Behandling af personoplysninger i rekrutteringsprocessen

Behandling af personoplysninger i forbindelse med rekruttering

Her kan du læse om, hvordan Boligselskabernes Landsforening (herefter "BL", "vi", "vores", "os") behandler dine personoplysninger i forbindelse med rekruttering.

 

BL behandler personoplysninger i forbindelse med rekruttering i to forskellige situationer:

 

  • Når du søger en ledig stilling direkte hos BL, eller
  • Hvis vi hjælper en boligorganisation med rekrutteringsforløbet, og hvor du har søgt en stilling hos den pågældende boligorganisation

 

Der kan være enkelte forskelle på vores behandling af dine personoplysninger alt afhængig af, om du søger en ledig stilling direkte hos BL eller om BL hjælper en boligorganisation med rekrutteringsforløbet (hvor du har søgt en stilling hos den pågældende boligorganisation). Dette vil i så fald fremgå af teksten nedenfor.

 

Dataansvarlig

BL er dataansvarlig for den behandling af dine personoplysninger, som sker hos BL som led i rekrutteringsforløbet. BL's kontaktoplysninger er:

 

Boligselskabernes Landsforening, Studiestræde 50, 1554 København V

Telefonnummer: 45 33 76 20 00, e-mail: bl@bl.dk

 

Hvis du har søgt en stilling hos en boligorganisation, vil den pågældende boligorganisation være dataansvarlig for de personoplysninger om dig, som boligorganisationen selv behandler. Du kan kontakte den pågældende boligorganisation, hvis du ønsker yderligere oplysninger om boligorganisationens behandling af dine personoplysninger.

 

Formålene med og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger

Modtagelse af ansøgninger mv.

Når vi modtager din ansøgning, får du en bekræftelse på, at vi har modtaget den. Når vi gennemgår ansøgningerne, udvælger vi, hvem vi indkalder til samtale. Dette valg baseres på dine kvalifikationer i forhold til stillingen eller stillingerne. Indkaldelsen til samtale sker via e-mail eller telefon.

 

Som led i rekrutteringsprocessen modtager og behandler vi de oplysninger, du har anført i din ansøgning, dit CV og eventuelle andre bilag. Det kan også være, at vi beder dig om selv at sende os nogle flere oplysninger. De oplysninger, vi i denne forbindelse indhenter, vil inkludere oplysninger om dit virke ved tidligere arbejdspladser, herunder oplysninger relateret til arbejdsopgaver, kompetencer og performance, samt oplysninger om personlig fremtræden og samarbejdsevner, samt andre oplysninger om dig, i det omfang vi skønner, at disse oplysninger er relevante for at vurdere din ansøgning.

 

Sociale medier

BL vil i relevant omfang indhente tilgængelige oplysninger fra sociale medier så som LinkedIn og Facebook, som du selv har offentliggjort.

 

Referencer

Hvis vi gerne vil søge oplysninger om dig hos din nuværende eller tidligere arbejdsgiver via referenceindhentning, anmoder vi dig om samtykke hertil først. De oplysninger, vi i denne forbindelse kan indhente, vil, medmindre vi konkret oplyser dig om andet, inkludere følgende kategorier: Oplysninger om virke ved tidligere arbejdspladser, herunder oplysninger relateret til arbejdsopgaver, kompetencer og performance, personlig fremtræden og samarbejdsevner, samt baggrunden for, at du ikke længere er eller ikke længere ønsker at være tilknyttet den pågældende arbejdsgiver.

 

Brug af personlighedstest

I forbindelse med rekrutteringsprocessen benytter vi til nogle stillinger personlighedstest. Testen gennemføres typisk efter vi har gennemført den første samtale med dig. Formålet med testen er at belyse dine personlige kompetencer, så vi har et udgangspunkt for en dialog om dine personlige ressourcer og adfærdspræferencer. Testen vil aldrig stå alene, men indgå i det samlede grundlag for udvælgelsen af den rette kandidat til stillingen.

 

Straffeattest

I forbindelse med rekrutteringsprocessen benytter vi os nogle gange af straffeattester. Om der indhentes straffeattest, afhænger bl.a. af hvilken stilling, der er tale om, herunder det ansvar og de beføjelser, som stillingen indebærer. Hvis vi vurderer, at det vil være relevant i forhold til den stilling, du har søgt, vil vi bede dig om at indhente en privat straffeattest.

 

Gennemførelse af samtaler

Hvis du går videre i rekrutteringsforløbet, gennemfører vi samtaler, hvor fokus er på både dine faglige og personlige kompetencer samt jobbets udfordringer mv. Vi noterer nogle af de oplysninger, som kommer frem under samtalen/samtalerne. Det er kun de oplysninger, der er relevante, som vi benytter ved vurderingen af, om du skal tilbydes en stilling.

 

Retsgrundlag

Du kan i skemaet nedenfor se de retsgrundlag, som vores behandling af dine personoplysninger hviler på. I skemaet er angivet retsgrundlagene for de enkelte aktiviteter, som er gennemgået ovenfor. Der kan være forskellige retsgrundlag alt afhængig af, om du søger en ledig stilling direkte hos BL eller om BL hjælper en boligorganisation med rekrutteringsforløbet (hvilket er angivet i to forskellige kolonner).

 

Aktivitet

Retsgrundlag – ansøgning til stilling direkte hos BL

 

Retsgrundlag – ansøgning til stilling hos boligorganisation, hvor BL bistår

 

Modtagelse af ansøgninger mv. og gennemførelse af samtaler

 

Retsgrundlaget for at behandle de nævnte personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet vi forfølger den legitime interesse, at behandlingen af oplysningerne er nødvendig for, at vi kan vurdere din person og dine kompetencer i forhold til stillingens indhold. Vores behandling af oplysninger, som du på eget initiativ overlader til os, anses desuden for at ske med dit samtykke, jf. databeskyttelseslovens § 12, stk. 3.

 

Endvidere vil retsgrundlaget for at behandle de nævnte personoplysninger kunne være databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, idet det kan være nødvendigt at behandle de pågældende personoplysninger for at kunne udarbejde en eventuel ansættelsesaftale.

 

Retsgrundlaget for at behandle de nævnte personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet vi forfølger den legitime interesse, at behandlingen af oplysningerne er nødvendig for, at vi kan vurdere din person og dine kompetencer i forhold til stillingens indhold. Vores behandling af oplysninger, som du på eget initiativ overlader til os, anses desuden for at ske med dit samtykke, jf. databeskyttelseslovens § 12, stk. 3.

 

Sociale medier

 

Retsgrundlaget for at behandle de personoplysninger, som du selv har offentliggjort, er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet vi forfølger den legitime interesse, at behandlingen af oplysningerne er nødvendig for, at vi kan vurdere din person i forhold til stillingens indhold.

 

Retsgrundlaget for at behandle de personoplysninger, som du selv har offentliggjort, er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet vi forfølger den legitime interesse, at behandlingen af oplysningerne er nødvendig for, at vi kan vurdere din person i forhold til stillingens indhold.

 

Referencer

 

Retsgrundlaget er det samtykke, du afgiver til brug for referenceindhentelsen, jf. databeskyttelseslovens § 12, stk. 3.

 

Retsgrundlaget er det samtykke, du afgiver til brug for referenceindhentelsen, jf. databeskyttelseslovens § 12, stk. 3.

 

Personlighedstest

 

Retsgrundlaget for at behandle de nævnte personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet vi forfølger den legitime interesse, at behandlingen af oplysningerne er nødvendig for, at vi kan vurdere din person og dine kompetencer i forhold til stillingens indhold.

 

Retsgrundlaget for at behandle de nævnte personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet vi forfølger den legitime interesse, at behandlingen af oplysningerne er nødvendig for, at vi kan vurdere din person og dine kompetencer i forhold til stillingens indhold.

 

Straffeattest

 

Hvis du videregiver en privat straffeattest til os, anses vores behandling af personoplysningerne for at ske med dit gyldige samtykke. Reglerne for udstedelse af privat straffeattest følger kriminalregisterbekendtgørelsens § 11. Har du videregivet en straffeattest indeholdende oplysninger om strafbare forhold til os, er vores behandling baseret på databeskyttelseslovens § 8, stk. 3.

 

Hvis du videregiver en privat straffeattest til os, anses vores behandling af personoplysningerne for at ske med dit gyldige samtykke. Reglerne for udstedelse af privat straffeattest følger kriminalregisterbekendtgørelsens § 11. Har du videregivet en straffeattest indeholdende oplysninger om strafbare forhold til os, er vores behandling baseret på databeskyttelseslovens § 8, stk. 3.

 

 

Modtagere af dine personoplysninger

Hvis du har søgt ansættelse i en boligorganisation, hvor BL bistår med rekrutteringsprocessen, vil de personoplysninger, som vi har behandlet om dig i forbindelse med rekrutteringsprocessen, blive videregivet til boligorganisationen.

 

Derudover vil dine personoplysninger blive overladt til BL's databehandlere, som bl.a. hoster BL's it-system samt udbyder personlighedstest. Der er indgået databehandleraftaler med alle vores databehandlere.

 

Opbevaring af dine personoplysninger

Ansøgning til stilling hos BL

 

Ansøgning til stilling hos boligorganisation

Hvis du får afslag på din ansøgning, vil BL som udgangspunkt slette de oplysninger om dig, som vi har behandlet i forbindelse med rekrutteringsprocessen, når rekrutteringsprocessen af afsluttet. Dette vil typisk være sammenfaldende med det tidspunkt, hvor der er indgås en ansættelseskontrakt med den valgte kandidat, og som udgangspunkt maksimalt 6 måneder efter det tidspunkt, hvor du har fået afslag.

 

Hvis du bliver ansat, vil de oplysninger, som BL har behandlet i forbindelse med rekrutteringsprocessen, i relevant omfang blive opbevaret på personalesagen i henhold til vores retningslinjer herfor. Du orienteres i så fald nærmere om behandlingen af dine personoplysninger.

 

Hvis du får afslag på din ansøgning, vil BL som udgangspunkt slette de oplysninger om dig, som vi har behandlet i forbindelse med rekrutteringsprocessen, når rekrutteringsprocessen af afsluttet. Dette vil typisk være sammenfaldende med det tidspunkt, hvor der er indgås en ansættelseskontrakt med den valgte kandidat, og som udgangspunkt maksimalt 6 måneder efter det tidspunkt, hvor du har fået afslag.

 

Hvis du bliver ansat i den boligorganisation, du har søgt ansættelse i, vil de oplysninger, som vi har behandlet i forbindelse med rekrutteringsprocessen, blive videregivet til boligorganisationen. BL vil som udgangspunkt slette de oplysninger om dig, som BL har behandlet i forbindelse med rekrutteringsprocessen, senest 6 måneder efter rekrutteringsprocessens afslutning.

 

 

Retten til at trække samtykke tilbage

Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Dette kan du gøre ved at kontakte os på de kontaktoplysninger, der fremgår ovenfor under afsnittet "Dataansvarlig".

 

Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.

 

Dine rettigheder mv.

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.  Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte BL. Dine rettigheder indebærer:

 

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

 

Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

 

Ret til sletning

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

 

Ret til begrænsning af behandling

Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

 

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores eller lovlige behandling af dine personoplysninger.

 

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)

Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

 

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

 

Pligtmæssig Behandling af personoplysninger

Efter databeskyttelsesreglerne har du bl.a. ret til at få oplyst, om meddelelse af personoplysninger er lovpligtigt eller et krav, der skal være opfyldt for at indgå en kontrakt, om du har pligt til at give personoplysningerne og de eventuelle konsekvenser af ikke at give sådanne oplysninger.

 

Vi bemærker i den forbindelse, at det følger af helbredsoplysningsloven, at en lønmodtager inden ansættelsen af egen drift eller på spørgsmål derom fra arbejdsgiveren skal oplyse, om lønmodtageren er bekendt med at lide af en sygdom eller har symptomer på en sygdom, som vil have væsentlig betydning for lønmodtagerens arbejdsdygtighed ved det pågældende arbejde.

 

Desuden er du som potentiel kommende medarbejder underlagt den almindelige loyale oplysningspligt, der indebærer, at du ikke bevidst må tilbageholde oplysninger, som kan få betydning for din ansættelsesmulighed.

 

Derudover bemærkes det, at hvis bliver tilbudt ansættelse, skal BL eller den boligorganisation, du ansættes i, bruge visse personoplysninger om dig til at udarbejde din ansættelseskontrakt, herunder bl.a. dit navn og din adresse, jf. bestemmelserne i ansættelsesbevisloven.   

 

Hvis du ikke ønsker at give de oplysninger, du er forpligtet til at give i overensstemmelse med bestemmelserne i helbredsoplysningsloven og/eller som følge af din loyale oplysningspligt, eller de oplysninger, der er er nødvendige for, at der kan udarbejdes en ansættelseskontrakt, vil det ikke være muligt at tilbyde dig ansættelse. 

 

Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

Søger du bolig? - Klik her