Effektiv bygningsdrift

Langt de fleste boligorganisationer og afdelinger har opnået store og gode resultater, og samlet har sektoren sparet mere end 1,7 mia. kr. i den første aftaleperiode på 5 år, men der er stadig afdelinger, som ikke er kommet i gang med at høste besparelserne, af den ene eller den anden grund, og de kan hente inspiration og viden her på siden samt på driftsnet.dk.

Vi skal passe på beboernes penge gennem fællesdrift og samdrift

Der kan opnås mange besparelser, hvis flere afdelinger arbejder sammen om driften, hvor man deles om udstyr om mandskab. Etablering af samdrift er en forandringsproces, men det er også en klar ledelsesopgave, som ikke adskiller sig væsentligt fra andre typer af opgaver, som er forbundet med etablering af effektiv drift.
 

På baggrund af erfaringer fra projekter samt de erfaringer, der er høstet ude i organisationer, kan det for langt de fleste boligorganisationer anbefales at arbejde strategisk og målrettet frem mod fælles drift eller samdrift på tværs af afdelinger og/eller organisationer afhængig af størrelse og geografi. Der er klare fordele ved at organisere driften, så man løser opgaver i teams og samarbejder på tværs af afdelinger og boligområder:

• Samdrift giver den enkelte afdeling adgang til en langt større pulje af kompetencer og ressourcer (mandskab og materiel) og dermed mindsket behov for brug af eksterne håndværkere.
  
  
• Medarbejdernes mulighed for faglig specialisering øges, hvilket på sigt sikrer øget kvalitet i opgaveløsningen.
  
  
• Samdrift sikrer fleksibilitet i forbindelse med sygdom og ferie, hvilket giver mulighed for at nedbringe antallet af midlertidige ansættelser i fx sommerperioden.
  
  
• Samdrift giver mulighed for, at man kan reducere den faste bemanding og udlicitere i perioder med spidsbelastning (vækstperioden og ved sne).
  
  
• Samdrift giver mulighed for at udnytte potentialerne ved stordrift. I forhold til stordriftsfordele er det særligt større opgaver i de grønne områder eller i forbindelse med større vedligeholdelsesopgaver på ejendommene.

Vi skal også passe på beboernes penge gennem data og viden

Benchmarking og nøgletal (KPI’er) er efterhånden udbredte metoder til vurdering af effektivitet og som udgangspunkt for arbejdet med procesoptimering. Også i den almene sektor arbejder vi med benchmarking og nøgletal med udgangspunkt i branchens detaljerede regnskabsdata, viden om boligselskaber og boligafdelingers beboersammensætning, geografiske placering, byggerialder og type mv.

I de senere år er fokus på effektiv drift af de almene boliger skærpet og også fokus på den daglige drift, altså vedligeholdelsen af boligafdelingernes udearealer og bistanden til løsning af opgaver i lejemålene er på effektiviseringsdagsordenen. For at kunne synliggøre resultaterne af optimering af personale og maskiner, så er vi nødt til at vide, hvad det koster at slå en kvadratmeter græs eller klippe en meter hæk.

Man kan blandt andet benytte DriftsNets analyser og værktøjer eller Landsbyggefondenes tvillingeværktøj.

Hvordan skal vi bruge beboernes penge mest optimalt de næste 4 år

Der er de senere år stillet større krav til ansvaret for, at boligorganisationer bliver drevet effektivt og vejen hertil går gennem en klar strategi og planer for arbejdet både på den korte og lange bane.

Gennem fire-årige handleplaner vil man få et redskab, der viser hvor og hvordan, man kan optimere driften og spare flest mulige huslejekroner.

Boligorganisationen skal løbende gennemføre analyser og forbedringstiltag på grundlag af en årlig plan for egenkontrol, som omfatter en prioritering af, hvilke forretnings- og driftsområder, der aktuelt skal gennemgås, og hvilke analyse-, effektiviserings- eller udviklingsmetoder, der skal anvendes på disse områder eller etableres på tværs af boligorganisationen.
Læs mere om reglerne om egenkontrol her 

Der er krav om, at boligorganisationen i forbindelse med gennemgang af et forretningsområde vurderer, om konkurrenceudsættelse af nogle eller alle delopgaver vil være hensigtsmæssigt og omkostningsreducerende, jf. § 13, stk. 4, i bekendtgørelsen. Der er desuden krav om, at der foreligger skriftlige forretningsgange på alle væsentlige driftsområder i boligorganisationen. 
Læs mere om reglerne om i driftsbekendtgørelsen under §13


Gennem dokumentation og rapportering om egenkontrollen, herunder i årsberetningen, bør der skabes et feedback til boligorganisationen og dens ledelse om resultater af årets egenkontrolarbejde, som kan danne grundlag for beslutninger om den fremtidige indsats, herunder nye analyser samt forbedringstiltag. Derudover tilgår årsberetningen kommunen som en del af regnskabsmaterialet, og tillige som en del af dokumentionspakken til brug for styringsdialogen.

Der skal i årsberetningen gøres rede for årets arbejde med egenkontrol i boligorganisationen og dens afdelinger, herunder:

• Omfattede forretnings- og driftsområder
• Gennemførte undersøgelser, udviklingsarbejde m.v., herunder brug af benchmarking,
• Væsentlige konklusioner
• Eventuelle besluttede foranstaltninger.

Søg mere inspiration til effektivisering, driftsorganisering og ledelse her

Det Centrale Almene Bygningsregister (DCAB)

Der er god økonomi i at vedligeholde bygninger og sikre en smart bygningsdrift. Passende henlæggelser sikrer, foruden en mere effektiv udnyttelse af den almene bygningsmasse, en jævn huslejeudvikling og velvedligeholdte almene boliger.

Det er boligorganisationens bestyrelse, som har ansvaret for vedligeholdelse af afdelingernes bygninger m.v. og for, at der i afdelingernes budgetter henlægges de nødvendige midler hertil.

For at understøtte arbejdet med en effektiv bygningsdrift udvikles der i Landsbyggefonden et centralt alment bygningsregister, der samler alle relevante oplysninger om en række centrale bygningsdele, deres tilstand og levetid med henblik på en systematisk opgørelse af vedligeholdelsesbehovet i de enkelte boligafdelinger.

Oplysningerne samkøres med afdelingernes vedligeholdelses- og fornyelsesplaner og registret muliggør herved en systematisk vurdering af, hvorvidt henlæggelsesniveauet til vedligeholdelse er passende helt ned på afdelingsniveau.

Registret forventes lanceret i løbet af 2021.

Læs mere om Det Centrale Almene Bygningsregister på Landsbyggefondens hjemmeside