Persondata

Må der udleveres beboerlister til afdelingens bestyrelse?

Spørgsmål

Må afdelingsbestyrelsen have beboerlister over alle afdelingens beboere med f.eks. navn og adresse samt telefon og mailadresse?

Svar

BL bliver jævnligt spurgt, hvilke oplysninger boligorganisationerne må videregive til afdelingsbestyrelserne i de enkelte boligorganisationer.

Der kom med ændringerne af databeskyttelsesreglerne i 2018 et øget fokus på beskyttelse af persondata – og det giver en særlig udfordring, at afdelingsbestyrelsen ikke er ansatte i boligorganisationen, når boligorganisationen er dataansvarlig og skal sikre, at oplysninger omkring beboerne behandles forsvarligt og efter reglerne.

Derfor er det yderst vigtigt, at boligorganisationerne kun videregiver oplysninger til afdelingsbestyrelserne, når der er hjemmel til det i databeskyttelsesreglerne – og i den sammenhæng er det relevant at vurdere, hvilke oplysninger der er nødvendige for udføre en bestemt opgave.

BL vurderer, at der ikke findes noget generelt behov, der gør det nødvendigt for en afdelingsbestyrelse at have en oversigt over samtlige beboers personoplysninger.

Det er dog muligt, at det i konkrete situationer kan være nødvendigt for afdelingsbestyrelsen af få informationerne om beboerne.

Beboerlister forud for afdelingsmøde?

Spørgsmål

Må afdelingsbestyrelsen bruge beboerlister i forbindelse med afdelingsmøder, så afdelingsbestyrelsen kan krydse beboerne af forud for derved at sikre, at de rette beboere får adgang til møderne?

Svar

BL vurderer, at det ikke er nødvendigt hverken for gennemførelse eller kontrol forud for et afdelingsmøde, at afdelingsbestyrelsen har lister med både beboernes navne og adresser.

Dette følger af både databeskyttelsesforordningens art. 5, stk. 1, litra c og art. 6, stk. 1, litra c og f samt normalvedtægtens § 18, der lyder som følger:
 

”Adgang til afdelingsmødet og stemmeret på dette har afdelingens boliglejere og disses  myndige husstandsmedlemmer. Hver husstand har 2 stemmer uanset husstandens størrelse.”

Navne er som udgangspunkt ikke nødvendige, for de siger ikke noget om, hvem der må møde op til afdelingsmødet. Det vil alene være den registrerede lejer, der fremgår af kontrollisten.

Men myndige medlemmer af husstandene, som ikke fremgår af kontrollisten, må også møde op og stemme på afdelingsmødet, selvom deres navne ikke står på en sådan liste.

Det er derfor BL’s anbefaling, at der alene trækkes lister med adresser til brug for adgangskontrol ved afdelingsmøderne, da det er afgørende, at man bor i afdelingerne for at deltage, men ikke relevant hvad man hedder.

Et sygesikringsbevis vil i langt de fleste tilfælde være tilstrækkelig dokumentation som adgangskontrol, da beboeres adresse fremgår af dette. Beboerne kan vælge at dække over deres CPR-nummer og eventuelt navn ved fremvisning.

Der kan dog være helt særlige situationer, hvor det kræver mere end blot en adresseliste at kunne udføre kontrol af, hvem der gives adgang.

Dette understøttes ligeledes af en udtalelse fra Københavns Kommune, der giver en boligorganisation medhold i, at afdelingsbestyrelsen ikke kan få navne på listen – men kun adresser. I den konkrete sag blev navnene ikke vurderet nødvendige.

Kommunen skriver således:

Tilsynet er enig med boligorganisationen i, at navnet som udgangspunkt ikke er et fuldkommet redskab til adgangskontrol og som følge heraf er navnet ikke nødvendigt og kan  dataminimeres. Begrænsningen kan undlades, hvis væsentlige forhold taler derfor som f.eks. ved øget risiko for snyd ved et afdelingsmøde.”

Beboerlister til brug for klagesager?

Spørgsmål

Må afdelingsbestyrelsen få udleveret en beboerliste, så afdelingsbestyrelsen kan se, hvem der bor i et bestemt lejemål, hvis der klages over denne beboer? Afdelingsbestyrelsen vil gerne kende beboeren navn, så det er nemmere at identificere, da afdelingsbestyrelsen skal medvirke til god skik og orden i afdelingen.

Svar

Det er rigtigt, at afdelingsbestyrelsen skal medvirke til, at der er god skik og orden i en boligafdeling, men det er ifølge LAB § 39 og normalvedtægtens § 20, stk. 7 boligorganisationen – og ikke afdelingsbestyrelsen - der skal varetage behandlingen af klagesager. Det er derfor ikke nødvendigt, at afdelingsbestyrelsen kender navnet på beboeren.

Det er altså reelt  boligorganisationen, der er pålagt den retlige forpligtelse og ikke afdelingsbestyrelsen. Der er således hverken hjemmel i databeskyttelsesforordningens art. 5, stk. 1, litra b og c og art. 6, stk. 1 litra c eller litra f til at give oplysningen i sådanne tilfælde.


Indflytterlister til brug for velkomsthilsen?

Spørgsmål

Må afdelingsbestyrelsen have en beboerliste med navn og adresse, så afdelingsbestyrelsen kan byde en ny beboer velkommen i afdelingen?

Svar

I forbindelse med indflytninger er det i flere boligafdelinger helt normal procedure, at afdelingsbestyrelsen byder nye beboere velkommen.

For at kunne varetage denne optage vil det for afdelingsbestyrelsen være rart at have en liste over alle ind- og fraflytninger. Det vurderes dog ikke nødvendigt for varetagelsen af denne opgave, at listen indeholder navne på nye beboere. Udleveringen af beboernes navne, telefonnumre m.v. er ikke nødvendig for at forfølge en ellers legitim interesse, jf. databeskyttelsesforordningens art. 5, stk. 1, litra b og c og art. 6, stk. 1, litra f.

Hvis afdelingsbestyrelsen fortsat kan se ind- og udflytningsdatoer for lejemål/adresser på den udleverede liste, har de fortsat mulighed for at byde nye beboere velkommen.

Beboerlister for at kontrollere ulovlig fremleje?

Spørgsmål

Må afdelingsbestyrelsen have en liste med beboernes navne og adresser – altså navnet/navnene der fremgår af lejekontrakten – til sammenligningsgrundlag med de navne, der fremgår af beboernes postkasser, så afdelingsbestyrelsen har mulighed for at kontrollere og hindre ulovlig fremleje?

Svar

Hvis afdelingsbestyrelsen skal have en liste over samtlige navne, der fremgår af beboernes lejekontrakter i en afdeling, så skal det anses for at være en nødvendighed for at forfølge en legitim interesse, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f.

Da der ikke er noget, der taler for, at det er afdelingsbestyrelsens opgave at kontrollere beboerne og holde øje med ulovlig fremleje, vil der ikke være en legitim interesse, og afdelingsbestyrelsen kan derfor ikke få en sådan liste udleveret på det grundlag.



Har afdelingsbestyrelsen ret til adgang til regnskabsbilag med personoplysninger?

Spørgsmål

Det fremgår direkte af den almene lovgivning, at afdelingsbestyrelsen godkender driftsbudget og årsregnskab for afdelingen, og at afdelingsbestyrelsen har ret til at se ethvert bilag vedrørende afdelingens budget og regnskab. Gælder det også, hvis bilagene indeholder personoplysninger?

Svar

BL bliver jævnligt spurgt, om en afdelingsbestyrelses adgang til den almene boligafdelings regnskaber og bilag er forenelig med databeskyttelsesreglerne. Udfordringen handler ikke om regnskabet i sig selv, men om de tilhørende underliggende bilag.

Der kan af de omtalte bilag fremgå personoplysninger, som f.eks. navne, adresser og kontaktoplysninger på den/de beboere, der skal have udført beboerservice, eller kontaktinformationer på pågældende håndværker, der skal udføre opgaven. Der kan også i nogle situationer fremgå visse følsomme personoplysninger som f.eks. helbredsoplysninger. Dette forekommer relativt sjældent, men det er set ved rekvisitioner og faktura på arbejder i en bolig, der udføres pga. beboerens sygdom og/eller handicap.

De almene boligorganisationer, som bærer det økonomiske og juridiske ansvar for boligafdelingerne, er som dataansvarlige forpligtet til at beskytte og respektere personlige data, og boligorganisationerne må kun videregive personoplysninger til afdelingsbestyrelsen, når der er hjemmel dertil.

BL har haft drøftet problemstillingen med Bolig- og Planstyrelsen (nu Social- og Boligstyrelsen), der inddrog styrelsens egen DPO i vurderingen.

Det er styrelsens og BL’s vurdering at, boligorganisationen lovligt kan udlevere underliggende bilag i forbindelse med afdelingsbestyrelsens regnskabsgodkendelse for det pågældende år - også selv om bilagene indeholder personoplysninger, almindelige såvel som følsomme. Dette kræver dog, at der er tale om nødvendige oplysninger for regnskabet.

Hvis oplysningerne udleveres, er det vigtigt, at afdelingsbestyrelsen er orienteret om, hvordan de skal håndtere personoplysningerne – og at videregivelse altid sker på sikker vis.

Det er ikke muligt at få en generel afklaring heraf hos Datatilsynet. Styrelsens og BL’s vurdering kan således ændres, hvis der kommer en konkret afgørelse fra Datatilsynet.

BL har uddybet nærmere i notatet nederst på denne side – og anbefaler, at boligorganisationerne retter opmærksomhed på:

Fremgår der personoplysninger ved udarbejdelse af rekvisitioner på arbejder og fakturering? Det skal sikres, at der ikke registreres oplysninger, der ikke er nødvendige. Unødvendige oplysninger skal enten slet ikke registreres eller slettes, inden de videregives til afdelingsbestyrelsen.

Er det muligt for boligorganisationen at ændre systemerne og processer for at undgå, at der udleveres personoplysninger til f.eks. håndværkere, der videreføres i bilagene til regnskabet?

Er afdelingsbestyrelsen opmærksom på, hvordan de skal omgås eventuelle personoplysninger?

 

Har BL udarbejdet GDPR-skabeloner og vejledninger?

Spørgsmål

Har BL udarbejdet skabeloner, vejledninger eller andet materiale til brug for boligorganisationernes arbejde med GDPR – og hvor findes det?

Svar

Ja – BL har i samarbejde med et eksternt advokatfirma med speciale i persondata udarbejdet en masse skabeloner og vejledninger for at sikre, at de almene boligorganisationer har et godt udgangspunkt for sikre overholdelse af de gældende regler om beskyttelse af persondata.

For at få adgang til BL's dokumenter og skabeloner vedrørende boligorganisationernes håndtering af persondata skal du logge ind på BL's selvbetjeningsløsning for dette.

Hvis du har brug for et personligt login, eller du ikke kender boligorganisationens login, skal du kontakte BL på bl@bl.dk.

Du kan alene få adgang til materialet, hvis du er ansat i en boligorganisation, der er medlem af BL.

Find BL's selvbetjening her.

Søger du bolig? - Klik her