relevante for afdelingsbestyrelsen (afholdelse af afdelingsmøder, samarbejde m.v.).
• Forsyning af beboerne med kabel-tv, bolignet m.v.

Afdelingsbestyrelsen skal fremlægge alle sine forslag og ideer til afdelingsmødet og kan kun arbejde videre med de forslag, som afdelingsmødet godkender. Afdelingsmødet kan også vedtage en bred bemyndigelse til afdelingsbestyrelsen. Afdelingsbestyrelsen skal selvfølgelig handle forsvarligt i sine dispositioner. At afdelingsbestyrelsen ikke har det formelle ansvar, betyder også, at den ikke kan indhente tilbud og indgå bindende aftaler med håndværkere og andre. Disse opgaver skal administrationen tage sig af, det er jo grundlæggende derfor, at de er ansat. Administrations opgave er at klæde afdelingsbestyrelsen på, så den både kan træffe de rigtige valg og argumentere over for beboerne, når en ny idé skal præsenteres. I praksis er det organisationsbestyrelsen, der har det juridiske og økonomiske ansvar. Den skal sikre, at dispositionerne i de enkelte afdelinger er forsvarlige og skride ind, hvis beslutninger i afdelingsdemokratiet er imod gældende lovgivning, eller hvis der ikke holdes en rimelig vedligeholdelsesstandard i de enkelte afdelinger. Men organisationsbestyrelsen skal respektere de lovlige beboerdemokratiske beslutninger, der træffes i de enkelte afdelinger.

Afdelingsbestyrelsen skal orienteres om ledelsens ansættelse og afskedigelse af ejendomsfunktionærer. Ved ansættelse af en ny ejendomsfunktionær bør afdelingsbestyrelsen høres, vedrørende hvilke kvalifikationer afdelingen efterspørger.

Ejendomsfunktionæren yder beboerne service ud fra det serviceniveau, man ønsker i afdelingen og det, beboerne vil betale for. Denne service ydes i et samarbejde, hvor administrationen får afdækket beboernes behov ved at inddrage de beboervalgte i forbindelse med udarbejdelsen af afdelingens budget. Men afdelingsbestyrelsen har ikke kompetence til at lede og fordele ejendomsfunktionærens arbejdsopgaver eller til at ansætte og afskedige ham eller hende.

Afdelingsbestyrelsen foreslår!

Afdelingsmødet beslutter!

Administrationen udfører!

Lejeren har ret til at foretage sædvanlige installationer i det lejede, medmindre udlejeren kan godtgøre, at ejendommens el- og afløbskapacitet ikke er tilstrækkelig til installationen. Lejeren skal give meddelelse til udlejeren, inden lejeren foretager installationen.
Lov om leje af almene boliger § 35.

Lejeren har ret til at anbringe radio- og fjernsynsantenne på ejendommen efter udlejerens anvisning til modtagelse af radio- og tv-programmer, jf. dog stk. 2. Lejeren har tilsvarende ret til at lade etablere kabelforbindelse til fremføring af radio- og tv-programmer i ejendommen, såfremt der er mulighed for tilslutning til kabel-tv i området. Ønsker flere lejere at etablere samme programforsyning, kan disse beslutte, at opsætning af antenne skal ske i form af et fællesantenneanlæg.
Lov om leje af almene boliger, § 36.

Lejeren har ret til at udføre nærmere fastsatte forbedringer m.v. af boligen og ved fraflytning få økonomisk godtgørelse for de afholdte dokumenterede udgifter.
Lov om leje af almene boliger § 39.

Lejeren har ret til at bytte med en lejer af en anden bolig efter nogle nærmere angivne regler, således at denne overtager den almene bolig.
Lov om leje af almene boliger § 69.

Lejeren har ret til at fremleje højst halvdelen af boligens beboelsesrum til beboelse. Det samlede antal personer, der bor i boligen, må ikke overstige antallet af beboelsesrum. Lejeren har ret til at fremleje boligen i indtil 2 år, når lejerens fravær er midlertidigt og skyldes sygdom, forretningsrejse, studieophold, midlertidig forflyttelse eller lignende.
Lov om leje af almene boliger § 64 og 65.

Dør lejeren, har ægtefællen ret til at fortsætte lejeforholdet.

Dør lejeren uden at efterlade sig en ægtefælle, har en anden person, der i en periode på mindst 2 år umiddelbart forud for dødsfaldet har haft fælles hus­stand med lejeren, ret til at fortsætte lejeforholdet. Udlejeren kan i særlige tilfælde tillade, at den i 1. pkt. nævnte anden person fortsætter lejeforholdet, selv om husstandsfællesskabet har varet under 2 år.
Lov om leje af almene boliger § 71.

Beboerne har ret til medindflydelse på boligorganisationens og den enkelte afdelings drift efter reglerne herom i lov om almene boliger samt støttede private andelsboliger m.v. og i de normalvedtægter, der til enhver tid foreligger udarbejdet for en almen boligorganisation som den pågældende. Beboerne kan i boligorganisationens vedtægter tillægges en videregående medbestemmelse.
Bekendtgørelse om drift af almene boliger § 4.