Rammer og regler

Formål

Organisationsbestyrelsen skal agere inden for de rammer, lovgivningen fastsætter. Formålet i en almen boligorganisation er, at stille passende boliger til rådighed for alle med behov herfor til en rimelig husleje samt at give beboerne indflydelse på egne bo-forhold. Kerneaktiviteterne er at sikre en effektiv drift og administration og at vedligeholde og bygge almene boliger.

Todelt ledelsesansvar – forretning og forening

Organisationsbestyrelsen har et todelt ledelsesansvar. Et forretningsansvar, som handler om at udleje boliger, og et foreningsansvar, som handler om at sikre beboerdemokratisk indflydelse og fællesskab.

Den almene boligorganisations eksistensberettigelse, og det der gør den unik i forhold til andre udbydere på boligmarkedet, er, at boligerne udlejes non-profit, og at der tages socialt ansvar.

Et fælles ledelsesrum – ”timeglasmodellen”

Organisationsbestyrelsen er valgt som politisk ledelse og beslutningstager. Ansvaret for den administrative ledelse ligger enten hos en direktør eller et administrationsselskab, hvor opgaven varetages af fx en forretningsfører, en kundechef eller lignende.

Den politiske og administrative ledelse har et fælles ledelsesrum. Det er her, at strategien og retningen for boligorganisationen besluttes, og her alle forhold af større strategiske betydning skal drøftes. Som bestyrelsesmedlem skal man kende til organisationsbestyrelsens udfordringer aktuelt og på længere sigt.

Organisationsbestyrelsen sætter den politiske dagsorden og har ansvar for at stå på mål for og sikre opbakning til beslutningerne i beboerdemokratiet. Den administrative ledelse har ansvar for, at de rammer og den retning, som organisationsbestyrelsen beslutter på kort og langt sigt, bliver ført ud i livet og omsat til handling hos de ansatte.

Ansvarsområder og generelle ledelsesopgaver

Ansvarsområderne og de generelle ledelsesopgaver for organisationsbestyrelsen er at:

• Fastlægge den strategiske retning for organisationen

• Prioritere organisationens ressourcer

• Overvåge økonomien

• Repræsentere organisationen over for omverdenen i forskellige sammenhænge

• Ansætte direktør/indgår aftale med administrationsselskab

• Sikre den demokratiske indflydelse og legitimitet over for beboerne

Lovgivningen sætter rammerne for ”Bestyrelsens vigtigste ansvarsområder”. Læs mere om de vigtigste ansvarsområder her: Strategi og retning for boligorganisationen, Effektiv drift og administration, Renoveringer og nybyggeri, Socialt ansvar og fællesskab, Stærkt beboerdemokrati, Samarbejde med omverden.

Arbejdsdeling

For at sikre en professionel ledelse af organisation er det vigtigt med en tydelig arbejdsdeling mellem den politiske og administrative ledelse, og der skal være et godt og professionelt samarbejde.

Det er organisationsbestyrelsens opgave at:

• udstikke rammer og retning samt fastsætte mål
• formulere politikker
• prioritere og udvælge udviklingsområder for organisationen
• træffe beslutninger om forhold, som har eller vil kunne få væsentlig eller langvarig betydning for organisationen
• kontrollere og følge op på besluttede indsatser
• følge organisationens udvikling tæt
• følge udvikling i omverdenen, der kan have betydning for boligorganisationen
• være en konstruktiv sparringspartner for den administrative ledelse
• stille spørgsmål og sikre, at væsentlige emner bliver belyst sagligt og grundigt
• sikre følgeskab i beboerdemokratiet.

Den administrative ledelse skal:

• tage ansvar for den daglige ledelse af organisationen
• orientere om forhold af væsentlig eller langvarig betydning
• orientere om udvikling inden for væsentlige og/eller udvalgte områder
• kvalificere beslutninger
• betjene bestyrelsen – herunder med god ledelsesinformation
• tage initiativ
• sørge for at beslutninger bliver ført ud i livet
• lede personalet

Det politiske arbejde i organisationsbestyrelsen

Som organisationsbestyrelse er det vigtigt at være opmærksom på, hvad der er henholdsvis vilkår og mulighedsrum for arbejdet. Vilkårene kan ikke ændres, men de kan fx påvirkes gennem politisk interessevaretagelse.

Boligorganisationen er en forretningsdrevet forening, derfor handler det ikke kun om at påvirke vilkår, det handler også om at finde løsninger i mulighedsrummet.

Bestyrelsen kan træffe beslutninger om og gennemføre ændringer, inden for lovens rammer, internt i organisationen.

Den almene boligorganisations formål er fastlagt i Lov om almene boliger (LAB) og gælder alle boligorganisationer, uanset hvilke formuleringer der er anført i boligorganisationens vedtægter.

”§ 5 b. Almene boligorganisationer har som formål at stille passende boliger til rådighed for alle med behov herfor til en rimelig husleje samt at give beboerne indflydelse på egne boforhold.”

”§ 6. En almen boligorganisations kerneaktiviteter er at opføre, udleje, administrere, vedligeholde og modernisere almene boliger (…)”.

Lov om almene boliger beskriver følgende målsætninger for boligorganisationen:

• ”Boligorganisationen skal sikre en forsvarlig og effektiv drift af boligorganisationen og dens afdelinger” (LAB §6a)
• ”Boligorganisationen skal drage omsorg for, at de almene boligafdelinger er økonomisk og socialt velfungerende og fysisk fremstår i god og forsvarlig stand” (LAB §6b)
• ”Boligorganisationen skal i forbindelse med opførelse og renovering af almene boliger tilstræbe af få mest mulig værdi for de investerede midler ..”(LAB § 6c)
• ”Boligorganisationen skal ved udlejning af boliger tilgodese grupper, som har vanskeligheder med at skaffe sig en passende bolig på almindelige markedsvilkår. Derudover skal en varieret beboersammensætning søges fremmet” (LAB §6d)
• ”Boligorganisationens ledelse skal udvise god ledelsesskik og arbejde for at fremme et velfungerende beboerdemokrati” (LAB §6e)
• Boligorganisationen og kommunalbestyrelsen skal gennem etablering af samarbejde og indgåelse af aftaler arbejde for at realisere lovens formål og målsætninger..” og ”… i nødvendigt omfang koordinere deres indsats i de enkelte boligområder med andre relevante parter” (LAB §6f)

Organisationsbestyrelsen har den overordnede ledelse af boligorganisationen og dens afdelinger (LAB §14b). Normalvedtægterne §13 præciserer at ”Bestyrelsen er ansvarlig for driften, herunder for at udlejning, budgetlægning, regnskabsaflæggelse, lejefastsættes og den daglige administration sker i overensstemmelse med de gældende regler”.

Det er altså organisationsbestyrelsen, som er økonomisk og juridisk ansvarlig for hele boligorganisationen.

Mere konkret har organisationsbestyrelsen:

• ansvar for driften af boligorganisationen og dens afdelinger og skal sikre, at den organiseres og tilrettelægges effektivt (LAB §14b, stk.2)
• ansvar for vedligeholdelse af afdelingernes bygninger m.v. og for at der i afdelingernes budgetter henlægges de nødvendige midler hertil (LAB §14b, stk.3)
• ansvar for at opstille og implementere mål for forbedring af effektivitet, såfremt effektivitetstal og analyser peger på forbedringsområder. Mål og initiativer skal fremgå af styringsrapporten (LAB §14b, stk.4)
• ansvar for at der opbygges en velfungerende administrativ organisation i boligorganisationen (Vejledning om drift af almene boliger)
• ansvar for at udarbejde og indsende dokumentationsmateriale til brug for styringsdialogen med kommunalbestyrelsen (Bkg. om normalvedtægterne §13)

Organisationsbestyrelsen skal påse, at der foreligger skriftlige forretningsgange på alle væsentlige driftsområder i boligorganisationen (Bekendtgørelse om drift af almene boliger §28, stk. 4) og afgive en årsberetning, hvori der redegøres for den økonomiske udvikling i boligorganisationen samt mål og opnåede resultater (Bekendtgørelse om drift af almene boliger § 70).

De formelle rammer for organisationen og beskrivelsen af, hvem der har hvilke ansvar og opgaver, er beskrevet i lov om almene boliger kapitel 2, driftsbekendtgørelsen, kap. 2-5 samt normalvedtægternes kapitel 3-4.

Driftsbekendtgørelsen:  

• Kapitel 2, Beboerdemokrati
• Kapitel 3, Øverste myndighed
• Kapitel 4, Organisationsbestyrelsen
• Kapitel 5, Afdelingsbestyrelse og afdelingsmødet

Normalvedtægterne:

• 3, §6-§11, Repræsentantskabet
• 3, §12-14, Organisationsbestyrelsen
• 4, §15-20, Afdelingernes ledelse

Boligorganisationen beslutter selv sine vedtægter, men vedtægterne må ikke fravige lovens regler (LAB§12 stk. 4). Vedtægtsbestemmelser, der giver beboerne mindre rettigheder end loven foreskriver, er ugyldige.

Alle de mest relevante reglerne for arbejdet i boligorganisationen kan downloades her.

Både den politiske og administrative ledelse af boligorganisationen træffer løbende beslutninger, hvor der kan være modsatrettede interesser. Her er det organisationsbestyrelsens opgave at balancere

• hensynet mellem forretning og forening
• hensynet mellem effektiv drift og beboernes ønsker om service mv.
• kort- og langsigtede interesser – herunder for nuværende og kommende beboere
• hensynet mellem en afdelings og den samlede boligorganisations interesse
• hensynet mellem enkelte beboeres ønsker og behov over for flertallets

Det kan også være dilemmafyldt, hvis man som organisationsbestyrelsesmedlem har flere kasketter på, fx som afdelingsbestyrelsesmedlem og ved ekstern repræsentation. Som organisationsbestyrelsesmedlem, skal man altid vægte boligorganisationens overordnede interesser højest.

• BL har udgivet en pjece om organisationsbestyrelsens opgaver og ansvar. Den kan downloades her
• BL udsender løbende information om nye regler mv. i BL-info. Tilmeld dig her
• BL har en juridisk hotline, hvor man kan få gratis vejledning (ikke sagsbehandling). Se mere info her