Digitale afdelingsmøder

Afdelingsmødet kan nu suppleres med nogle digitale værktøjer, hvor beboerne kan debattere digitalt inden afdelingsmødet og stemme digitalt.

Billede af BL_Agervang_101018_005.jpg

Digitale værktøjer

Afdelingsmødet har nu mulighed for at beslutte at supplere afdelingsmødet med nogle digitale værktøjer, der i alt sin enkelthed handler om, at beboerne kan debattere digitalt inden afdelingsmødet og stemme digitalt efter mødet.

De digitale muligheder giver en unik mulighed for at involvere nye beboergrupper og øge deltagelsen og de nye procedurer kan bane vej for nye måder at tænke beboerdemokrati på! 

Med en digital debat blandt beboerne i afdelingen inden mødet kan den enkelte beboer stille forslag og få respons på forslaget inden selve afdelingsmødet, hvorved muligheden for mere gennemarbejde forslag øges og de efterfølgende diskussioner på afdelingsmødet kvalificeres. 

De digitale værktøjer skal ikke erstatte afdelingsmødet

Det fysiske afdelingsmøde skal stadig afholdes. Den levende, debatterende proces blandt beboerne i et fysisk rum er selve kernen i beboerdemokratiet, og det er stadig hér, man formulerer de præcise afstemningstemaer på baggrund af den digitale og mundtlige debat, et forslag har skabt. Så der er fortsat al mulig grund til at deltage i afdelingsmødet!

Forsøg med inddragelse af digitale værktøjer har til gengæld vist, at diskussionerne på afdelingsmøderne er blevet mere kvalificerede, idet de digitale diskussioner har skabt en bedre forståelse for punkterne på dagsordenen blandt de fremmødte. 

Med de digitale muligheder kan man puste nyt liv i beboerdemokratiet og skærpe interessen for deltagelse blandt beboergrupper, der ikke tidligere har deltaget i det traditionelle beboerdemokrati. 

På denne side finder I en vejledning, der beskriver vilkårene og de digitale muligheder mere detaljeret ligesom BL har lavet udkast til forretningsordner for 3 forskellige måder at arbejde digitalt på:

 

  • 1 - Stor pakke: digital debat inden afdelingsmødet, afstemninger på afdelingsmødet og digitale og fysiske afstemninger efter afdelingsmødet
  • 2 - Mellem pakke: digital debat inden afdelingsmødet og afstemning digitalt og fysisk efter afdelingsmødet
  • 3 - Lille pakke: digital debat inden afdelingsmødet, men beslutninger og afstemninger foretages kun på det fysiske afdelingsmøde
Word Dokument

Vejledning til afvikling af et digitalt afdelingsmøde

Download

Vejledning til afvikling af et digitalt afdelingsmøde

Ændringerne i bekendtgørelse om normalvedtægter for en almen boligorganisation med almene boligafdelinger (nr. 718) åbner for nye måder at afvikle afdelingsmødet på. Beboerne i de almene boligafdelinger får nu mulighed for at supplere afdelingsmødet med nogle digitale redskaber, der primært handler om, at beboerne har mulighed for at deltage i en digital debat og stille forslag digitalt inden afdelingsmødet og at afstemningerne kan foregå digitalt efter afdelingsmødet. Men det fysiske afdelingsmøde skal stadig afholdes og er fortsat det centrale omdrejningspunkt i beboerdemokratiet.

Denne vejledning kommenterer primært de punkter i normalvedtægterne, som omhandler det digitale afdelingsmøde i § 16, og hvor uddybende forklaringer er skønnet nødvendige i forhold til evt. implementering af de digitale værktøjer. 

Sideløbende med processen med de nye digitale muligheder foregår procedurerne i forhold til det fysiske afdelingsmøde i øvrigt, som det fremgår af normalvedtægten.

Hvordan kommer man/afdelingen i gang?

Hvordan kommer man/afdelingen i gang?

På et afdelingsmøde kan de fremmødte lejere beslutte, om afdelingen fremadrettet ønsker at supplere det fysiske afdelingsmøde med nogle digitale redskaber. Afdelingsmødet skal beslutte, om man ønsker at åbne for alle mulighederne i § 16 eller kun vælger dele af de muligheder, normalvedtægterne giver mulighed for. 

Afdelingsmødet kan vælge, at

  1. forslag til behandling på afdelingsmødet kan fremsættes digitalt
  2. forslag kan debatteres digitalt
  3. opstilling af kandidater kan ske digitalt
  4. afstemninger kan foretages digitalt inden for en frist på højst syv dage efter afholdelse af det fysiske afdelingsmøde

Før afvikling af et afdelingsmøde, hvor der stilles forslag om at gennemføre digitalt afdelingsmøde, undersøger afdelingsbestyrelsen i samarbejde med administrationen, hvad det koster at købe et digitalt afstemningssystem. Det skal være et betryggende digitalt afstemningssystem, som ikke kræver en profil på de sociale medier. 

Generelt skal afdeling, administration og organisationsbestyrelse overveje, hvilke andre initiativer eller foranstaltninger, der er behov for til støtte for møderne, debatten og den efterfølgende afstemning. Hvis det har en konsekvens for afdelingens økonomi, skal det godkendes af afdelingsmødet. 

Det er administrationen, der undersøger og indhenter tilbud på udbydere af digitale afstemningssystemer og derefter vælger, hvilken leverandør organisationen ønsker at benytte. Det valgte digitale system skal være betryggende og give en passende sikkerhed for de personer, der afgiver deres stemmer og de data, systemet skal håndtere.  

Ved betryggende system forstår BL et system, hvor både debat og valghandlinger gennemføres på en måde, hvorved de beboerdemokratiske principper understøttes, og hvor lejerne kan føle sig sikre på afstemningsresultatet. 

Systemet skal:

  • Opfylde persondataloven, herunder sikkerhedsbestemmelserne.
  • Sikre at afstemning foregår anonymt/hemmeligt.
  • Kunne modvirke manipulation eller pres på lejeren for at afgive en bestemt stemme.
  • Være letforståeligt og enkelt at bruge.
  • Være driftssikkert.
  • Sikre en nøjagtig stemmeoptælling.
  • Opretholde den demokratiske kultur ved valg.
  • Sikre at ingen husstand afgiver flere stemmer, end de har efter vedtægterne.

Hvis afdelingsmødet vælger at supplere afdelingsmøde med de digitale muligheder, gælder den beslutning indtil afdelingsmødet beslutter noget andet. Afdelingsmødet har mulighed for at vælge fx en prøveperiode, hvorefter ordningen skal tages op til revision.

Afdelingens beslutninger udmøntes i en forretningsorden for afdelingsmødet og vil derefter gælde fremadrettet.

I denne vejledning går vi ud fra, at afdelingen har valgt ”hele den digitale pakke”.

Etablering af en hjemmeside

Etablering af en hjemmeside

Der skal etableres en hjemmeside for den enkelte afdeling, hvor lejerne har mulighed for at:

  • oprette sig som brugere
  • stille forslag
  • debattere de stillede forslag
  • opstille sig til afdelingsbestyrelsen
  • se evt. mulige kandidater til afdelingsbestyrelsen

Hjemmesiden skal være tilgængelig for alle afdelingens lejere og disses myndige husstandsmedlemmer. Herudover skal den være tilgængelig for enhver, der ifølge vedtægterne har adgang til afdelingsmødet. Disse må dog ikke have adgang til at deltage i afstemninger.

Andre kan gives læseadgang til hjemmesiden.

Der må ikke ved anvendelsen af digitale værktøjer stilles krav om profil i sociale medier. Facebookgrupper o. lign. kan altså ikke anvendes til formålet.

Om hjemmesiden er ny eller blot er en integreret del af en eksisterende hjemmeside er op til den enkelte organisation/afdeling. Hovedsagen er, at alt relevant materiale vedrørende afdelingsmødet lægges på denne digitale platform.

Når afdelingen har besluttet at supplere det fysiske afdelingsmøde med en digital platform/hjemmeside, skal afdelingen tage stilling til følgende: 

  • Hvilke digitale muligheder ønsker afdelingen at benytte?:

a. Pakke nr. 1 (med digital debat inden afdelingsmødet, afstemning på afdelingsmødet og digital afstemning efter afdelingsmødet)?

b. Pakke nr. 2 (med digital debat inden afdelingsmødet og digitale afstemninger efter afdelingsmødet)?

c. Pakke nr. 3 (med digital debat inden afdelingsmødet og afdelingsmødet foregår som det plejer med afstemninger og valg)? 

  • Hvornår lukker lejernes mulighed for at kommentere forslag på hjemmesiden?
     
  • Hvor lang er fristen for at stemme efter det fysiske afdelingsmøde, når man vælger den store eller den mellemste pakke?

  • Godkendelse af en forretningsorden for afdelingsmødet.

  • Vil der være afstemninger eller typer af afstemninger, der ikke kan ske digitalt?

Før det fysiske afdelingsmøde

Før det fysiske afdelingsmøde

Information til beboerne

I god tid inden afdelingsmødet skal alle husstande informeres om planerne og rammerne for afvikling af det digitale afdelingsmøde, hvor en hjemmeside er den centrale faktor. Det er vigtigt at nå ud til alle lejere. Budskabet bør husstandsomdeles og markedsføres i form af nyhedsbrev, opslag i opgangene, evt. pr. mail/sms etc. 

Fire uger før afvikling af afdelingsmødet skal afdelingens lejere og deres myndige husstandsmedlemmer indkaldes til afdelingsmødet. 

Sammen med indkaldelsen skal lejer og dennes husstand have oplyst, hvordan man logger på hjemmesiden og hvordan man senere skal stemme. 

Samtidig offentliggøres/åbner hjemmesiden. 

Derudover kan afdelingsbestyrelsen overveje, om også beretningen skal lægges på hjemmesiden, men der er ikke et lovkrav om en skriftlig beretning. 

Lejerne kan oprette sig som brugere og stille op til afdelingsbestyrelsen frem til afvikling af det fysiske afdelingsmøde, ligesom lejerne kan stille op til afdelingsbestyrelsen under selve mødet. 

Lejerne kan både stille forslag på hjemmesiden og ved skriftligt at indsende forslaget. Indsendte skriftlige forslag skal efterfølgende lægges på hjemmesiden af afdelingsbestyrelsen/administrationen. 

Der vil altid være risiko for, at nogle lejere stiller forslag, som ikke har karakter af egentlige forslag. 
Her må afdelingsbestyrelsen/administrationen være forberedt på undervejs at kommentere de indkomne forslag, så diskussionerne hjælpes på vej og det resulterer i forslag, som man reelt kan stemme om. 

To uger inden afdelingsmødet lukker lejernes mulighed for at stille nye forslag, men det vil fortsat være muligt at kommentere og diskutere de allerede stillede forslag digitalt, ligesom ændringsforslag kan fremsættes efter denne frist samt under afholdelse af afdelingsmødet. 

En uge inden afdelingsmødet bekendtgøres den endelige dagsorden med de stillede forslag til alle husstande, ligesom den bekendtgøres på hjemmesiden. 

Hvor lang tid de digitale diskussioner skal være aktive inden afvikling af selve afdelingsmødet, er op til den enkelte afdeling, men bør indskrives i forretningsordenen. Vær opmærksom på, at dirigenten på mødet kender forslagene og hvilke kandidater, der har meldt sig på hjemmesiden inden afdelingsmødets start. Det er derfor en god ide, at systemet er sat op til at lukke for debatten fx 1 dag forud for mødet, så der kan sikres tid til forberedelsen. 

For at sikre en god digital debat, kan afdelingsbestyrelsen overveje at udpege en person, der fungerer som moderator af den digitale debat inden mødet.                               

Afvikling af det fysiske afdelingsmøde

Afvikling af det fysiske afdelingsmøde

Valgmateriale

Ved ankomsten registreres de fremmødte lejere på en liste og der udleveres stemmemateriale i en kuvert i henhold til vedtægten til de fremmødte, der ønsker at stemme på mødet. I forbindelse med udlevering af kuverter, skal lejeren notere sin unikke valgkode på kuverten. Dette for at sikre, at kuverten er gyldig, når der skal tælles stemmer. Proceduren skal tilrettelægges så man sikrer, at der er mulighed for at se, hvem der har stemt på mødet, og hvem der fortsat mangler at stemme. 

Når der stemmes på selve mødet, må der etableres en form for lukket ”stemmeboks”, så stemmerne kan afleveres hemmeligt. Når der er vedtaget digitale afstemninger, kan der kun stemmes skriftligt. 

Stemmer, der er afgivet på mødet, skal gemmes på forsvarlig måde, og må ikke åbnes før optælling. Alle afgivne stemmer – såvel fysiske som elektroniske – skal tælles op samtidig umiddelbart efter afstemningsperiodens udløb. 

Dirigent, stemmeudvalg mm.

Der vælges som normalt en dirigent, ligesom der skal vælges et stemmeudvalg.

Stemmeudvalget skal både fungere på afdelingsmødet og efter afdelingsmødets afholdelse – indtil alle afstemninger og valg er afsluttet og optalt. 

Dirigenten informerer om de indkomne forslag og indholdet af den digitale debat og kandidatopstillinger under de relevante punkter på dagsordenen. Her bør dirigenten være opmærksom på, at debatforummet ikke fungerer løsrevet fra den øvrige proces, men bliver en integreret del af de indkomne forslag og afdelingsmødet. 

Det skal fortsat være muligt at debattere forslagene og eventuelt ændringsforslag på afdelingsmødet. Det er dirigenten, der formulerer de konkrete afstemningstemaer på baggrund af afdelingsmødets debat. Der bør være tale om enkle ja/nej eller for/imod afstemninger.

Hér skal man derfor være opmærksom på, at hvis man ønsker indflydelse på prioriteringen af ændringsforslagene kræver det tilstedeværelse på det fysiske møde. 

Dirigenten forestår afstemningerne for dem, der ønsker at stemme under mødet. For at holde styr på de afgivne stemmer anbefaler vi, at stemmematerialet først afleveres samlet til sidst i den lukkede kuvert med stemmekode, så der ikke sås tvivl om, hvem der har stemt på det fysiske møde. 

Dirigenten sikrer, at de enkelte afstemningstemaer gengives korrekt, så det præcist kan fremgå på hjemmesiden dagen efter, hvilke afstemningstemaer afdelingsmødet nåede frem til. Ifølge normalvedtægten skal afstemningstemaerne være formuleret endeligt før afslutningen af afdelingsmødet. 

 

Valg

Dirigenten orienterer om hvilke kandidater, der er stillet op på hjemmesiden og at der er mulighed for, at andre interesserede kan stille op på mødet. 

Dirigenten gennemfører en skriftlig afstemning mellem de opstillede kandidater blandt de beboere, der ønsker at stemme på mødet. 

Stemmesedlerne afleveres i samme kuvert som bruges til afstemningen af de indkomne forslag og resultatet opgøres først, når resultatet af det digitale valg forelægger. 

Hvis der ikke er opstillet flere kandidater, end der er behov for, betragtes de opstillede kandidater som valgte. 

 

Digitalt personvalg

Elektronisk valg af kandidater på flere niveauer bør gennemføres i én afstemningsrunde, så der ikke skal afholdes flere, tidsmæssigt adskilte afstemninger for hvert niveau i tiden efter afholdelsen af det fysiske afdelingsmøde. 

Det skal altså kunne lade sig gøre at vælge formand for afdelingsbestyrelsen, afdelingsbestyrelsesmedlemmer, suppleanter til afdelingsbestyrelsen samt afdelingsrepræsentanter og suppleanter til boligorganisationens repræsentantskab i samme valgrunde.
 

Kriterier for valg til afdelingsbestyrelsen:

  1. En ikke-valgt formandskandidat skal kunne vælges til afdelingsbestyrelsen eller som suppleant sammen med andre kandidater.
  2. En ikke-valgt formandskandidat og ikke-valgte bestyrelseskandidater skal kunne vælges som suppleanter til afdelingsbestyrelsen sammen med andre kandidater.
  3. Lejeren må ikke konsekvensfratages stemmeret i nogen afstemninger.

 

Afvikling af det fysiske afdelingsmøde

  1. Ikke-valgte repræsentantskabskandidater skal kunne vælges som suppleanter til repræsentantskabet sammen med andre kandidater.
  2. Lejeren må ikke konsekvensfratages stemmeret i nogen afstemninger.

En sådan elektronisk valghandling kan kun lade sig gøre, hvis alle kandidater til de forskellige niveauer er opstillet, før den samlede valghandling starter.

Det vil ikke kunne lade sig gøre, at kandidater først opstiller undervejs i valghandlingen ud fra lokale overvejelser over den fremtidige personsammensætning på de forskellige niveauer. Hvis afdelingsmødet vurderer, at det er nødvendigt at kunne ændre opstillinger undervejs, kan valg af personer fortsat alene foretages på det fysiske afdelingsmøde. 

Efter afdelingsmødet

Efter afdelingsmødet

Dagen efter afholdelsen af afdelingsmødet skal det være muligt at stemme på hjemmesiden. 

Husstande, der ikke deltog på afdelingsmødet og som ønsker at stemme pr. brev, kan henvende sig til afdelingsbestyrelsen/administrationen, som vil udlevere stemmematerialet. 

Afstemningsfristen er i normalvedtægten defineret til max. 7 dage efter afvikling af det fysiske møde og det er således op til det enkelte afdelingsmøde at bestemme, om fristen skal være kortere. Der er med andre ord ikke noget til hinder for, at fristen bliver kortere og at resultatet foreligger tættere på afviklingen af det fysiske møde. 

Dette beskrives i forretningsordenen for afvikling af afdelingsmødet. 

Når afstemningsfristen er udløbet lukker afstemningsmuligheden, - både på hjemmesiden og i den fysiske postkasse. Det er nu stemmeudvalgets opgave at lægge de afgivne stemmer fra afdelingsmødet sammen med de digitale stemmer og de stemmer, der måtte være afgivet pr. brev.

Afstemningssystemet skal være indrettet, så hver husstand kun kan afgive det antal stemmer, der fremgår af vedtægterne. 

Valgresultatet bekendtgøres af afdelingsbestyrelsen hurtigst muligt herefter, - i første omgang på hjemmesiden og fx ved opslag i afdelingen, så alle lejere får mulighed for at se resultatet samtidigt. 

Referatet fra afdelingsmødet skal som normalt gøres tilgængeligt for lejerne senest 4 uger efter afholdelse af afdelingsmødet. 

 

Forslag til forretningsordner – fuld pakke eller mindre pakker:

 

Til den skitserede store digitale pakke er udarbejdet denne forretningsorden. 

 

Der er som tidligere nævnt også andre varianter:

Den mellem digitale pakke (forretningsorden). 
Debatten inden afdelingsmødet foregår digitalt, men beslutninger og afstemninger foretages efter det fysiske afdelingsmøde.

Den lille digitale pakke (forretningsorden)
Debatten inden afdelingsmødet foregår digitalt, men beslutninger og afstemninger foretages kun på det fysiske afdelingsmøde. 

Opmærksomhedspunkter inden afdelingsmødet beslutter at bruge de digitale redskaber 

Opmærksomhedspunkter inden afdelingsmødet beslutter at bruge de digitale redskaber 

Dirigentens rolle

Dirigenten får med de nye digitale muligheder en noget større opgave end hidtil. Rollen som dirigent bliver mere central og kravene til dirigentens kompetencer bliver mere omfattende. Det er blandt andet væsentligt, at dirigenten har detaljeret kendskab til den digitale debat, idet debatten skal opsummeres på det fysiske møde. 

Det må ligeledes overvejes, om dirigenten også skal følge den efterfølgende digitale afstemning sammen med stemmeudvalget og derved har opgaver efter det fysiske afdelingsmøde. 

 

Gradvis indkøring

I større organisationer kan det være en stor mundfuld at indkøre nye afstemningsformer i samtlige afdelinger på én gang, hvis alle afdelinger er interesserede. Hvis organisationen ikke har kørt forsøg med brug af digitale redskaber tidligere, kan man overveje at gøre sig nogle erfaringer i enkelte afdelinger, inden der laves en indkøringsplan for implementering i resten af organisationen. 

Det er en fælles opgave for afdelingsbestyrelsen, beboerne og administrationen, når afdelingsmødet vil benytte digitale redskaber i forbindelse med afvikling af afdelingsmødet.

Forretningsorden stor digital pakke

Download: Forretningsorden stor digital pakke

Store digitale pakke. Forslag til en forretningsorden for afvikling af digitalt afdelingsmøde, hvor beslutninger og afstemninger foretages både under og efter afdelingsmødet

Denne forretningsorden skal ses som et supplement til afdelingens nuværende forretningsorden, idet den udelukkende omhandler de ekstra forholdsregler, man skal være opmærksom på i forbindelse med brug at digitale redskaber til afvikling af afdelingsmødet.

Forretningsordenen godkendes og revideres efter behov af afdelingsmødet.

Før afdelingsmødet 

Før afdelingsmødet 

1. Fire uger før afvikling af afdelingsmødet åbner afdelingens hjemmeside.  Lejerne har dér mulighed for at oprette sig som bruger, stille forslag, debattere de stillede forslag, opstille sig til afdelingsbestyrelsen og se evt. opstillede kandidater. Sammen med indkaldelsen til afdelingsmødet modtager lejerne en unik valgkode.

2. Afdelingsbestyrelsen sørger for at forslag, der modtages pr. brev, bliver lagt på hjemmesiden.

3. To uger før afdelingsmødet lukker lejernes mulighed for at stille nye forslag, men der vil fortsat være mulighed for at kommentere og diskutere de allerede stillede forslag digitalt.

4. En uge inden afdelingsmødet bekendtgøres den endelige dagsorden med de stillede forslag på afdelingens hjemmeside. 

5. Opstilling af kandidater på hjemmesiden lukker dagen før afvikling af afdelingsmødet kl. 12.

6. Hjemmesiden lukker for nye indlæg og ændringsforslag dagen før afholdelsen af det fysiske afdelingsmøde kl. 12, men alle indlæg/ændringsforslag kan læses helt frem til, at referatet er sendt ud efter afdelingsmødet.

7. Afdelingsmødet kan træffe beslutning om, at der i særlige situationer kun kan stemmes på det fysiske afdelingsmøde. Hvis man beslutter dette, skal information herom formidles til samtlige lejere med fire ugers varsel inden afvikling af mødet. 

På det fysiske afdelingsmøde 

På det fysiske afdelingsmøde 

8. Adgang til afdelingsmødet har alle lejere og disses myndige husstandsmedlemmer. Ved ankomsten registreres de fremmødte lejere på en liste og der udleveres stemmemateriale i en kuvert i henhold til vedtægterne til de lejere, der ønsker at stemme på mødet.

9. Afdelingsmødet vælger en dirigent, der leder mødet og afstemningerne i overensstemmelse med dagsordenen og påser, at vedtægterne og denne forretningsorden overholdes. 

10. Afdelingsmødet skal vælge et stemmeudvalg. Stemmeudvalget fungerer under afdelingsmødets afholdelse og indtil det digitale valg har fundet sted. 

11. Antallet af medlemmer til stemmeudvalget fastsættes af dirigenten.  

Valg og afstemninger 

Valg og afstemninger 

12. Afdelingsmødet har besluttet, at afstemningen kan ske både på afdelingsmødet og efter afdelingsmødet på hjemmesiden eller pr. brev. 

13. Dirigenten opridser de indkomne forslag og debatten fra hjemmesiden. Kun forslag der er indkommet rettidigt og bekendtgjort for alle husstande senest en uge før afdelingsmødet, kan behandles på mødet. Der er mulighed for at fremkomme med eventuelle ændringsforslag på mødet. 

14. Dirigenten formulerer de konkrete afstemningstemaer på baggrund af afdelingsmødets debat. 

15. Afdelingsmødet har besluttet, at valg til afdelingsbestyrelsen kan ske på mødet og ved digital afstemning på hjemmesiden eller via brevstemmer. Dirigenten orienterer om hvilke kandidater, der er opstillet på hjemmesiden og orienterer om, at nye kandidater kan stille op. Dirigenten gennemfører skriftlig afstemning mellem de opstillede kandidater blandt de lejere, som ønsker at stemme på afdelingsmødet. Hvis der ikke er opstillet flere kandidater end dem, der er behov for, er de automatisk valgt. 

16. Referenten registrerer de afstemningstemaer og de kandidater, der skal stemmes om. 

17. Husstandens to stemmer afleveres i hver sin lukkede kuvert med hver sin unikke valgkode, når alle afstemninger er foretaget. Kuverterne afleveres i en lukket stemmeboks og stemmeudvalget opbevarer de afgivne stemmer. Det bør registreres, hvilke koder der er blevet brugt på mødet, så disse ikke kan benyttes igen elektronisk. 

Efter afdelingsmødet 

Efter afdelingsmødet 

18. Dagen efter afdelingsmødet sørger afdelingsbestyrelsen for, at de endelige afstemningstemaer og en oversigt over hvilke kandidater, der kan stemmes på, fremgår af hjemmesiden. 

19. De lejere, der ikke har stemt på afdelingsmødet, har herefter mulighed for at stemme ved hjælp af den unikke valgkode enten digitalt på afdelingens hjemmeside eller pr. brev. 

20. Husstande der måtte ønske at stemme pr. brev, kan få udleveret stemmemateriale ved at henvende sig til afdelingsbestyrelsen/administrationen. 

21. Afdelingsmødet har besluttet, at afstemningsfristen er XX dage (max. syv dage) efter afdelingsmødet kl. 12. 

22. Stemmeudvalget opgør stemmerne fra afdelingsmødet samtidigt med de digitale stemmer og de stemmer, der er afgivet pr. brev. 

23. Afdelingsbestyrelsen offentliggør valgresultatet på afdelingens hjemmeside og ved opslag i afdelingen dagen efter, at afstemningsfristen er slut. 

24. Referatet skal gøres tilgængeligt for afdelingens lejere senest fire uger efter mødets afholdelse på afdelingens hjemmeside og ved opslag i afdelingen. 

Vedtaget af afdelingsmødet d. _________________________________

Forretningsorden mellem digital pakke

Download: Forretningsorden mellem digital pakke

Mellem digital pakke. Forslag til forretningsorden for afvikling af digitalt afdelingsmøde, hvor beslutninger og afstemninger kun foretages efter det fysiske afdelingsmøde. 

Denne forretningsorden skal ses som et supplement til afdelingens nuværende forretningsorden, idet den udelukkende omhandler de ekstra forholdsregler, man skal være opmærksom på i forbindelse med brug af digitale redskaber til afvikling af afdelingsmødet. 

Forretningsordenen godkendes og revideres efter behov af afdelingsmødet. 

Før afdelingsmødet

Før afdelingsmødet

1. Fire uger før afvikling af afdelingsmødet åbner afdelingens hjemmeside.  Lejerne har dér mulighed for at oprette sig som bruger, stille forslag, debattere de stillede forslag, opstille sig til afdelingsbestyrelsen og se evt. opstillede kandidater. Sammen med indkaldelsen til afdelingsmødet modtager lejerne en unik valgkode.

2. Afdelingsbestyrelsen sørger for at forslag, der modtages pr. brev, bliver lagt på hjemmesiden.

3. To uger før afdelingsmødet lukker lejernes mulighed for at stille nye forslag, men der vil fortsat være mulighed for at kommentere og diskutere de allerede stillede forslag digitalt.

4. En uge inden afdelingsmødet bekendtgøres den endelige dagsorden med de stillede forslag på hjemmesiden.

5. Opstilling af kandidater på hjemmesiden lukker dagen før afvikling af afdelingsmødet kl. 12.

6. Hjemmesiden lukker for nye indlæg og ændringsforslag dagen før afholdelsen af det fysiske afdelingsmøde kl. 12, men alle indlæg/ændringsforslag kan læses helt frem til, at referatet er sendt ud efter afdelingsmødet.

7. Afdelingsmødet kan træffe beslutning om, at der i særlige situationer i stedet kun kan stemmes på det fysiske afdelingsmøde. Hvis man beslutter dette, skal information herom formidles til samtlige lejere med fire ugers varsel inden afvikling af mødet. 

På det fysiske afdelingsmøde

På det fysiske afdelingsmøde

8. Adgang til afdelingsmødet har alle lejere og disses myndige husstandsmedlemmer. Ved ankomsten registreres de fremmødte lejere på en liste og der udleveres stemmemateriale i henhold til vedtægterne til de lejere, der ønsker at stemme pr. brev efter afdelingsmødet.

9. Afdelingsmødet vælger en dirigent, der leder mødet og afstemningerne i overensstemmelse med dagsordenen og påser, at vedtægterne og denne forretningsorden overholdes. 

10. Afdelingsmødet skal vælge et stemmeudvalg. Stemmeudvalget skal virke efter afdelingsmødet og opgøre de digitale stemmer og evt. brevstemmer. 

11. Antallet af medlemmer til stemmeudvalget fastsættes af dirigenten. 

Valg og afstemninger 

Valg og afstemninger 

12. Afdelingsmødet har besluttet, at afstemningen kun kan ske efter afdelingsmødet på hjemmesiden eller pr. brev. 

13. Dirigenten opridser de indkomne forslag og debatten fra hjemmesiden. Kun forslag, der er indkommet rettidigt og bekendtgjort til alle husstande senest en uge før afdelingsmødet, kan behandles på mødet. Der er mulighed for at fremkomme med eventuelle ændringsforslag på mødet. 

14. Dirigenten formulerer før mødets afslutning de konkrete afstemningstemaer på baggrund af afdelingsmødets debat. 

15. Afdelingsmødet har besluttet, at valg til afdelingsbestyrelsen sker ved digital afstemning på hjemmesiden eller via brevstemmer. Dirigenten orienterer om, hvilke kandidater, der er opstillet på hjemmesiden og orienterer om, at nye kandidater kan stille op. 

16. Referenten registrerer de afstemningstemaer og de kandidater, der skal stemmes om. 

Efter afdelingsmødet 

Efter afdelingsmødet 

17. Dagen efter afdelingsmødet sørger afdelingsbestyrelsen for, at de endelige afstemningstemaer og en oversigt over hvilke kandidater, der kan stemmes på, fremgår af hjemmesiden. 

18. Alle lejere har herefter mulighed for at stemme ved hjælp af den unikke valgkode enten digitalt på afdelingens hjemmeside eller pr. brev. 

19. Husstande der måtte ønske at stemme pr. brev, kan få udleveret stemmemateriale ved at henvende sig til afdelingsbestyrelsen. 

20. Afdelingsmødet har besluttet, at afstemningsfristen er XX dage (max. syv dage) kl. 12 efter afdelingsmødet. 

21. Stemmeudvalget opgør samtidigt de digitale stemmer og de stemmer, der er afgivet pr. brev. 

22. Afdelingsbestyrelsen bekendtgør valgresultatet på afdelingens hjemmeside og ved opslag i afdelingen dagen efter, at afstemningsfristen er slut. 

23. Referatet skal gøres tilgængeligt for afdelingens lejere senest fire uger efter mødets afholdelse på afdelingens hjemmeside og ved opslag i afdelingen. 

Vedtaget af afdelingsmødet d. _________________________________

Forretningsorden lille digital pakke

Download: Forretningsorden lille digital pakke

Lille digital pakke. Forslag til forretningsorden for afvikling af digitalt afdelingsmøde, hvor beslutninger og afstemninger kun foretages på det fysiske afdelingsmøde 

Denne forretningsorden skal ses som et supplement til afdelingens nuværende forretningsorden, idet den udelukkende omhandler de ekstra forholdsregler, man skal være opmærksom på i forbindelse med brug af digitale redskaber ved afvikling af afdelingsmødet. 

Forretningsordenen godkendes og revideres efter behov af afdelingsmødet. 

Før afdelingsmødet

Før afdelingsmødet

1. Fire uger før afvikling af afdelingsmødet åbner afdelingens hjemmeside. Lejerne har dér mulighed for at oprette sig som bruger, stille forslag, debattere de stillede forslag, opstille sig til afdelingsbestyrelsen og se evt. opstillede kandidater. Senest sammen med indkaldelsen til afdelingsmødet modtager lejerne en unik adgangskode til afdelingens hjemmeside.

2. Afdelingsbestyrelsen sørger for, at forslag der modtages pr. brev vil blive lagt på hjemmesiden. 

3. To uger før afdelingsmødet lukker lejernes mulighed for at stille nye forslag, men der vil fortsat være mulighed for at kommentere og diskutere de allerede stillede forslag digitalt.

4. En uge inden afdelingsmødet bekendtgøres den endelige dagsorden med de stillede forslag på afdelingens hjemmeside.

5. Opstilling af kandidater på hjemmesiden lukker dagen før afvikling af afdelingsmødet kl. 12.

6. Hjemmesiden lukker for nye indlæg og ændringsforslag dagen før afholdelsen af det fysiske afdelingsmøde kl. 12, men alle indlæg/ændringsforslag kan stadig læses, helt frem til at referatet er sendt ud efter afdelingsmødet. 

På det fysiske afdelingsmøde

På det fysiske afdelingsmøde

7. Adgang til afdelingsmødet har alle lejere og disses myndige husstandsmedlemmer. Ved ankomsten registreres de fremmødte lejere på en liste og der udleveres stemmemateriale i henhold til vedtægterne.

8. Afdelingsmødet vælger en dirigent, der leder mødet og afstemningerne i overensstemmelse med dagsordenen og påser, at vedtægterne og denne forretningsorden overholdes.

9. Afdelingsmødet vælger et stemmeudvalg til at bistå dirigenten ved stemmeoptællingen. 

10. Antallet af medlemmer til stemmeudvalget fastsættes af dirigenten. 

Valg og afstemninger 

Valg og afstemninger 

11. Afdelingsmødet har besluttet, at alle afstemninger kun kan ske på afdelingsmødet. 

12. Dirigenten opridser de indkomne forslag og debatten på hjemmesiden. Kun forslag, der er indkommet rettidigt og formidlet til alle husstande senest 1 uge før afdelingsmødet, kan behandles på mødet. Der er mulighed for at fremkomme med eventuelle ændringsforslag på mødet. 

13. Dirigenten formulerer de konkrete afstemningstemaer på baggrund af afdelingsmødets debat. 

14. Dirigenten orienterer om hvilke kandidater, der er opstillet på hjemmesiden. Det er stadigt muligt for nye kandidater at stille op. 

15. Dirigenten orienterer om afstemningsresultatet på afdelingsmødet. 

16. Referenten laver et referat af de trufne beslutninger og af resultatet af de eventuelle afstemninger. Referatet underskrives af dirigenten og afdelingsformanden. 

Efter afdelingsmødet 

Efter afdelingsmødet 

17. Valgresultatet bekendtgøres på afdelingens hjemmeside og ved opslag i afdelingen dagen efter afdelingsmødet. 

18. Referatet skal gøres tilgængeligt for afdelingens lejere senest 4 uger efter mødets afholdelse på afdelingens hjemmeside og ved opslag i afdelingen.
 

Vedtaget af afdelingsmødet d. _________________________________

Oprettelse: 07.01.2019 | Sidst opdateret: 09.01.2019

Sideansvarlig: Birgitte Foged Christensen


Søger du bolig? - Klik her