Indkøb

Der er mange penge at spare på indkøbsområdet, både på håndværks- og serviceydelser, materialer og produkter. Mange organisationer vurderer, at de kan spare op til 30 pct. på deres indkøb af eksterne ydelser, mens andre organisationer fortæller, at de allerede har sparet 30 pct. på indkøb af visse ydelser. En centralisering og et fokus på bedre indkøb er nødvendigt, når man indkøber for andres penge.

Den almene boligsektor arbejder allerede indgående med effektivisering af indkøbsområdet, men der vurderes stadig at være et stort potentiale inden for mange områder. Derfor igangsættes der en række initiativer, der skal medvirke til at indfri dette potentiale ved at sætte særskilt fokus på effektive indkøb, jf. bilag 4.

Læs også: ”Vi køber ind for andre folks penge, så det er en pligt at købe strategisk og smart ind” 

Udbuds- og indkøbsnetværk

Indkøb dækker over både indkøb af varer og tjenesteydelser: Varer kunne f.eks. være pærer til opgange, toiletter til lejligheder, salt til grusning af stier og printerpatroner til administrationens printere.

Tjenesteydelser kunne for eksempel være:

• Installation af toilet i lejlighed
• Vask af trapper i opgangene 
• Varetagelse af IT-platform.

Udgangspunktet for bedre og billigere indkøb er at skabe et overblik over, hvad der købes ind og etablere systemer for indkøb, herunder udnytte indkøbsportaler, rammeaftaler og stordriftsfordele. I mangel af data til benchmarking af indkøb igangsættes der som nævnt en række initiativer med udgangspunkt i best practice som har til formål at sætte fokus på og hjælpe den almene boligsektor til at effektivisere yderligere på indkøbsområdet. Initiativerne gennemgås i detaljer nedenfor.

BL vil igennem vores udbuds- og indkøbsnetværk sætte fokus på at udveksle de gode erfaringer gennem nye netværks- og ERFA-møder, og netværkene skulle gerne bidrage til at skabe et inspirations- og idékatalog med sektorens egne gode eksempler.

Læs mere her om udbudsnetværket

Læs mere her om indkøbsnetværket

Insprationsmateriale
Den statslige effektiviseringsenhed og BL vil med afsæt i aftalen udarbejde inspirationsmateriale til brug for arbejdet med effektivisering af indkøbsområdet.

Materialet skal være anvendeligt for hele sektoren og vil indeholde konkrete eksempler på, hvordan indkøbsområdet kan effektiviseres med udgangspunkt i erfaringer fra de almene boligorganisationer, der har arbejdet indgående med dette og er at betragte som best practice. Materialet vil herudover bestå af en introduktion til muligheden for etablering af indkøbsportaler, f.eks. brug af SKI, skabeloner for, hvordan man laver rammeaftaler, principper for compliance opfølgning, mv. Materialet forventes klargjort medio 2021.

Indkøb som tilsynstema
For at sikre det fornødne fokus gøres effektivisering af indkøbsområdet til tilsynstema for 2021-2022 og indgår dermed som en obligatorisk del af styringsdialogmøderne mellem de almene boligorganisationer og kommunerne. Til brug herfor udarbejder den statslige effektiviseringsenhed i samarbejde med BL og KL materiale, som informerer kommunerne og de almene boligorganisationer om effektivisering af indkøb gennem pjecer, grafiske illustrationer, interviews med best practice organisationer m.v. Materialet forventes klargjort medio 2021. Som en forberedelse til styringsdialogmøderne i 2022 vil effektive indkøb herudover indgå som tema på KL’s og BL’s styringsdialogkonference. Styringsdialogkonferencen genoptages i 2021.

Besparelsespotentiale indkøb
Der er de senere år blevet udarbejdet økonomiske optimeringsanalyser hos forskellige boligorganisationer, og erfaringerne viste at man i gennemsnit kunne spare mellem 7-9% (Nogen områder 30%) på indkøbet af håndværksydelser, rengøring og pleje af de grønne områder, så der ligger et stort uindfriet potentiale for besparelser på de områder.

Læs mere om optimeringsanalysen her