Afdelingsbestyrelsens opgaver

Som bestyrelsesmedlem skaber man udvikling og værdi for de andre beboerne.

Billede af BL_Vollsmose_121018_010.jpg

Bliv klædt på til arbejdet bestyrelsen

Hvordan kan du som bestyrelsesmedlem bidrage til at skabe udvikling og værdi for beboerne i de enkelte afdelinger? Det er formentlig den overordnede motivation for at være med i bestyrelsen. Kunsten i bestyrelsesarbejdet er imidlertid at fastholde dette fokus, for der er mange regler, opgaver, interesser og aktører i den almene boligsektor.

Afdelingsbestyrelsen er valgt af afdelingens øvrige beboere til at repræsentere dem i spørgsmål om afdelingens drift og til at varetage afdelingens interesser bedst muligt.

Som medlem af en afdelingsbestyrelse skal man varetage alles interesser og målet er at få afdelingen til at fungere så godt som muligt.

Det er ikke altid let at få tingene til at fungere gnidningsfrit, - beboerne i de almene boligafdelinger er ligeså forskellige som i andre boligområder og der er mange interesser der skal varetages.

Fingeren på pulsen
Det er afgørende for atmosfæren i afdelingen, at afdelingsbestyrelsen har "fingeren på pulsen" og forsøger at sætte sig i de andre beboeres sted. Nogle beboere har måske vældig megen lyst til at deltage i det sociale liv og de fælles aktiviteter der udbydes, mens andre "bare" ønsker at bo og være i fred.

Katalysator
En af afdelingsbestyrelsens fornemmeste opgaver er være katalysator for de ideer og ønsker, der opstår i afdelingen.

Det vil i praksis sige, at afdelingsbestyrelsen, i samarbejde med administrationen, undersøger rammerne for beboernes ønsker, inden forslagene præsenteres på et afdelingsmøde, hvor de skal godkendes, inden de eventuelt sættes i værk.

Jo bedre forberedt forslagene er, jo nemmere er det for beboerne at tage stilling til om forslagene skal godkendes. Afdelingsbestyrelsen kan således medvirke til at beboerdemokratiet bliver effektivt og dynamisk.

Posterne fordeles
På det første afdelingsbestyrelsesmøde efter det årlige valgmøde i afdelingen er det kutyme/normalt, at de valgte bestyrelsesmedlemmer konstituerer sig og fordeler posterne (kasserer, sekretær etc.) mellem sig.

På den måde kan man lette arbejdet i bestyrelsen, men det enkelte medlem kan ikke derved afskrive sig noget ansvar, idet ansvaret stadig hviler på hele bestyrelse.

Årsplan for afdelingsbestyrelsen

Årsplan for afdelingsbestyrelsen

Planlægning af årets forløb giver et overblik over afdelingsbestyrelsens møder, arrangementer og aktiviteter.

 

En årsplan kan hjælpe med at gøre møderne mere effektive

 

Årsplanen giver afdelingsbestyrelsen mulighed for at forberede sig på kommende opgaver. Det gør møderne mere effektive og man undgår, at møderne ender som kaffemøder uden indhold. Særligt i forbindelse med udarbejdelsen af afdelingens budget og de planlagte vedligeholdelsesarbejder er det en god ide at være på forkant med opgaverne, så afdelingsbestyrelsen møder velforberedte til budgetdialogen med administrationen.

Udover afdelingsbestyrelsens egne planlagte møder, opgaver og aktiviteter, kan årsplanen også indeholde oplysninger om andre aktiviteter, som afdelingsbestyrelsen ønsker at holde sig orienteret om - fx møder i organisationsbestyrelsen, repræsentantskabet og eventuelle beboerudvalg samt kursusaktiviter.

Udarbejdelsen af årsplanen vil normalt ske på det første, konstituerede møde efter det ordinære afdelingsmøde, hvor der foretages valg til afdelingsbestyrelsen. Årsplanen tilpasses den enkelte afdelingsbestyrelses møde - og detaljebehov, og den udbygges og justeres løbende efter behov.

Forretningsorden for afdelingsmødet

Forretningsorden for afdelingsmødet

Det er en god ide at fastsætte regler og retningslinjer for afvikling af afdelingsmødet i en forretningsorden. Der er ikke noget formelt krav om, at afdelingen skal have en forretningsorden for afdelingsmødet, men forretningsordenen kan give et fælles og synligt grundlag for mødet og dermed være med til at sikre en god afvikling af mødet.

Forretningsordenen godkendes og revideres efter behov af afdelingsmødet. Forretningsordenen gælder sammen med boligorganisationens vedtægter.

Følgende er BL's forslag til, hvad en forretningsorden for afdelingsmødet kan indeholde:

 

Afdelingsmødets opgaver
På det årlige, obligatoriske afdelingsmøde (budgetmødet) godkender afdelingsmødet afdelingens driftsbudget, idet det samtidig besluttes, hvor detaljeret godkendelsen skal være.

Afdelingsmødet beslutter, om afdelingens årsregnskab fremover skal godkendes af afdelingsmødet. I så fald skal der holdes to årlige ordinære afdelingsmøder - et budgetmøde og et regnskabsmøde. Afdelingsmødet beslutter desuden, hvilket af de to ordinære møder der skal være valgmøde med valg af repræsentanter til afdelingsbestyrelse og eventuelt til repræsentantskab.

Har afdelingsmødet besluttet, at der afholdes to årlige ordinære afdelingsmøder, fremlægger afdelingsbestyrelsen sin beretning på regnskabsmødet.

Afdelingsmødet træffer beslutning om indvendig vedligeholdelses- og istandsættelsesordning (A- eller B-ordning).

 Afdelingsmødet træffer beslutning om:
    • Arbejder og aktiviteter (fx forbedringer, renoveringer og iværksættelse af forebyggende socialt arbejde)
    • Individuel måling af vand
    • Ændringer af husorden (herunder regler om husdyr)
    • Udvidet råderet for beboerne (udvendige råderetsarbejder og kollektiv råderet)
    • Sammenlægning af afdelinger

Afdelingsmødet godkender forslag fra beboerne i afdelingen, afdelingsbestyrelsen, boligorganisationens bestyrelse og øverste myndighed om øvrige aktiviteter og arbejder i afdelingen.

Afdelingsmødet kan beslutte at uddelegere afdelingsmødets og afdelingsbestyrelsens kompetence på konkrete områder til beboergrupper, opgange, udvalg el. lign.

Afdelingsmødets afholdelse
Adgang til afdelingsmødet har alle lejere og disses myndige husstandsmedlemmer. Adgang har tillige - men uden stemmeret - boligorganisationens bestyrelse og deres repræsentanter fra administrationen. Endvidere kan afdelingsmødet beslutte, at andre deltager i mødet, ligeledes uden stemmeret. Boligorganisationens bestyrelse kan også beslutte, at andre deltager i mødet med taleret og uden stemmeret.

Afdelingsmødet vælger en dirigent, der leder mødet og afstemningerne i overensstemmelse med dagsordenen og påser, at vedtægterne og denne forretningsorden overholdes.

Afdelingsmødet vælger et stemmeudvalg. Antallet af medlemmer til stemmeudvalget fastsættes af dirigenten.

Afdelingsmødet vælger en referent, der laver et referat af de trufne beslutninger og af resultatet af de eventuelle afstemninger. Referatet underskrives af dirigenten og afdelingsformanden. Referatet skal gøres tilgængeligt for afdelingens lejere senest 4 uger efter mødets afholdelse [fx på afdelingens/boligorganisationens hjemmeside].

Dirigenten styrer rækken af talere. Taletiden er ubegrænset, indtil dirigenten eller afdelingsmødet beslutter at fastsætte en begrænsning. Indlæg til et punkt på dagsordenen kan ikke fremsættes, efter at debatten om det pågældende punkt er afsluttet.

Valg og afstemninger
Afdelingsmødet beslutter afdelingsbestyrelsens størrelse (mindst 3 og et ulige antal) og vælger medlemmer og suppleanter til afdelingsbestyrelsen.

Afdelingsmødet beslutter, om formanden for afdelingsbestyrelsen vælges særskilt på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen konstituerer sig selv.

Hvis boligorganisationens øverste myndighed er et valgt repræsentantskab, beslutter afdelingsmødet, om der fremover vælges repræsentantskabsmedlemmer og suppleanter for dis-se på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen udpeger afdelingens repræsentantskabsmedlemmer. I begge tilfælde er afdelingens lejere og disses myndige husstandsmedlemmer valgbare.

Ved valg og øvrige afstemninger har hvert tilstedeværende beboelseslejemål 2 stemmer uanset antallet af fremmødte personer fra lejemålet.

Bortset fra valg og de spørgsmål, der i vedtægterne er fastlagt præcise stemmeandele for, afgør afdelingsmødet alle spørgsmål ved simpel stemmeflerhed (almindeligt flertal) blandt de afgivne stemmer. Ugyldige og blanke stemmer tæller ikke med i antallet af afgivne stemmer.

Ved valg foretages skriftlig afstemning. Forslag om skriftlig afstemning vedrørende andre spørgsmål afgøres ved simpel stemmeflerhed (almindeligt flertal). Herudover afgør dirigenten afstemningsformen.

Ved valg af formand på afdelingsmødet gælder, at hvis der kun er foreslået én kandidat, så betragtes vedkommende som valgt uden afstemning.

Hvis der er foreslået 2 kandidater til formandsvalget, så vælges den, der ved skriftlig afstemning opnår flere end halvdelen af de afgivne gyldige stemmer. Hvis begge kandidater opnår lige mange stemmer, foretages omvalg. Er der herefter fortsat stemmelighed, foretages lodtrækning.

Hvis der er foreslået flere end 2 kandidater til formandsvalget, og ingen kandidater ved første skriftlige afstemning opnår flere end halvdelen af de afgivne stemmer, så foretages ny skriftlig afstemning mellem de 2 kandidater, der ved første afstemning opnåede flest stemmer.

Ved valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer, repræsentanter til boligorganisationens repræsentantskab og suppleanter gælder, at der stemmes på det antal personer, der skal vælges. I modsat fald er stemmesedlen ugyldig.

Forretningsorden for afdelingsbestyrelsen

Forretningsorden for afdelingsbestyrelsen

Det er en god ide at fastsætte regler og retningslinjer for afdelingsbestyrelsens arbejde i en forretningsorden, idet det giver overskuelighed i arbejdet, men det er ikke noget krav. Forretningsordenen bør løbende revideres, så de siddende medlemmer er enige om indholdet.

En opdateret forretningsorden sikre, at siddende medlemmer er enige i indholdet

 

Følgende er BL´s forslag til, hvad en forretningsorden kan indeholde:

Afdelingsbestyrelsens opgaver
Afdelingsbestyrelsen fungerer som tillidsrepræsentanter for beboerne i afdelingen og samarbejder med beboerne, boligorganisationen og administrationen om forhold i afdelingen.

Afdelingsbestyrelsen medvirker til udvikling af beboernes trivsel ved bla. at fremsætte forslag til aktiviteter og arbejder i afdelingen. Forslagene udarbejdes i samarbejde med administrationen. Afdelingsbestyrelsen fremlægger forslagene for afdelingsmødet til godkendelse.

En gang om året gennemgår afdelingsbestyrelsens medlemmer sammen med en repræsentant for administrationen afdelingens vedligeholdelse og renholdelse. På grundlag af denne gennemgang laver administrationen et oplæg om gennemførelse og økonomiske konsekvenser af de foreslåede arbejder og aktiviteter, som indarbejdes i afdelingens vedligeholdelsesplan eller i selvstændige forslag, som skal forelægges afdelingsmødet til godkendelse.

Hvert år gennemgår og behandler afdelingsbestyrelsen forslag fra administrationen til budget for afdelingens drift. Afdelingsbestyrelsens ønsker om tilføjelser eller ændringer m.v. af driftsbudgettet fremsættes - eventuelt på et møde - over for administrationen. Afdelingsbe-styrelsen forelægger herefter forslag til driftsbudget for afdelingsmødet til godkendelse.

Afdelingsbestyrelsen drøfter serviceniveauet i afdelingen med administrationen og aftaler det udgiftsmæssige niveau under de årlige budgetforhandlinger.

Afdelingsbestyrelsen påser, at der er god orden i afdelingen, hvilket bla. omhandler passende renholdelse og vedligeholdelse i afdelingen, svarende til det niveau, der er aftalt i forbindelse med budgetbehandlingen.

Eventuel påtale eller klager fra afdelingsbestyrelsen over renholdelsestilstand, vedligeholdelsesforhold eller ejendomsfunktionærers arbejde rettes til administrationen, som tager stilling til påtalen/klagen sammen med boligorganisationens ledelse.

Afdelingsbestyrelsen forholder sig fx en gang om året til niveauet for istandsættelse ved fraflytning. Det sker i samarbejde med administrationen ved gennemgang af et fraflyttet lejemål, der er synet af administrationen.

Administrationen indhenter tilbud og indgår aftaler med håndværkere mv. på afdelingens vegne under hensyntagen til eventuelle ønsker fra afdelingsbestyrelsen.

Administrationen udarbejder årsregnskab for afdelingen og fremsender det til afdelingsbestyrelsen til godkendelse. Hvis afdelingsmødet har vedtaget, at regnskab skal forelægges for afdelingsmødet, er det afdelingsbestyrelsen, som formelt fremlægger regnskabet til af-delingsmødets godkendelse. Fremlæggelse m.v. kan uddelegeres til administrationen.

Organisationsbestyrelsen indbringer eventuelle uenigheder mellem afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet og boligorganisationens ledelse om driftsbudgettet og årsregnskabet for kommunalbestyrelsen, som træffer den endelige administrative afgørelse.

Hvis afdelingsmødet har besluttet det, vælger afdelingsbestyrelsen repræsentanter til boligorganisationens repræsentantskab blandt afdelingens boliglejere og disses myndige husstandsmedlemmer. Ellers foretager afdelingsmødet valget.

Afdelingsmødet kan bemyndige afdelingsbestyrelsen eller andre grupper af beboere (udvalg), som afdelingsmødet udpeger, til at arbejde videre med at konkretisere forslag til arbejder i afdelingen eller til afholdelse af arrangementer eller fester samt kulturelle aktiviteter fx udgivelse af beboerblad, etablering af fritidsklubber og andre aktiviteter.

Afdelingsbestyrelsen giver beboerne mulighed for at henvende sig enten via mail, telefon eller ved et åbent møde eller træffetid fx en gang om måneden.

På det ordinære, obligatoriske afdelingsmøde fremlægger afdelingsbestyrelsen beretningen for det forløbne år. Er der udarbejdet en skriftlig beretning skal den udsendes til samtlige husstande i afdelingen senest 1 uge før afdelingsmødet.

Afdelingsbestyrelsens sammensætning
Afdelingsbestyrelsen skal bestå af et ulige antal medlemmer på
mindst 3.

Hvis afdelingsmødet har besluttet det, vælger afdelingsbestyrelsen af sin egen kreds en formand. Ellers vælges formanden særskilt af afdelingsmødet.

Afdelingsbestyrelsen fordeler selv opgaverne (referent, kasser etc.) indbyrdes.

Hvervene som formand for eller medlem af afdelingsbestyrelsen er ulønnede.

 

Afdelingsbestyrelsens møder
Afdelingsbestyrelsen fastlægger selv deres møder. Afdelingsbestyrelsesmøderne indkaldes af [formanden] efter en aftalt mødeplan eller efter ønske fra blot et medlem af afdelingsbestyrelsen.

Afdelingsbestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af afdelingsbestyrelsens medlemmer er til stede. Beslutninger træffes af de tilstedeværende afdelingsbestyrelsesmedlemmer ved simpel stemmeflerhed. Står stemmerne lige, bortfalder forslaget.

Afdelingsbestyrelsen offentliggør dagsordenen for afdelingsbestyrelsens møder på [fx hjemmeside eller ved opslag for afdelingens lejere], samtidig med at der indkaldes til mødet eller kort tid derefter. Afdelingsbestyrelsen offentliggør ligeledes referat af møderne for afdelingens beboere senest 4 uger efter mødets afholdelse. Eventuelle drøftelser om beboernes personlige forhold er underlagt tavshedspligten og refereres ikke i det offentlige referat.

Hvis en administrativ medarbejder eller en ejendomsfunktionær deltager i et møde i afdelingsbestyrelsen, tilrettelægges mødet så de punkter, hvor de pågældendes nærværelse er ønsket, behandles først.

Lejere og andre har normalt ikke adgang til at overvære afdelingsbestyrelsens møder, men kan indkaldes til høring i forbindelse med enkelte dagsordenspunkter.

Suppleanter deltager i afdelingsbestyrelsens møder, dog uden stemmeret.

Hvis et medlem af afdelingsbestyrelsen fraflytter afdelingen træder vedkommende automatisk ud af afdelingsbestyrelsen og suppleanten indtræder. Hvis der ikke er valgt suppleant skal der vælges et nyt medlem på et afdelingsmøde. Hvis et medlem på grund af længevarende sygdom eller lign. [2 måneder og derover] træder midlertidigt ud af afdelingsbestyrelsen, skal suppleanten indkaldes.

Afdelingsbestyrelsens værktøjskasse

Er det tid at nytænke beboerdemokratiet og blive inspireret til at igangsætte nye initiativer!?

Vi har udviklet en værktøjskasse med konkrete hjælperedskaber til nytænkning af beboerdemokratiet, så afdelingsbestyrelsen kan komme nemt fra start. 

Vi tilbyder en værktøjskasse med forskellige redskaber, der kan hjælpe med at skabe dialog i afdelingsbestyrelsen, men også redskaber til at sætte handling bag ordene.

 

Værktøjskassen indeholder:

  • Tre debatspil der hjælper jer med at prioritere, hvor I vil sætte ind først! (Udvikling af beboerdemokratiet, Trivsel i afdelingen og Det gode afdelingsmøde)
  • 25 handlekort med forslag til konkrete aktiviteter
  • Skabeloner til udarbejdelse af diverse skrivelser (indkaldelsen,

 

Værktøjskassen kan købes for 425 kr. (ekskl. leveringsomkostninger).

Bestil hos BL på tlf. 3376 2049 eller mail til info@bl.dk.

Vi tilbyder også at holde en workshop for jer, hvor en BL-konsulent faciliterer en proces. Kontakt os for at høre mere på ovenstående info.

Vi satte to timer af på et afdelingsbestyrelsesmøde til at komme gennem alle idékortene. Det gav faktisk nogle rigtig interessante resultater.

Download vejledninger, handlekort og skabeloner

Vi anbefaler at I starter med at debattere udviklingen i afdelingen vha. et af de 3 debatspil. Når I har valgt tema, kan I dykke ned i handlekortene og finde inspiration til at udvikle jeres ideer med hjælp fra et eller flere af de 25 handlekort. Herudover er der en række skabeloner m.m. til hjælp for udarbejdelse af konkrete skrivelser. Herunder kan du downloade indholdet til værktøjskassen, og selv printe og tilpasse skabelonerne efter eget ønske.

Oprettelse: 07.01.2019 | Sidst opdateret: 18.09.2019

Sideansvarlig: Birgitte Foged Christensen


Søger du bolig? - Klik her