Valg af fremtidig administration

Et generationsskifte i den administrative ledelse er en nærliggende anledning til at overveje boligorganisationens fremtidige organisering.

Billede af BL_Tingbjerg_111018_019.jpg

Mange boligorganisationer står over for afgørende beslutninger om deres fremtidige administration. Der er et politisk pres på sektoren for at samle den almene boligsektor på færre organisationer og administrationer.

Samtidig er mange af de hidtidige nøglepersoner som forretningsførere og direktører i boligsektoren på vej ud af arbejdsmarkedet.

Et generationsskifte i den administrative ledelse er en nærliggende anledning til at overveje boligorganisationens fremtidige organisering.

I det følgende belyses de valgmuligheder, boligorganisationerne har i en sådan situation.


Valgmulighederne

Der er overordnet følgende muligheder for fremtidig administration:

  • Egen administration og ansættelse af ny direktør/forretningsfører
  • Køb af administration: Valg gennem EU-udbud af administrator
  • Køb af administration: Boligorganisationens eget valg af administrationsorganisation
  • Etablere ny administrationsorganisation sammen med en eller flere andre selvadministrerede boligorganisationer
  • Sammenlægning - Fusion

 

Læs herunder om de enkelte løsninger i hovedtræk, hvor vi har oplistet fordele og ulemper ved hver enkelt af løsningerne.

Egen administration og ansættelse af ny direktør/forretningsfører

Egen administration og ansættelse af ny direktør/forretningsfører

Det mest naturlige, når en forretningsfører stopper, er at afsøge markedet og ansætte en ny. Der er i forvejen en fungerende administration, og der er som regel tilfredshed med, at boligorganisationen er "sin egen", og at der er nærhed omkring løsning af alle opgaver.


Fordele:

  • Nuværende funktioner hos de øvrige ansatte kan opretholdes
  • Opgaverne løses fortsat i de kendte lokaler
  • På kort sigt den mest enkle løsning
  • Der skal ikke betales moms af administrationsudgiften.


Ulemper:

  • Til mindre boligorganisationer er det vanskeligt at tiltrække ansøgninger fra personer, der besidder de faglige og personlige kompetencer, som er nødvendige
  • Der vil være stor sårbarhed i forhold til de få medarbejdere i administrationen, det kan give problemer ved sygdom, ferie og opsigelse
  • Boligorganisationen kan risikere at stagnere
  • Kommunen vil typisk foretrække færre og større samarbejdspartnere
  • På sigt kan det vise sig vanskeligt at opretholde tilfredsstillende kvalitet i servicen fx på it-fronten over for beboere og samarbejdspartnere
  • Lovgivningens skærpede krav kan være vanskelige at opfylde i en lille administration
  • Der opnås ikke stordriftsfordele, og derfor kan selv en enkel administration være dyrere for beboerne end en større administration
  • Har man først ansat en ny forretningsfører/direktør, kan denne være en ny barriere for senere at indgå et samarbejde med andre
  • Udgifter til annoncering løber let op på et niveau på ca. 100.000 kr.

Køb af administration: Valg af administrator gennem EU-udbud

Køb af administration: Valg af administrator gennem EU-udbud

Valg gennem EU-udbud af administrator

Hvis en boligorganisation vælger at lade andre udføre administrationen, vil der være tale om køb af en tjenesteydelse. Sådanne "indkøb" er omfattet af EU's udbudsdirektiv, og når opgavens værdi overstiger tærskelværdien for udbud (ca. 1,3 mio. kr. over 4 år), skal opgaven udbydes i EU-udbud. Allerede ved ca. 200 boliger vil en boligorganisations administration være omfattet af kravet om EU-udbud (se dog også næste afsnit om optagelse som medlem i en administrationsorganisation).

 

Der kan indgås en tidsbegrænset administrationsaftale, og hvis den samlede pris over hele kontraktperioden ligger under tærskelværdien, er der ikke pligt til gennemførelse af EU-udbud.

 

Ved kontrakter med en værdi over 500.000 kr. er der dog pligt til at foretage forudgående annoncering, så flere interesserede kan melde sig.

 

Når administrationen udbydes gennem EU-udbud, kan bestyrelsen fastsætte de krav, som de bydende skal opfylde. Potentielle bydende på en opgave skal levere den ydelse, som efterspørges, og de skal opfylde de vilkår, som boligorganisationen har beskrevet i udbudsmaterialet. Det kan være krav om lokal betjening, opretholdelse af et lokalkontor, særlig beboerservice m.m. De medarbejdere, der i forvejen er ansat i administrationen, er beskyttede af lov om virksomhedsoverdragelse. Den sikrer, at medarbejderne følger med opgaven, uanset hvem der vinder et EU-udbud. Medarbejderne er sikret fortsat beskæftigelse på hidtidige vilkår, foreløbig til udløbet af en igangværende overenskomstperiode. Arbejdsgiveren har dog retten til at lede og fordele arbejdet, så en ny "arbejdsgiver" har mulighed for at omorganisere opgavernes løsning og anvende medarbejderne anderledes end hidtil.

 

Ved et EU-udbud kan boligorganisationen forvente, at der vil være stor interesse fra såvel lokale som -regionale og landsdækkende boligorganisationer og administrationsorganisationer.

 

Fordele:

  • Konkurrencen på administrationen vil medvirke til at presse prisen ned
  • Bestyrelsen har mulighed for meget detaljeret at beskrive den service og kvalitet, som man ønsker
  • Med en præcis beskrivelse af ydelseskravene er der ikke problemer med, hvordan forskellige organisationer "plejer" at gøre
  • Bestyrelsen kan fastlægge, hvilke kriterier der skal være afgørende for valget af ny administrator (fx pris, service m.m.)
  • Der kan stilles krav om dokumentation for kompetencer til at administrere almene boliger, så man ikke risikerer at entrere med en virksomhed, der ikke kan løse opgaven
  • Alle, der er interesserede i at give tilbud på opgaven, kan melde sig. Boligorganisationen behøver således ikke selv at være aktivt udfarende for at finde mulige fremtidige samarbejdspartnere
  • En kontrakt kan opsiges/ophæves, hvis administrationen ikke opfylder sine forpligtelser.

 

Ulemper:

  • Valget af ny administrator skal ske ved "objektive kriterier". Subjektive kriterier (fx "dem har vi hørt godt om") kan ikke indgå i valget
  • Der må ikke forhandles mellem boligorganisationen og de bydende
  • En kontrakt må normalt ikke have længere varighed end 4-5 år, så skal opgaven igen udbydes
  • Beskrivelsen af udbuddet er omfattende, men samtidig en lærerig proces for bestyrelsen. Pris for rådgivning/udførelse ca. 80-100.000 + moms
  • Bestyrelsen skal vænne sig til nye samarbejdspartnere, som man muligvis ikke kender i forvejen. Det kan dog også være positivt!
  • Der skal lægges moms på administrationsudgiften. 

Køb af administation: Boligorganisationens eget valg af administrationsorganisation

Køb af administation: Boligorganisationens eget valg af administrationsorganisation

Administration af "datterselskaber" anses for at være selvudført arbejde (også kaldet in-house), der ikke skal udbydes. De store administrationsorganisationer (KAB, DAB, DOMEA, Lejerbo, Boligkontoret Danmark m.fl.) kan derfor administrere de boligorganisationer, som er medejere af administrationsorganisationen uden et EU-udbud.

 

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har i en vejledende udtalelse i december 2010 tilkendegivet, at en almen boligorganisation, der er medejer af en administrationsorganisation og dermed kan udøve indflydelse på beslutninger i administrationsorganisationen, kan indgå aftale om køb af administration hos den pågældende administrationsorganisation uden EU-udbud.

 

Dette indebærer, at de almene boligorganisationer frit kan indgå en administrationsaftale med en administrationsorganisation under forudsætning af, at der samtidig etableres et medejerskab ved køb af andele eller garantibeviser i administrationsorganisationen. Foruden de landsdækkende findes der et større antal lokale administrationsorganisationer, som også kan optage nye medlemmer og indgå administrationsaftale uden udbud. Det gælder fx Salus i Aabenraa/Sønderborg, Dalbo i Sønderjylland, Boligkontoret Århus, Boligkontoret Fredericia, Varde Boligadministration, Bovia i Kolding, Bomiva i Skive, Alabu og Viva Bolig i Aalborg, Vestsjællands Boligadministration i Kalundborg/Gørlev m.fl. 

 

Fordele:

  • Boligorganisationen kan frit forhandle mellem de relevante administrationsorganisationer
  • I valget kan indgå såvel objektive som subjektive kriterier, fx vurderinger af administrationsorganisationernes forretningsmodeller, "kultur", priser mm.
  • Der kan indgås kontrakt, som kan forlænges, eller som boligorganisationen kan frigøres fra ved kontraktens udløb, og indskudt andelskapital/garantikapital kan tilbagebetales
  • Boligorganisationen bevarer sin egen struktur med organisationsbestyrelse, øverste myndighed m.v.


Ulemper:

  • Metoden kan kun anvendes ved køb af administration hos en almen administrationsorganisation, men ikke hos fx en anden almen boligorganisation med afdelinger
  • Konkurrencemotivet - med incitamenter til at vælge det økonomisk mest fordelagtige tilbud - kan nedtones til fordel for mere subjektive kriterier
  • Der opnås ikke organisatoriske forenklinger på samme måde som ved en fusion (antallet af -organisationsbestyrelser, øverste myndigheder, årsregnskaber m.m.)
  • Der skal lægges moms på administrationsudgiften.

Ny administrationsorganisation sammen med andre

Ny administrationsorganisation sammen med andre

Lokale boligorganisationer kan overveje i fællesskab at forsøge at matche konkurrencen fra de større landsdækkende administrationsorganisationer. Det er vigtigt, at en ny fælles organisation/administration bliver så professionel, at den af kommunen betragtes som en ligeværdig samarbejdspartner sammenlignet med de landsdækkende og regionale administrationsorganisationer.

 

En ny almen administrationsorganisation bør kun etableres, hvis man i den nye fælles administration kan råde over kvalificerede medarbejdere med betydelig praktisk erfaring på alle de almene kerneområder. Størrelsen alene gør det ikke, da der både skal være volumen og faglig indsigt for at etablere en administration, der kan konkurrere med de eksisterende administrationer.

 

Det er vigtigt, at den nye administrationsorganisation fra starten fungerer som én samlet organisation.

 

Endelig er det også afgørende, at den nyetablerede administrationsorganisation har et robust økonomisk udgangspunkt.


Fordele:

  • De stiftende kan påbegynde et samarbejde som ligeværdige parter og begge (alle) være med til at forme den nye administrationsorganisation
  • Boligorganisationen kan frit vælge, hvem man vil samarbejde med uden udbud
  • Boligorganisationen indgår i et administrationsfællesskab, men har mulighed for at forlade fællesskabet.

 

Ulemper:

  • Der skal opbygges en ny organisation med egne vedtægter, repræsentantskab, bestyrelse m.v.
  • En del ressourceforbrug (både penge, medarbejdertimer og timer for beboervalgte) til organisatorisk/politisk arbejde (et repræsentantskab + en bestyrelse for administrationsorganisationen og hver af de deltagende boligorganisationer)
  • Der skal lægges moms på administrationsudgiften.

Sammenlægning - Fusion

Sammenlægning - Fusion

En fuldstændig sammenlægning af 2 eller flere boligorganisationer er den mest rationelle form for sammenlægning.

 

Der henvises til bilag på bl.dk om forskellene på administrativt samarbejde og fusion, idet de på siderne om "Køb af administration" og  "Ny administrationsorganisation med andre" omtalte muligheder alle indgår under betegnelsen "administrativt samarbejde". Her resumeres kun kort de vigtigste argumenter ved overvejelser om fusion:


Fordele:

  • Stor mulighed for at opnå administrative stordriftsfordele
  • Der vil kun være én bestyrelse og ét repræsentantskab - mere enkel struktur
  • Større fælles kapitalgrundlag (arbejdskapital og dispositionsfonde for de deltagende sammenlægges), og dermed større fælles økonomisk sikkerhed
  • Beboere får oprykningsret til flere boligafdelinger
  • Mere udfordrende bestyrelsesarbejde - giver et bedre udgangspunkt for rekruttering af bestyrelsesmedlemmer
  • Der skal ikke betales moms af administrationsudgiften. 

 

Ulemper:

  • Højst den ene af de fusionerende boligorganis-tioner kan bevare sit navn - ofte findes et nyt fællesnavn
  • Der er ingen fortrydelsesret. Fusionerede boligorganisationer kan ikke adskilles igen
  • Nogle bestyrelsesmedlemmer kan blive overflødige.

Regler om moms på ejendomsadministration

Regler om moms på ejendomsadministration

I forbindelse med skattereformen er der også sket ændringer i reglerne for betaling af moms. Det indebærer bl.a., at den hidtidige momsfritagelse for ejendomsadministration bortfaldt fra 1. januar 2011.

 

Der skal således pålignes moms, når ejendomsadministration udføres af andre end boligorganisationen selv.

 

I alle de tilfælde, hvor en boligorganisation køber en administrationsydelse i en anden organisation, er denne ydelse momspligtig. Det gælder også i kontrakter mellem datterselskaber og deres "moderorganisation". Kun boligorganisationer med egen administration friholdes for moms af administrationen.


Ikke 25 % dyrere

Selv om administrationsudgiften pålægges 25 % moms, vil udgiften for beboerne ikke stige lige så meget. Hidtil har boligorganisationen betalt lønsumsafgift på ca. 5 %, som ikke skal betales af momspligtige organisationer. Desuden vil administrationsorganisationen kunne fratrække den moms, som de selv betaler ved indkøb til administrationen. BL skønner, at merudgiften i momspligtig administration vil være ca. 16-18 %.

 

Det er uheldigt, at skattereformen har haft denne betydning, og at der er skabt forskellige vilkår for beregning af moms, afhængig af hvilken administrationsmetode der anvendes.

 

Det hører dog med til billedet, at forskellen mellem en dygtig og effektiv administration og en mindre rationel administration kan vise sig at være mere værdifuld end merudgiften til moms. BL opfordrer derfor til, at der anlægges helhedsbetragtninger, og at det ikke kun er fx spørgsmålet om moms eller ej, der afgør det fremtidige valg af administrationsform.

Hvem træffer beslutning om administration?

Boligorganisationens øverste myndighed (repræsentantskab eller generalforsamling) træffer beslutning om boligorganisationens administrationsform.

 

Hvis bestyrelsen beslutter at ændre administrationsformen, skal det vedtages af øverste myndighed. Vælger bestyrelsen at fortsætte med samme administrationsform, blot med andre personer/organisationer, kan bestyrelsen selv iværksætte ændringerne uden godkendelse i øverste myndighed.

 

Løsning som beskrevet under "Sammenlægning - Fusion" betragtes formelt som en opløsning af boligorganisationen med henblik på sammenlægning med anden boligorganisation. Her er kravene til vedtagelse, at øverste myndighed skal godkende sammenlægningen med 2/3 flertal, og at 2/3 af medlemmerne skal være mødt.

Udvikling og fornyelse

Den almene boligsektor befinder sig i en brydningstid, hvor samfundet omkring os stiller stigende krav igennem mere kompliceret lovgivning og pres for løsning af ganske komplekse opgaver i forbindelse med fx helhedsplaner samt øgede ambitioner for samarbejdet med kommunerne i forbindelse med styringsdialogen.

 

Hvad der var godt for 10 og 20 år siden, er i dag ikke tilstrækkeligt. Det stiller krav til boligorganisationerne om en løbende udvikling og fornyelse.

 

Det må forventes at mindre boligorganisationer (mindre end 2 - 3.000 lejemål) i stigende omfang får udfordringer ved at konkurrere på kvalitet og pris med større administrationer.

 

Det er særligt udgifter til udvikling af elektroniske værktøjer, hjemmeside med flere selvbetjeningsfunktioner, webportaler for bestyrelser og afdelingsbestyrelser, som øger skellene imellem de mindre og de større administrationer. Det er en udvikling som vil fortsætte.

 

Der forventes ikke lovindgreb med krav om sammenlægning af boligorganisationer, men der er i forbindelse med den styringsreform, som blev igangsat i 2010, en kraftig opfordring til hele den almene sektor om på frivilligt grundlag at fremtidssikre strukturen.

 

Som led i styringsreformen skal der således gennemføres en debatfase, hvor boligorganisationer og kommuner skal drøfte boligorganisationernes fremtidige struktur, og på baggrund af dette skal BL, KL og Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter gennemføre en landsdækkende evaluering med henblik på at vurdere behovet for yderligere initiativer på området.

Visioner for boligorganisationen

Valg af administrationsform er ikke kun et spørgsmål om, hvem der skal skrive lejekontrakterne, opkræve huslejen og betjene bestyrelse og repræsentantskab. Det er i høj grad også en beslutning om boligorganisationens fortsatte udvikling.

 

Derfor er det også vigtigt, at bestyrelsen benytter anledningen til at tænke langt og opstille nogle visioner for fremtiden.

Heri kan fx indgå overvejelser som: 

 

  • Skal boligorganisationen søge at være aktive som bygherre på nybyggeri?

  • Er der behov for fremtidssikring af nogle af de eksisterende afdelinger
    • Har de en indretning, der svarer til efterspørgslen?
    • Er der tilstrækkelig god tilgængelighed for ældre og handicappede?
    • Svarer boligstrukturen til fremtidens behov?
    • Er der bygningsmæssige problemer, som skal analyseres?
    • Er der behov for energibegrænsende initiativer?

  • Skal boligorganisationens profil bevares uændret, eller skal der justeres?
    • Er der behov for mere offensive kriterier for udlejning, fx aftale om fleksibel udlejning?
    • Er der behov for at markedsføre boligerne mere offensivt?
    • Er beboerne begejstrede for deres boliger, eller kan boligorganisationen medvirke til at øge tilfredsheden?
    • Gennemføres der beboertilfredshedsanalyser?
    • Er alt bestyrelsesmateriale tilgængeligt på internettet?

  • Kommunikationsstrategi
    • Skal boligorganisationen være mere aktivt synligt på internettet?
    • Er der behov for anden form for beboerinformation?
    • Er der behov for at markere boligorganisationen i lokalområdet?

  • Forvaltningsrevision
    • Er lovgivningens krav opfyldt?
    • Skal der videreudvikles forretningsgange, målsætninger, nøgletal, benchmarking m.v?

 

Bestyrelsens prioriteringer af fremtidige indsatsområder kan naturligt indgå i valget af fremtidig administrationsform og i valget af eventuel(le) samarbejdspartner(e).

Oprettelse: 07.01.2019 | Sidst opdateret: 07.01.2019

Sideansvarlig: Bjarne Zetterström


Søger du bolig? - Klik her