Persondata

Find materiale og skabeloner om persondatalovgivningen til brug i boligorganisationer.

Billede af COLOURBOX12822304

Afdelingsbestyrelsens brug af beboerlister

Der er med ændringerne af databeskyttelsesreglerne et øget fokus på, hvilke personoplysninger der er nødvendige for at udføre en bestemt opgave eller bare til brug for generel information. Det er som sådan ikke noget nyt, at boligorganisationerne skal beskytte og respektere personlige data og behandle det forsvarligt, men databeskyttelsesreglerne præciserer, hvad man nu skal være særligt opmærksom på. Derfor er det – som med alt andet der vedrører databeskyttelsesreglerne - yderst vigtigt, at boligorganisationerne kun videregiver oplysninger til afdelingsbestyrelserne, når der er hjemmel til det.

 

Juridisk vurdering 

For at videregive almindelige personoplysninger om beboerne til afdelingsbestyrelserne skal der være hjemmel i databeskyttelsesreglerne. Det følger af databeskyttelsesforordningens art. 5, stk. 1 og art. 6, stk. 1. Generelt i forhold til videregivelse af beboeroplysninger til afdelingsbestyrelser skal dette vurderes i forhold til hjemlen i art. 6, stk. 1, litra a, c og f.

Art. 5, stk. 1 - Principper for behandling af personoplsyninger

Art. 5, stk. 1 - Principper for behandling af personoplsyninger

Stk.1. Personoplysninger skal:

a) behandles lovligt, rimeligt og på en gennemsigtig måde i forhold til den registrerede (»lovlighed, rimelighed og gennemsigtighed«)

 

b) indsamles til udtrykkeligt angivne og legitime formål og må ikke viderebehandles på en måde, der er uforenelig med disse formål; viderebehandling til arkivformål i samfundets interesse, til videnskabelige eller historiske forskningsformål eller til statistiske formål i overensstemmelse med artikel 89, stk. 1, skal ikke anses for at være uforenelig med de oprindelige formål (»formålsbegrænsning«)

 

c) være tilstrækkelige, relevante og begrænset til, hvad der er nødvendigt i forhold til de formål, hvortil de behandles (»dataminimering«)

 

d) være korrekte og om nødvendigt ajourførte; der skal tages ethvert rimeligt skridt for at sikre, at personoplysninger, der er urigtige i forhold til de formål, hvortil de behandles, straks slettes eller berigtiges (»rigtighed«)

 

e) opbevares på en sådan måde, at det ikke er muligt at identificere de registrerede i et længere tidsrum end det, der er nødvendigt til de formål, hvortil de pågældende personoplysninger behandles; personoplysninger kan opbevares i længere tidsrum, hvis personoplysningerne alene behandles til arkivformål i samfundets interesse, til videnskabelige eller historiske forskningsformål eller til statistiske formål i overensstemmelse med artikel 89, stk. 1, under forudsætning af, at der implementeres passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, som denne forordning kræver for at sikre den registreredes rettigheder og frihedsrettigheder (»opbevaringsbegrænsning«)

 

f) behandles på en måde, der sikrer tilstrækkelig sikkerhed for de pågældende personoplysninger, herunder beskyttelse mod uautoriseret eller ulovlig behandling og mod hændeligt tab, tilintetgørelse eller beskadigelse, under anvendelse af passende tekniske eller organisatoriske foranstaltninger (»integritet og fortrolighed«).

Art. 6, stk. 1 - Lovlig behandling af personoplysninger

Art. 6, stk. 1 - Lovlig behandling af personoplysninger

Stk. 1. Behandling er kun lovlig, hvis og i det omfang mindst ét af følgende forhold gør sig gældende:

 

a) Den registrerede har givet samtykke til behandling af sine personoplysninger til et eller flere specifikke formål.

 

BL’s vurdering: Et samtykke fra hver enkelt beboer til at videregive navne m.v. vil være stort set umuligt og ekstremt tidskrævende for boligorganisationerne at administrere, da den enkelte beboer kan tilbagekalde det til hver en tid. Denne er derfor ikke egnet som hjemmel til udlevering af personoplysninger.

 

b) Behandling er nødvendig af hensyn til opfyldelse af en kontrakt, som den registrerede er part i, eller af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på den registreredes anmodning forud for indgåelse af en kontrakt.

 

c) Behandling er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler den dataansvarlige.

 

BL’s vudering: Behandlingen (videregivelse af navn, adresse osv.) vurderes generelt ikke at være nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse. Boligorganisationen har ikke en sådan pligt over for boligafdelingen. Det er boligorganisationen, som er overordnet ansvarlig for selskabet og afdelingerne – og afdelingsbestyrelsen har derfor generelt ingen rettigheder i denne henseende, jf. lov om almene boliger § 14 b.

 

d) Behandling er nødvendig for at beskytte den registreredes eller en anden fysisk persons vitale interesser.

 

e) Behandling er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse eller som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som den dataansvarlige har fået pålagt.

 

f) Behandling er nødvendig for, at den dataansvarlige eller en tredjemand kan forfølge en legitim interesse, medmindre den registreredes interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, der kræver beskyttelse af personoplysninger, går forud herfor, navnlig hvis den registrerede er et barn.

 

BL’s vudering: Behandlingen skal være nødvendig for at forfølge en legitim interesse og skal overstige hensynet til den registreredes interesser og grundlæggende rettigheder, før litra f kan bruges som hjemmel for udlevering af oplysninger.

 

Denne interesseafvejnings-hjemmel har stor betydning som behandlingsgrundlag i den private sektor, hvor man skal foretage en konkret vurdering af, hvorvidt hensynet den til registreredes interesser overstiger hensynet til de interesser, der ønskes forfulgt med behandlingen:

 

Behandling kan finde sted, hvis den er nødvendig for, at den dataansvarlige eller den tredjemand (afdelingsbestyrelsen), til hvem oplysningerne videregives, kan forfølge en berettiget interesse, og hensynet til den registrerede (den enkelte beboer) ikke overstiger denne interesse.

 

En betingelse for at kunne anvende bestemmelsen er, at den dataansvarlige (boligorganisationen) konkret har vurderet, hvorvidt hensynet til den registreredes (beboerens) interesser overstiger hensynet til de interesser, der ønskes forfulgt med behandlingen, og at denne vurdering falder ud til fordel for de interesser, der ønskes forfulgt. Der skal derfor foretages en konkret interesseafvejning af på den ene side en legitim interesse og hensynet til den registrerede og dennes interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder. Alle den registreredes (den enkelte beboers) relevante interesser skal tages i betragtning.

Konkrete tilfælde

BL har fået en del spørgsmål om beboerlister og har vurderet, hvorledes databeskyttelsesreglerne finder anvendelse i de enkelte konkrete tilfælde. 

Generelt ønske om beboerlister

Generelt ønske om beboerlister

Må afdelingsbestyrelsen gerne have beboerlister over alle afdelingens beboere med navn og adresse samt telefon og mailadresse?
 
Afdelingsbestyrelsen må som udgangspunkt ikke have lister over samtlige beboere i en afdeling, hvoraf der fremgår navn og adresse samt eventuelt telefonnummer og mailadresse. BL vurderer, at der ikke findes noget generelt behov for at have en sådan oversigt over samtlige beboers personoplysninger, da der ikke er opgaver en afdelingsbestyrelse ikke kan løse uden at have disse oplysninger om beboerne. Der skal i den sammenhæng skelnes mellem, hvad der er nødvendigt at have, og hvad der blot er rart at have. BL anerkender, at det kan være rart for afdelingsbestyrelserne at have beboerlisterne, men generelt er det ikke en nødvendighed at have beboerlister for at varetage bestyrelsens arbejde. Det er et udtrykkeligt krav i databeskyttelsesreglerne, at personoplysningerne skal være nødvendige til formålet, hvortil de behandles, jf. databeskyttelsesforordningen art. 5, stk. 1, litra c.

 

Idet boligorganisationernes systemer ikke altid kan skelne mellem beboere med navne- og/eller adressebeskyttelse, og idet afdelingsbestyrelsen umiddelbart godt kan varetage deres funktioner uden en liste med navne og telefonnumre på, er det BL’s vurdering, at det i sig selv er begrundelse nok til, at boligorganisationerne ikke bør udlevere beboerlisterne, hvorfor interesseafvejningen vejer tungest hen mod hensynet til den enkelte beboeres interesser end afdelingsbestyrelsen interesse i at følge med i, hvem der bor i lejemålene, jf. databeskyttelsesforordningens art. 5, stk. 1, litra b og c og art 6, stk. 1, litra c og f.

Adgangskontrol til afdelingsmøder

Adgangskontrol til afdelingsmøder

Må afdelingsbestyrelsen bruge beboerlister i forbindelse med vores afdelingsmøder, så afdelingsbestyrelsen kan krydse beboerne af forud for møderne for derved at sikre, at de rigtige beboere får adgang til møderne?

BL vurderer, at det ikke er nødvendigt hverken for gennemførelse eller kontrol forud for et afdelingsmøde, at afdelingsbestyrelsen har lister med beboernes navne og adresser. Dette følger af både databeskyttelsesforordningens art. 5, stk. 1, litra c og art. 6, stk. 1, litra c og f samt normalvedtægtens § 18, der lyder som følger: 
 
”Adgang til afdelingsmødet og stemmeret på dette har afdelingens boliglejere og disses myndige husstandsmedlemmer. Hver husstand har 2 stemmer uanset husstandens størrelse.”
 
Navnene er ikke nødvendige og siger i øvrigt ikke noget om, hvem der kan møde op til afdelingsmødet. Det vil alene være den registrerede lejer, der fremgår af kontrollisten. Myndige medlemmer af husstandene, som ikke fremgår af kontrollisten, kan også møde op og stemme på afdelingsmødet, selvom deres navne ikke står på en sådan liste. Det er derfor BL’s anbefaling, at der kun trækkes lister med adresser til brug for adgangskontrol ved afdelingsmøderne, da det er afgørende, at man bor i afdelingerne for at deltage, men ikke relevant hvad man hedder. Et sygesikringsbevis vil være tilstrækkelig dokumentation som adgangskontrol, da beboeres adresse fremgår af dette. Beboerne kan vælge at holde over deres CPR-nummer og eventuelt navn ved fremvisning.  
 
Dette understøttes ligeledes af en udtalelse fra Københavns Kommune, der giver en boligorganisation medhold i, at afdelingsbestyrelsen ikke kan få navne på listen – men kun adresser. I den konkrete sag blev navnene ikke vurderet nødvendige. 
 
Kommunen skriver således:
 
”Tilsynet er enig med boligorganisationen i, at navnet som udgangspunkt ikke er et fuldkommet redskab til adgangskontrol og som følge heraf er navnet ikke nødvendigt og kan dataminimeres. Begrænsningen kan undlades, hvis væsentlige forhold taler derfor som f.eks. ved øget risiko for snyd ved et afdelingsmøde.”

Beboerlister til brug for klagesager

Beboerlister til brug for klagesager

Må afdelingsbestyrelsen få udleveret en beboerliste, så afdelingsbestyrelsen kan se, hvem der bor i et bestemt lejemål, da der klages over denne beboer? Afdelingsbestyrelsen vil gerne kende beboeren navn, så det er nemmere at identificere vedkommende ved drøftelse på afdelingsbestyrelsens møder, da afdelingsbestyrelsen skal medvirke til god skik og orden i afdelingen.

Det er rigtigt, at afdelingsbestyrelsen skal medvirke til, at der er god skik og orden i en boligafdeling, men det er ifølge LAB § 39 og normalvedtægtens § 20, stk. 7 boligorganisationen, der skal varetage klagesager, hvorfor der ikke ses hjemmel til at afdelingsbestyrelsen kender navnet. Det er reelt boligorganisationen, der er pålagt den retlige forpligtelse og ikke afdelingsbestyrelsen. Der er således hverken hjemmel i databeskyttelsesforordningens art. 5, stk. 1, litra b og c og art. 6, stk. 1 litra c eller litra f. 

Overblik over indflytninger

Overblik over indflytninger

Må afdelingsbestyrelsen have en beboerliste med navn og adresse, så afdelingsbestyrelsen kan tilbyde indflyttere velkommen i afdelingen?
 
I forbindelse med indflytninger er det flere steder normal procedure, at afdelingsbestyrelsen byder nye lejere velkommen. For at kunne varetage denne optage, vil det for afdelingsbestyrelsen være rart at have en liste over alle ind- og fraflytninger, men det vurderes ikke nødvendigt for varetagelsen af denne opgave at kende navnet på nye beboere. Udleveringen af beboernes navne, telefonnumre m.v. er derfor ikke nødvendigt for at forfølge en legitim interesse, jf. databeskyttelsesforordningens art. 5, stk. 1, litra b og c og art. 6, stk. 1, litra f. Det vurderes tilstrækkeligt, at boligorganisationen har oplysninger om tilflytterne, og at afdelingsbestyrelserne blot modtager oplysninger om, hvornår der sker ind- og fraflytninger i de enkelte lejemål. På den måde vil der fortsat være mulighed for at byde nye lejere velkommen.

Ulovlig fremleje

Ulovlig fremleje

Må afdelingsbestyrelsen have en liste med beboernes navne og adresser – altså navnet/navnene der fremgår af lejekontrakten – til sammenligningsgrundlag med de navne, der fremgår af beboernes postkasser, så afdelingsbestyrelsen har mulighed for at kontrollere og hindre ulovlig fremleje?
 
Hvis afdelingsbestyrelsen skal have en liste over samtlige navne, der fremgår af beboernes lejekontrakter i en afdeling, så skal det anses for at være en nødvendighed for at forfølge en legitim interesse, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f. Da der ikke er noget, der taler for, at det er afdelingsbestyrelsens opgave at kontrollere beboerne og holde øje med ulovlig fremleje, vil der ikke være en legitim interesse, og afdelingsbestyrelsen kan derfor ikke få en sådan liste udleveret på det grundlag.

Hunde- og kattetilladelse

Hunde- og kattetilladelse

Hvis det er afdelingsbestyrelsen, der godkender hunde- og kattehold i afdelingen, må afdelingsbestyrelsen så få udleveret en liste over navne og adresser på afdelingens beboere? Ansøgningerne er ofte mangelfulde, og det dermed er svært at finde rette afsender, hvorfor en beboerliste vil være nyttig.
 
Det er som udgangspunkt ikke en opgave, der henhører under afdelingsbestyrelsen at godkende hunde- og kattehold, men under boligorganisationen.
 
Det vurderes i øvrigt ikke nødvendigt for at overholde en retligforpligtelse, jf. databeskyttelsesforordningens art 6, stk. 1, litra c, eller nødvendigt for at forfølge en legitim interesse, jf. databeskyttelsesforordningens art 6, stk. 1, litra f, at udlevere en liste over samtlige beboere grundet mangelfulde ansøgninger om hunde- og kattetilladelser. Der må findes alternative måder, hvorpå man som afdeling kan sikre sig, at ansøgningerne bliver udfyldt korrekt.
 
Når en beboer søger om tilladelse til enten hunde- eller kattehold, giver beboeren med sin ansøgning et samtykke til, at der må behandles personoplysninger om beboeren til dette specielle formål. Der er dermed hjemmel til, at afdelingsbestyrelsen kan behandle personoplysninger i forbindelse med vurderingen af en eventuel hunde- eller kattetilladelse, jf. databeskyttelsesforordningens art 6, stk. 1, litra a.

Sammenfatning

På baggrund af det juridiske grundlag og de nævnte konkrete tilfælde ses der ikke at være tilfælde, hvor afdelingsbestyrelsen er berettiget til at modtage lister med beboernes navne eller andre personlige oplysninger ud over beboernes adresser.
 

Øvrige dokumenter og skabeloner om persondata

For at få adgang til BL's øvrige dokumenter og skabeloner vedrørende boligorganisationernes håndtering af persondata skal du logge ind på BL's selvbetjeningsløsning for dette.

 

Hvis du har brug for et personligt login, eller du ikke kender boligorganisationens login, skal du kontakte BL på bl@bl.dk.

 

Du kan alene få adgang til materialet, hvis du er medlem af BL.

 

Find BL's selvbetjening her.

PDF Fil

Download notat som PDF

Download

Oprettelse: 30.10.2018 | Sidst opdateret: 13.11.2019

Sideansvarlig: Sanne Steen Petersen


Søger du bolig? - Klik her