3015 - Nye regler om digitale afdelingsmøder på vej

Boligministeriet udsendte den 17. april 2015 et høringsudkast til nye regler om digitale afdelingsmøder.

 

Forslaget har blandt andet været drøftet i BLs bestyrelse, hvorefter BL sendte dette høringssvar til ministeriet. Vi har foreslået ministeriet, at beslutningen om gennemførelse af digitale afdelingsmøder tages af afdelingsmødet. I det følgende har vi taget det udgangspunkt, at ministeriet vælger at imødekomme vores forslag.

 

Forslaget om nye regler kommer som opfølgning på forsøg, der har været gennemført i boligorganisationerne fsb, Vridsløselille Andelsboligforening og 3B.

 

Vi må naturligvis afvente udpegning af ny minister, før ministeriet kan arbejde videre med forslaget. De endelige regler forventes derfor først at foreligge efter sommerferien.

 

Da det nu vil blive muligt at gennemføre digitale afdelingsmøder i alle afdelinger, vil vi imidlertid allerede nu informere om de grundlæggende tanker i det udkast, der foreligger – med forbehold for ændringer.

 

Der er ikke noget til hinder for, at organisationer og afdelinger begynder at overveje og drøfte de forventede muligheder.

 

Forslaget indebærer, at afdelingsmødet som supplement til det sædvanlige fysiske afdelingsmøde kan beslutte at:

  1. Forslag til behandling på afdelingsmødet kan fremsættes digitalt
  2. Forslag kan debatteres digitalt
  3. Opstilling af kandidater kan ske digitalt
  4. Afstemninger kan foretages digitalt inden for en frist på højst 7 dage efter afholdelse af fysisk afdelingsmøde

 

Det skal ske ved hjælp af et ”betryggende” digitalt afstemningssystem, som ikke kræver en profil på sociale medier.

 

Før afdelingsmødet undersøger afdelingsbestyrelsen i samarbejde med administrationen, hvad det koster at købe adgang til et digitalt afstemningssystem. Generelt bør organisationen overveje, hvilke andre ydelser, der er behov for til støtte for afviklingen af møderne. Hvis dette har konsekvens for afdelingens økonomi, skal det efterfølgende godkendes af afdelingsmødet. Det er administrationen, der undersøger og indhenter tilbud på udbydere af digitale afstemningssystem.

 

Det er afdelingsmødet, der beslutter, om man ønsker at bruge alle de digitale muligheder, eller kun vælger nogle af de nye muligheder.

 

Man kan f.eks. vælge at starte med at åbne for digitale debatter eller forslag. Man kan også i organisationen overveje og drøfte med afdelingerne, om det vil være optimalt at starte i nogle afdelinger for at få erfaringer, inden flere afdelinger kobles på.

 

Hvis man vælger den fulde pakke, indebærer det efter forslaget bl.a. følgende: 

  • Før indkaldelse. I god tid inden afdelingsmødet skal alle husstande informeres om planerne og rammerne for afvikling af det digitale afdelingsmøde, hvor en hjemmeside er den centrale faktor.

  • Fire uger før afvikling af afdelingsmødet skal afdelingens lejere og deres myndige husstandsmedlemmer pr. brev indkaldes til afdelingsmødet. Samtidig offentliggøres hjemmesiden, hvor lejerne har mulighed for:

    at oprette sig som brugere
    at stille forslag
    at debattere de stillede forslag
    at opstille sig til afdelingsbestyrelsen
    at se kandidater til afdelingsbestyrelsen
     
  • Forslag. Lejerne kan både stille forslag på hjemmesiden og ved skriftligt at indsende forslaget. Det samme gælder, hvis man ønsker at opstille til afdelingsbestyrelsen. Indsendte forslag skal efterfølgende lægges på hjemmesiden.  
     
  • To uger inden afdelingsmødet lukker lejernes mulighed for at stille nye forslag, men det vil fortsat være muligt at kommentere og diskutere de allerede stillede forslag digitalt.
     
  • En uge inden afdelingsmødet husstandsomdeles den endelige dagsorden med de stillede forslag ligesom den offentliggøres på hjemmesiden.
     
  • På det fysiske møde skal dirigenten have overblik over både debatten på hjemmesiden og på mødet.
     
  • Afstemninger og valg er først gennemført, når afdelingsmødet er afholdt og fristen for digital afstemning er udløbet. De endelige resultater af det samlede valg, forslag mv. kendes derfor først efter mødet. 

 

Så snart vi kender de endelige regler, vender vi tilbage med nærmere information. Ligesom vi i samarbejde med de tre organisationer, der har gennemført forsøg, vil formidle deres erfaringer.

 

Spørgsmål kan rettes til Birgitte Foged Christensen, John Frese og Birgitte Fæster.

 

Med venlig hilsen 

Bent Madsen / Birgitte Fæster

Søger du bolig? - Klik her