Ny Digital Post – nu kan de almene boligorganisationer tilsluttes ordningen

0223 - Ny Digital Post – nu kan de almene boligorganisationer tilsluttes ordningen

Ny Digital Post blev lanceret i marts 2022 efter flere forsinkelser. Efter lanceringen har de almene boligorganisationer ikke kunnet tilslutte sig ordningen, idet der har været visse uklarheder i forhold til processen. Digitaliseringsstyrelsen oplyser, at udfordringerne er løst, og de almene boligorganisationer nu kan tilslutte sig Ny Digital Post

Forudsætningen for igangsætningen er, at de omfattede boligorganisationer hver især selv tilslutter sig ordningen. Almene boligorganisationer er omfattet af ordningen, hvis de i 2017 gav samtykke via Landsbyggefonden til at blive sidestillet med offentlige myndigheder og således er omfattet af kontrakten/tilslutningsaftalen om Digital Post

Tilslutning til Ny Digital Post
Digitaliseringsstyrelsen har nærmere meddelt BL følgende omkring processen for tilslutning til ordningen:

De almene boligorganisationer har mulighed for at anmode om tilslutning uden yderligere begrundelse/dokumentation, hvis de fremgår af underbilag 2.5 til tilslutningsaftalen for offentlige afsender.

Underbilaget indeholder en oversigt over alle myndigheder, institutioner mv., der kan tilslutte sig ordningen. De almene boligorganisationer, der er omfattet, fremgår af underbilagets punkt 13. Transportministeriet, almennyttige boligselskaber.

Hvis de oplistede organisationer vil anmode om tilslutning til Digital Post som offentlig afsender, skal denne proces følges: Bliv offentlig afsender af Digital Post (digst.dk)

Relevante dokumenter, herunder tilslutningsaftale kan tilgås her: Tilslutningsaftale for offentlige afsendere (digst.dk).

Det er relevant for ejendomsadministratorer, der ønsker at tilslutte sig på vegne af flere almene boligorganisationer (en sammenslutning), at være opmærksomme på tilslutningsaftalens pkt. 3.2, hvorefter samtlige offentlige afsendere i sammenslutningen skal fremgå af listen over offentlige afsendere i underbilag 2.5 til kontrakten.

Desuden er det værd for alle offentlige afsendere at holde sig for øje, at de i medfør af lov om Digital Post pålægges at have et såkaldt modtagesystem, der kan hente og modtage post afsendt af borgere og virksomheder til den offentlige afsender. Modtageløsningen indebærer tillige, at opbevaringen af digital post hos offentlige afsendere sker, når modtageløsningen hos den pågældende offentlige afsender har modtaget posten, hvorefter den offentlige afsender vil være dataansvarlig for denne post.

Den tekniske integration til Digital Post er i øvrigt udførligt beskrevet på Digitalisér.dk.

CPR-numre
Anvendelsen af CPR-numre er en forudsætning for anvendelsen af ny Digital Post.

Hvis en beboer eller boligsøgende i forvejen har givet samtykke til, at boligorganisationen kan anvende vedkommendes CPR-nummer, så er det forudsætningen, at dette samtykke også kan anvendes i forbindelse med brug af det nye system for digital post.

Er der ikke i forvejen indhentet samtykke til at anvende CPR-numre, har BL arbejdet for, at der findes en integreret løsning for boligorganisationerne, hvor CPR-numre er en del af systemet. Det har ikke været muligt at komme i mål med en sådan løsning for nuværende. CPR-numrene skal således på nuværende tidspunkt indhentes hos den enkelte lejer og boligsøgende i det omfang, de ikke allerede er indhentet og eksisterer i boligorganisationens administrative system.

Brugen af ny Digital Post
Så snart boligorganisationerne er tilsluttet den nye løsning, kan der ske kommunikation digitalt med beboerne gennem ny Digital Post, herunder også fremsendelse af påkrav og opsigelser af lejemål som digital post - og altså som noget nyt fravige kravet om fysisk post for disse typer af meddelelser.

Hvis boligorganisationen ikke anvender ny Digital Post, eller beboeren er fritaget for ordningen, skal boligorganisationen fortsat sende rykkere og opsigelser med fysisk post. Lovgivningen giver ikke mulighed for at fremsende rykkere og opsigelse på anden digital vis, fx via mail. Rykkere og opsigelser kan således alene kommunikeres digitalt gennem ny Digital Post, jf. lov om leje af almene boliger § 5, stk. 3.


Med venlig hilsen

 

Bent Madsen / Sanne Steen Petersen

 

 

Oprettelse: 19.01.2023 | Sidst opdateret: 23.10.2023

Sideansvarlig: Bent Madsen

Søger du bolig? - Klik her