Ekstern repræsentation

Boligorganisationen bør søge indflydelse og synlighed i relevante organisationer udenfor boligorganisationen. Uden for boligorganisationen men i den almene sektor kan det fx være som repræsentant i BL’s kreds eller et administrationsselskabsskabs repræsentantskab/bestyrelse. Uden for sektoren kan det fx være som repræsentant i forsyningsselskaberne (vand, el, varme og antenne), offentlige råd og nævn, banker og realkredit, erhvervsnetværk, fritidsorganisationer, interesse- og brancheorganisationer samt frivillige foreninger.

Organisationsbestyrelsen afgør, hvem der skal repræsentere boligorganisationen i hvilke sammenhænge, og skal sikre klarhed om den valgtes mandat og forpligtelser

For at sikre den valgtes loyalitet overfor boligorganisationen og for undgå misundelse, mistænkeliggørelse, tvivl og konflikter bør der skabes overblik og fastsættes skriftlige retningslinjer for fx:

• Omfanget af eksterne repræsentationer
• Valgproces og -perioder
• Den valgtes pligt til at orientere og inddrage organisationsbestyrelsen
• Modtagelse af honorar mv. fra ekstern part

Relevansen af en given ekstern repræsentation vil variere over tid og med fx boligorganisationens strategiske målsætninger. Valg til eksterne repræsentationer bør derfor foretages hvert år som led i organisationsbestyrelsens konstituering.

Ekstern repræsentation er, når en person repræsenterer boligorganisationen hos en ekstern part. Det kan være som deltager på fx en generalforsamling og i andre tilfælde fx som medlem af bestyrelsen hos den eksterne part. Ekstern repræsentation handler oftest om at repræsentere boligorganisationen, men i fx ejer- og grundejerforeninger handler det dog om at repræsentere en boligafdeling.

Udenfor boligorganisationen (men dog indenfor den almene sektor) har boligorganisationer, der er medlem af BL, ret til at vælge et antal repræsentanter til BL’s kredse efter størrelse. Boligorganisationer, der administreres af en almen administrationsorganisation med et repræsentantskab som øverste myndighed, har også ret til at vælge repræsentanter hertil efter størrelse.

Udenfor den almene sektor er det forsyningsselskaberne (vand, el, varme og antenne), der tegner sig for de fleste eksterne repræsentationer, men der findes også eksempler i fx offentlige råd og nævn, banker og realkredit, erhvervsnetværk, fritidsorganisationer, interesse- og brancheorganisationer samt frivillige foreninger.

Ofte er det let at konstatere, om boligorganisationen har ret til at være repræsenteret hos en ekstern part. Det vil fremgå af fx vedtægter hos den eksterne part.

Være særlig opmærksom, hvis fx vedtægterne hos den eksterne part giver deres kunder ret til en repræsentation, og kundeforholdet reelt er direkte mellem den enkelte beboer og den eksterne part. I det tilfælde kan beboeren repræsentere sig selv uafhængigt af boligorganisationen.

Hvis boligorganisationens repræsentant vælges til bestyrelsen af fx generalforsamlingen hos den eksterne part, er vedkommende ikke længere en egentlig repræsentant for boligorganisationen. Som medlem af bestyrelsen i fx et varmeværk, vil man skulle arbejde loyalt for varmeværkets interesser, og de er ikke nødvendigvis sammenfaldende med boligorganisationens interesser. Tilsvarende gælder, hvis man fx vælges ind i BL’s bestyrelse eller i bestyrelsen for en almen administrationsorganisation.

Hvis boligorganisationen har ret til at deltage på fx generalforsamling hos en ekstern part, så afgør organisationsbestyrelsen, hvem der konkret skal repræsentere boligorganisationen. Det følger af fx driftsbekendtgørelsens § 12, stk. 2, der fastslår, at organisationsbestyrelsen tegner boligorganisationen. Nogle boligorganisationer har dog overladt til øverste myndighed at vælge repræsentanter til BL’s kredse og/eller administrationsorganisationens repræsentantskab, men det ændrer formelt set ikke på, at de valgte repræsenterer boligorganisationen på organisationsbestyrelsens vegne og ansvar.

Uanset om den valgte repræsentant sidder i organisationsbestyrelsen eller ej, skal vedkommende loyalt repræsentere organisationsbestyrelsen og varetage boligorganisationens interesser i overensstemmelse hermed. Når organisationsbestyrelsen vælger/udpeger en person til ekstern repræsentation, skal der derfor fastsættes nogle retningslinjer for repræsentantens mandat og forpligtelser.

Hvis der modtages honorar, goder eller begunstigelser fra den eksterne part, kan det påvirke repræsentantens loyalitet overfor boligorganisationen og/eller skabe tvivl og mistænksomhed. Organisationsbestyrelsen skal derfor have kendskab til enhver form for aflønning mv. og må beslutte, om den fx helt eller delvist skal tilfalde repræsentanten eller boligorganisationen, eller om det helt skal fravælges.

Der er flere hensyn og udfordringer at være opmærksom på, når man fastsætter retningslinjer for ekstern repræsentation, fx:

• Honorarer og goder fra den eksterne part kan udfordre den valgtes loyalitet overfor boligorganisationen og i visse tilfælde føre til egentlig økonomisk afhængighed
• Hvis boligorganisationens repræsentant sidder i bestyrelsen – og dermed i ledelsen – hos en ekstern part, så skal vedkommende arbejde loyalt i to forskellige virksomheders interesse
• Manglede åbenhed om eksterne repræsentationer kan føre til mistillid, mistænkeliggørelse og misundelse i og udenfor boligorganisationen
• Hvis der ikke er enighed om budskaber til og fra boligorganisationen, kan det medføre usikkerhed om, hvad den valgte kan sige
• Den enkeltes viden, interesser og erfaring kan medføre et ønske om at repræsentere boligorganisationen i en sammenhæng, som organisationsbestyrelsen i øvrigt finder irrelevant
• Den valgte repræsentant kan skabe sig et videns-monopol for at sikre fremtidigt genvalg uafhængigt af relevans og kompetencer i øvrigt

• Tag stilling til, om I er repræsenteret i de rette sammenhænge – forfølg det relevante
• Få styr på regler og vedtægter hos de eksterne parter – det kan have stor betydning for, hvem der kan vælges som boligorganisationens repræsentant og til hvad
• Fastsæt retningslinjer for alle eksterne repræsentationer
• Forhold jer særligt til eventuelle honorarer og goder fra eksterne parter
• Stil krav til jeres repræsentanter og vælg de rette
• Skab overblik og åbenhed om de eksterne repræsentationer
• Gør retningslinjerne skriftlige og synlige
• Forhold jer til emnet hvert år

Nedenstående eksempler er hentet fra boligorganisationernes hverdag, men naturligvis anonymiseret. Eksemplerne kommenteres ikke, men er tænkt til inspiration og overvejelse.

• En nybygget afdeling indgår i en ejerforening. Det fremgår af ejerforeningens vedtægter, at afdelingsbestyrelsen repræsenterer afdelingen på ejerforeningens generalforsamling og i øvrigt er berettiget til en plads i ejerforeningen bestyrelse.
• Organisationsbestyrelsens mangeårige og aldrende formand er også medlem af administrationsselskabets bestyrelse, og herfra er han udpeget som bestyrelsesmedlem i yderligere 10-12 boligorganisationer. Formanden modtager honorar i samtlige bestyrelser, og samlet set er der tale om en betydelig indtægt. Flere mener, at den ellers meget vellidte formands tid i organisationsbestyrelsen er ved at være slut, men hvis hun udtræder af organisationsbestyrelsen, vil hun samtidig skulle udtræde af alle de andre hverv.
• Organisationsbestyrelsens næstformand er udpeget som repræsentant til antenneforeningens generalforsamling, hvor han opnår valg til bestyrelsen. Flere mener at vide, at hans nye fjernsyn er en gave fra en signalleverandør, og andre undrer sig over, at han og hans kone for nylig var på 3-dages bredbåndsmesse i Bella Center med alt betalt.